建立輔助臺賬加強工程項目財務管理

趙鑫，滿令元，張曉燕

（山東中煙滕州卷煙廠，山東滕州277599）

建立輔助臺賬加強工程項目財務管理

趙鑫，滿令元，張曉燕

（山東中煙滕州卷煙廠，山東滕州277599）

對于工程項目而言，財務數據的提供是否明晰、及時，關系著項目決策能否正確、順利制定，項目建設能否安全、高效進行。但會計報表信息因其自身的時滯性，并不能滿足工程項目的日常需要。財務部門可通過建立累計付款明細表、概算執行明細表、合同支付明細表等輔助臺賬，來隨時提供準確的財務數據資料，做好工程項目的財務管理工作。不僅有利于實時反映工程項目的投資情況，也可降低項目資金成本，防范項目資金風險。

輔助臺賬；工程項目；財務管理

引言

對于工程項目而言，經濟信息的準確性和及時性至關重要，財務數據的提供是否明晰、及時，關系著項目決策能否正確、順利制定，項目建設能否安全、高效進行。但會計報表信息通常僅反映企業或項目過去時期的財務狀況，并不能實時反映工程當前實際進展情況。所以在工程項目建設中，會計報表信息因其自身的時滯性，并不能滿足工程項目的日常需要。因此，財務部門應在提供會計報表信息的基礎上建立輔助臺賬，以提供準確、及時的信息，做好工程項目的財務管理工作。

臺賬，原指擺放在臺上供人翻閱的賬簿，現在主要運用于各個業務部門統計日常工作。它并不屬于會計核算中的賬簿系統，是企業為了加強某方面的管理、更詳細地了解某方面的信息而設置的一種輔助明細表。因臺賬沒有固定格式，沒有固定賬頁，項目財務人員可依據自身工作需要自行設計，盡量詳細、全面地反映項目信息，以便于數據使用者隨時掌握項目投資的實時情況，合理規劃、籌集項目資金，降低資金成本，防范資金風險。

1 輔助臺賬在工程項目建設中的作用

1）反映項目資金使用情況。在工程項目建設中，建設方需及時掌握資金使用情況，以確保資金始終應用于項目當中，施工單位無法隨意挪用工程款或不合理使用造成浪費。同時，項目決策者需及時掌握工程項目進度，依據項目投資實時情況以及工程實施進展，合理安排后期的工作重點。若財務部門每月僅提供一次會計報表信息，則不便于數據使用者做出正確決策。因為在工程項目建設中，資金流量相對較大，資金支付頻率也不平衡，有可能存在年前、節前等節點大批量支付工程款的情況，所以需要建立項目累計付款明細表，實時反映項目資金的使用情況。

2）提供清晰準確的財務信息。由于工程項目中所涉及的單體項目較多，如土建工程、機電安裝工程、消防工程、污水處理工程、智能弱電工程等；而工程項目又涉及諸多單位部門，如設計單位、監理單位、跟蹤審計單位、施工單位、地方各監管部門以及項目自身各工程技術管理部門等，所以賬務處理中所涉及的科目也很多。如此，若查詢一個工程項目的實施情況，往往不能迅速及時地查清它的全部概況。如果依照各單體項目歸集、建立輔助臺賬，涵蓋一個項目的概算金額、控制價、中標價、合同金額、支付情況等相關數據，形成一個相對完整的整體，則有利于使用者準確迅速地找到所需信息[1]。

3）便于財務信息的連續分析。建立輔助臺賬，可以利用臺賬數據連續動態化的特性，將其與工程實施進度情況緊密相連。同時可在臺賬中增加相關指標，如項目預計簽證變更金額占合同金額百分比、項目預計結算金額與概算金額的差異對比、項目合同可支付余額等來分析項目實施情況，將信息及時反饋相關部門，有助于項目管理人員更好地加強工程管理，提高工作效率，及時發現可能存在的問題，及時糾正，避免造成不必要的損失[2]。

4）控制工程項目建設風險。只有項目各類信息有效、準確地反映工程項目各個方面，才有助于項目決策者做出正確判斷，使項目建設安全、高效地實施。如在資金來源方面，項目建設需要大量資金支出，若資金到位不及時，可能造成工程延長工期甚至停工，對項目建設影響巨大；若預算提報過多，可能造成資金閑置，降低資金有效利用、增加項目財務費用、增加項目資金成本。所以財務部門要依據項目投資實時情況以及工程實施進展，合理規劃、籌集資金，申請合理數目的預算。

2 輔助臺賬的建立及分類

在建立輔助臺賬工作中，可以使用Excel等電子表格工具，也可用數據庫，有條件的還可設計專門的軟件。Excel電子表格是財務人員較為熟練的工具，使用Excel登記臺賬，通用性強，便于數據的交流和傳遞；同時Excel表格功能全面，不僅可以輸入、輸出相關數據，也可利用公式進行數據計算，并將結果轉化為可視性圖表，滿足了輔助臺賬的大部分功能需求。因此，可以依據自身工作需要，運用Excel電子表格建立一套輔助臺賬，便于工程項目的財務管理工作。

1）項目累計付款明細表。項目累計付款明細表比較詳細、繁瑣，但它記錄著工程項目建設資金使用的重要內容，是項目決策者、相關工程技術管理部門和監理單位共同關心的問題，需要財務人員詳細紀錄和重點控制。項目累計付款明細表應明確每個單體項目，記錄每筆資金支付，其主要內容應包括歸集訂單號、入賬項目、付款摘要、收款單位、入賬日期、入賬憑證號、合同金額或結算金額、開票金額、發票進度、付款金額、付款進度、抵扣進項稅金額、待抵扣進項稅金額等[3]。

2）項目概算執行明細表。項目概算執行明細表將項目整體概算依據各工程技術管理部門的專業分工和施工界面進行劃分，明確各相關部門、各單體項目的概算金額，并以此為歸集口徑，動態管理概算金額、采購計劃、合同金額、結算金額的實施進度，形成一個相對完整的整體，有利于使用者準確找到所需數據。項目概算執行明細表針對各個單體項目，其主要內容應包括項目名稱、項目內容、概算金額、采購計劃金額、控制價、中標價、合同金額、據實列支金額、付款情況、（預計）簽證變更情況、（預計）結算金額、概算節超金額等[4]。

3）項目合同支付明細表。工程項目建設中需簽訂大量合同，不僅包括建安工程施工合同、設備采購合同等，還包括設計、監理、各類技術咨詢等服務合同。雖然財務部門通常不是牽頭主管部門，但需審核立項、招標文件、合同條款、商務談判等涉及財務事項的內容，并依照合同約定和工程進度進行資金的支付和核算。因此，財務人員應登記項目合同支付明細表，詳細記錄合同的執行過程和累計支付情況。項目合同支付明細表應包括合同編號、合同類別、合同名稱、簽約單位、合同金額、付款日期、付款摘要、付款方式、合同累計付款金額、合同累計付款比例、是否簽訂補充協議、是否履約完畢等內容。

3 建立輔助臺賬應注意事項

1）控制輔助臺賬數量。工程項目可以建立很多臺賬，但如果臺賬數量過多，將增加財務人員的額外工作量，消耗過多精力，容易造成不必要的失誤。應依據工程項目實際需要，合理規劃、突出重點地建立臺賬，并對關注度較高的數據進行詳細分析，如項目累計付款明細表，每個單體項目都應詳細記錄，每筆資金支付都要及時記錄。

2）保證輔助臺賬質量。臺賬數據的準確性至關重要，尤其是項目驗收結算時，如果存在數據有誤，可能引起建設方和施工方的糾紛，造成不必要的損失。要保證臺賬數據的準確，不僅要定期與財務核算正式賬目核對，確保每個訂單、每個科目賬賬相符；還要經常與相關部門核對，以保證每個單體項目的各項信息及時更新、調整，反映數據真實可靠，做到賬實相符。

3）注意輔助臺賬數據勾稽關系。在工程項目中，各個臺賬之間都有相互聯系。依據臺賬數據之間的勾稽關系，可以在各臺賬設立計算公式，直接從臺賬中設置鏈接、選取數據進行運算和檢驗。如項目累計付款明細表中的“累計付款金額”是否等于項目概算執行明細表中的“據實列支金額”與項目合同支付明細表中的“合同累計付款金額”兩者之和。

[1]陳國軍,馬德家編.公路工程項目財務管理[M].石家莊：河北科學技術出版社,2002.

[2]周國光,何俐俐,賈麗娜編.公路行業財務管理學[M].北京：人民交通出版社,2001.

[3]劉忠勇.談談基建財務的臺賬[J].經濟研究導刊,2009(34):110-111.

[4]彭旋峰.做好輔助臺賬加強公路工程建設財務管理[J].交通財會, 2006(9):62-64.

（編輯：王璐）

The Establishment of Auxiliary Ledger to Strengthen Engineering Project Financial Management

Zhao Xin,Man Lingyuan,Zhang Xiaoyan
(Audit Office of Tengzhou Cigarette Factory,Shandong Cigarette Factory, Tengzhou Shandong 277599)

For the project,the financial data provided is clear,timely,correct decisions can affect the project,the project construction can develop smoothly,safe and efficient.But because of the time delay of accounting information of its own,and can notmeet the daily needs of engineering project.In this paper the financial sector through the establishment of the cumulative payment schedule,budget execution schedule,contract payment schedules and other auxiliary ledger to provide accurate financial data,financialmanagementwork of the project.It is not only conducive to real-time reflect the project investment,but also reduce the cost of project funds,to prevent project funds.

auxiliary ledger;engineering project;financialmanagement

F276

A

2095-0748(2016)24-0029-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.24.11

2016-12-02

趙鑫（1988—），女，山東滕州人，碩士研究生，畢業于天津財經大學會計專業，現就職于山東中煙滕州卷煙廠，從事審計工作。