辦公軟件使用技巧化的階段分析

劉驍（陜西中醫藥大學計財處　陜西西安　712046）

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辦公軟件使用技巧化的階段分析

劉驍（陜西中醫藥大學計財處陜西西安712046）

摘 要：信息化是當今社會發展的風向標，對每一個工作崗位來說，信息環境下辦公軟件的有效使用已成為崗位效率提升的重要內驅力。事實上，這種內驅力的大小主要是由軟件使用過程的技巧化決定的，技巧化的實現主要體現在表象化階段、操作化階段、應用化階段、問題化階段、打造化階段、拓展化階段的有機結合上，所以，理解和掌握辦公軟件技巧化形成的階段特征顯得尤為重要。

關鍵詞：辦公軟件；技能技巧；階段特征；最佳效果

【DOI】10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.04.016

眾所周知，辦公軟件對我們出色的完成工作任務帶來了極大的便利，在很大程度上提高了我們的工作效率，可以說，當今時代，凡是在工作崗位上取得重大成績的優秀人才無不與自己高超的辦公軟件使用技巧息息相關。在信息化時代，幾乎每天的工作都離不開辦公軟件的鼎力協助，比如教師的課堂輔助教學演示需要他、各行各業的數據統計需要他，專業活動完成的設計與分析需要他……，以至大大小小的會議記錄也都需要他。因此，熟能生巧的辦公軟件使用技巧無疑成為專業人才和成功人士快速成長的護身符，也是一個部門或一個單位人際關系維系和個人形象提升的關鍵因素。雖然，辦公軟件種類繁多，比如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice等，但其共同的特點就是在文字處理、表格制作、幻燈片設計與制作、圖形圖像處理、簡單數據庫的處理等［1］方面具有強大的功能。這里我們僅就人們最常用的微軟Office系列辦公軟件使用技巧化的形成階段予以分析。

一、表象化階段

心理學研究表明，在對事物的認識問題上，表象化的形成非常重要，這一階段的關鍵就是認知事物或知覺事物，其最主要的任務就在于對學習任務的理解并形成目標意向和目標期望。換句話來說，目標意向主要指在頭腦中形成一個表象，明確解決問題的目標模式；而目標期望則是明確自己的做事效果［2］。事實上，這兩種期望對表象化的形成起著極其重要的定向作用。所以，在表象階段，學習的最主要特點就是領會技能的基本要求，掌握技能的局部動作。相對于辦公軟件而言，在表象化階段必須解決好這樣幾個問題：一是軟件基本簡介；二是軟件介紹；三是功能簡介；四是歷史發展；五是特色功能；六是應用領域。以WORD文檔介紹為例，主要包括軟件的打開與退出、軟件界面介紹、工具欄的調出與隱藏、退出軟件、在空白區域輸入文檔、保存、處理文檔、撤消與恢復、設置圖片格式、表格的插入等。事實上，如果使用者對以上基本問題認識比較清晰，理清了表象化軟件的來龍去脈，掌握了軟件本身的基本架構，就從理論的角度解決了辦公軟件使用的基礎問題，從而為辦公軟件使用技巧化的實現奠定了堅實的基礎。

二、操作化階段

信息化時代的重要標志之一就是活動過程的操作化，即具體化或分解化，在心理學上稱為動作技能的形成，主要體現在初步學會到逐步掌握的有機結合過程，包括認知、分解、聯系定位、自動化四個階段。事實上，操作化主要是指在信息技術的學習或者獲取過程中，將概念性的知識分解成可觀察、可測量的具體操作，以促進學習者對概念性知識的識別、理解與掌握。透視整個學習過程，不難發現，操作化就是概念性知識與程序性知識學習方式的一種融合與互補，最基本的要求就在于與實際操作的緊密相結合，正是這一特殊方式的結合，才是一系列的實際操作活動保證了知識化向技能化再向技巧化的有效轉化。如 WORD文檔建立過程中的“A2”生成就是在輸入“A2”之后，先選定2，點擊“字體”對話框，再勾選“效果”欄目的“上標”，點擊“確定”后“A2”就實現了。如果我們按照這個命題，反復進行操作或者完成B2、C6、D2……的實現過程，類似這類問題就會在以后的辦公軟件使用過程中通過自動化的方式予以實現。由此可見，辦公軟件任何一種技巧的使用都是不斷操作、反復訓練的結果。

三、應用化階段

眾所周知，信息化應用不是一朝一夕的工作，需要我們在平時的工作細節中去完成和實現。古人云：“熟能生巧”，當我們掌握了一種技能之后，如果不經常去應用的話，就不可能實現動作技能與智力技能的熟練化和自動化。因此，應用化的根本前提就在于運用技能不斷解決現實生活和工作中現實存在的問題，只有這樣，才能使掌握的技能從根本上實現自動化，也才能通過自動化努力提高工作效率。比如在powerpoint （2010）中，為了獲得好的效果，往往要使用一些非常漂亮的字體，并且在演示時不發生變化，這就要進行科學化的操作。即打開演示文稿，在執行“文件-另存為”，在對話框中點擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項”，在彈出其對話框中選中“將字體嵌入文件”項，然后根據需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項， 最后點擊“確定”按鈕保存該文件即可。透視優秀人才的成長過程，正因為工作過程中辦公軟件使用能力的出類拔萃以及對工作任務的高效處理與完成，才贏得了同行、領導的高度關注和表揚，也為自己的發展與升遷奠定了堅實的基礎。所以，信息化時代，充分利用辦公軟件解決問題和實現工作任務的完成極其重要，不但要意識化，還要常態化，這是時代對現代社會成員的基本要求。

四、問題化階段

問題化學習就是通過問題來建構自主學習過程的活動，它要求學習活動以問題的發現與提出為開端，用問題主線來貫穿學習過程和整合各種知識，并把對問題的思考與任務的解決緊密結合起來，通過一系列問題的解決不斷提升辦公軟件的使用技巧，打造高質量高水平的工作產品。比如，WORD文檔文件材料需要把“2016年4 月10日”改為 “二○一六年四月十日”時，一般情況下“0”改為“○”就成為問題，許多人都可能寫成“二0一六年四月十日”，事實上，這是錯誤的。但要書寫正確，一般情況下有兩種辦法，一是通過點擊文檔符號欄目中的“○”來完成，二是右鍵點擊輸入法智能ABC圖標，左鍵點擊軟鍵盤上的字符“○”來實現。所以，在辦公軟件的使用過程中，幾乎所有的操作活動都與各種形式的問題有關，可見問題化在實際的學習或任務完成中占有極其重要的地位，在很大程度上直接決定了問題化操作的實際效果。我們以計算機等級考試為例，這種考試實際上就是一個解決問題的過程，只有我們把考試中提出的所有的問題解決了，等級證也就到手了。正因如此，許多考生認為，做題就是一種模擬考試，只有做足一定數量的練習題，才能確保等級證書的萬無一失。

五、打造化階段

在現代生活中，打造已經成為一線領導和工作者出成績、出亮點、樹形象的焦點問題，也是成功人士升遷的魅力之所在。事實上，任何一種活動的技巧化和標志化，都與打造一詞有著千絲萬縷的聯系，正因為對活動產品的精心打造，才使活動產品不斷向精品化發展。比如在powerpoint 制作的演示文稿中，演示內容已經沒有任何問題，但如果能在內容上插入一些漂亮的圖片或剪貼畫就可能為演示文稿增添不少色彩，這種情況下，就必須予以實施，努力提高演示的魅力與價值，達到增分與增值的作用。但怎樣的圖片或剪貼畫最合適呢，當然色彩搭配最合理就是人們的期望。我們可以打開演示文稿，在工具欄左鍵點擊插入，再點擊圖片模塊按鈕，在彈出的插入圖片對話框中，選擇并雙擊要插入的圖片，這樣圖片就出現在要插入的幻燈片上，然后通過鼠標點擊邊框大小拖曳實現所需圖片的使用效果，并插入到合適位置。誠然，如果要插入剪貼畫和進行多種顏色的修飾等，同樣按步驟均可實現理想目標，一般情況下，經過打造過的幻燈片，在對象與背景的呈現、文字字體與大小的選擇、圖片及剪貼畫的設計、音頻與視頻的快速鏈接等都會實現有效的結合，充分發揮幻燈片作為輔助教學手段的最大優勢作用。近年來，各行各業舉辦的網絡課程、多媒體課件、微課、慕課、信息化等名目繁多的比賽，其最大的價值就在于給人們展現了一批運用計算機技術和現代化的軟件系統而實現的精品佳作，如界面的設計、導航的運用、問題的互動、資源的檢索等無一不是盡心打造的結果。

六、拓展化階段

由于工作內容的豐富性和復雜性，往往一種活動產品完成之后，還需要從另外一種渠道進行強化或者重新利用，以便最大化的發揮勞動成果的潛在優勢和作用。這就需要科學化的對活動產品進行必要的拓展。眾所周知，拓是開辟、擴充的意思，展就是張開的意思。拓展就是開拓、擴展的意思。因此，對活動產品的開拓、擴展能力是辦公軟件使用過程技巧化的重要抓手，是充分挖掘活動產品和活動任務交叉資源再利用的關鍵，目前，許多跨學科的不斷出現，尤其是跨學科標志性成果的不斷涌現，充分說明了知識與技能技巧拓展的重要性。比如要把powerpoint（2010）制作完成的幻燈片內容轉換為word 文檔方式的操作就是一個典型。我們在花費一定的人力、物力、財力和時間的情況下，一部完整的幻燈片制作完成，那么怎樣才能將幻燈片的內容變為word 文檔方式呢？當然變換的最主要目的就是內容的再利用和拓展，一般情況下我們通過以下幾個步驟可以實現。第一步，打開PPT演示文稿，在左側欄目點擊“大綱”，然后彈出的“幻燈片/大綱”任務窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標；第二步，按“Ctrl+A”組合鍵選定全部內容，再按“Ctrl+C”進行“復制”命令；第三步，打開Word文檔，按“Ctrl+V”進行粘貼，powerpoint轉換Word文檔任務完成。由此可見，辦公軟件技巧化的形成拓展階段極為重要，不但能提高工作效率，更能在技巧化的形成中取得標志性的成果，為其他創新性的工作提供強大的動力支持。

總之，辦公軟件使用的技巧化不是一蹴而就的，它是一個由知識的獲得，經過技能化的形成，再到技巧化的發展過程，整個過程都呈現出了一定的階段性特征，每一個階段呈現出來的特征就是技巧化實現的根本之所在。事實上，辦公軟件使用技巧形成的幾個階段是一個有機的結合體，相互聯系，密不可分，各自在不同階段所發揮的作用都是不可低估的。目前，越來越多的一線工作人員深深認識到辦公軟件使用的熟練化和自動化對自己職業成長的必要性和重要性，尤其是在一定程度上決定著自己的職業生涯和人生價值。所以，通過辦公軟件使用技巧化的階段分析，在一定程度上可以為一線工作者的高效和高質量的工作提供重要的啟示作用。

參考文獻：

［1］ http://baike.so.com/doc/5001107-5225566.html

［2］ 丁俊武. 動作技能學習理論的演變及發展展望 ［J］. 北京體育大學學報，2007（03）:420-422

作者簡介：

劉驍（1987--）男，陜西中醫藥大學助理工程師，研究方向為計算機應用技術。