計算機多媒體技術在檔案管理中的應用研究

趙湘國

【摘 要】隨著科技的發展以及經濟水平的提高，當前時代的信息技術也有了很大程度的進步，而計算機多媒體的出現，則使得人們的生活變地更加方便。在檔案管理工作中，人們也逐漸開始使用計算機多媒體技術，這項技術可以幫助管理者提高管理效率，而且對于調取檔案等工作也變地更加方便。這篇文章對工作人員在進行檔案管理過程中應用到的計算機多媒體技術進行了分析。

【關鍵詞】計算機；多媒體技術；檔案管理；應用

早在很久以前，人們就已經開始使用計算機技術進行檔案管理工作，在對檔案進行整理、排序、查閱、統計等工作中能夠使用計算機技術，使用計算機技術對檔案進行管理，可以實現資源共享。而且使用計算機技術所建立的管理系統是非常完善且便利的，電子檔案管理體系是以科學為依據。工作者使用計算機多媒體技術對檔案進行管理能夠滿足當代人們的需求。

一、計算機多媒體技術的應用

當前社會已完全步入信息化時代，人們主要是通過電腦或者手機進行交流，而手機和電腦則是數字化的交流工具，這兩種交流工具可以讓人們之間的交流變得更加便捷。人們在使用數字化交流工具進行交流的過程中會產生大量的數字信息，人們會對一些有價值的數字信息進行保存，形成的數據則稱之為電子檔案，如果人們在進行檔案管理時使用計算機多媒體技術，那么檔案則會變得更加信息化和現代化[1]。

（一）利用多媒體將檔案轉化為數字化檔案

以前人們存儲的檔案大多數是紙質的，紙質檔案不利于保存，而且當需要調取檔案信息時，由于館藏檔案的種類與數量較多，所以尋找檔案的過程是非常漫長的。因此，檔案管理部門的技術人員需要考慮如何進行數字化建設。檔案部門如果想要進行數字化建設，那么檔案部門的技術人員需要掌握能夠實現數字化的技術。計算機多媒體技術則是可以幫助進行數字化建設的一項技術，而許多部門在將紙質檔案向數字化進行轉變時，使用的也大多數是計算機多媒體技術。

（二）大容量的存儲和多樣化的檔案信息

檔案管理部門建立數字化檔案最重要的目的是幫助解決儲存問題。傳統的檔案是一些紙質檔案，紙質檔案是非常不利于儲存的，而且儲存這些紙質檔案需要占用大量的空間，當管理人員需要查找一些檔案時，需要花費大量的時間，而且尋找檔案的過程非常困難，因此人們為了更好地儲存檔案以及更方便地查找檔案，逐漸開始重視檔案數字化的儲存方式。數字化的儲存方式主要是將一些文件或者檔案儲存到設備上，光盤和硬盤是儲存設備的載體，而檔案管理人員所建立的電子化檔案數據庫可以為檔案提供充足的儲存空間，并且調取檔案也變得非常容易，可以使得檔案能夠充分被利用。數字化儲存方式與傳統的儲存方式相比，有著存儲量大，并且容易查找的儲存特點。當人們需要分享一些檔案數據時，數字化檔案可以讓分享過程變得更加輕松[2]。

當人們在使用傳統的方式記錄檔案時，檔案上的信息也主要是通過文字進行記錄。隨著科技的發展，人們逐漸開始將多媒體技術運用在各個領域里，當檔案管理部門使用計算機多媒體技術對檔案進行管理時，借助于計算機多媒體技術可以將檔案上的信息轉化為圖像、視頻、音頻等多種形式，并且可以將這些信息展示出來，這些方式是非常直觀的，所以當一些不會使用計算機的人來查看檔案信息時，他們也能按照屏幕的提示來進行操作，在極短的時間內查閱檔案。電子檔案的建立可以使得查閱工作變得非常高效。

（三）恢復已經破損的檔案

紙質檔案非常容易受到損傷，如果紙質檔案受到了非常嚴重的損傷，工作人員則無法恢復這些檔案，當需要查看時，也無法獲得檔案來源。當檔案管理部門使用計算機多媒體技術來儲存和管理檔案時，如果發現一些檔案原件受到破損，那么則可以安排技術人員恢復破損的檔案原件。如果在查找檔案的過程中，發現有許多文獻由于儲存太長時間而受到破損，則可以求助技術人員將這些文獻恢復。因此，當檔案管理部門使用計算機多媒體技術儲存檔案時，檔案不僅能夠儲存較長的時間，在檔案受到破損之后，也可以使用計算機多媒體技術使其恢復。

（四）建立檔案應用系統

人們在使用多媒體技術對檔案進行管理的過程中，會形成檔案瀏覽系統、多媒體聲像編輯制作系統、展示和信息查詢系統，以及交互式遠程計算機多媒體信息服務系統等多種系統。這些系統有著不同的作用，比如瀏覽系統可以幫助處在異地的用戶更方便地瀏覽檔案，而且用戶在瀏覽的過程中也可以選擇文字、語言、視頻等多種瀏覽方式[3]。聲像編輯制作系統則可以對檔案進行整理，并將這些檔案形成文字、圖像或者聲音檔案，在形成之后，系統可以對檔案內容進行修改。

二、結束語

總的來說，時代在不斷發展，如果人們在對檔案進行儲存和管理時，仍然使用傳統的方式，那么則不能滿足人們的需求。而且當今時代是信息化時代，利用計算機多媒體技術可以降低檔案管理工作的難度，而且也能幫助檔案管理人員提高工作效率。

參考文獻：

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機在檔案管理中的應用[J].科技創新與生產力，2018，（02）：32-34.

[2]譚斯文.試論多媒體技術在檔案管理中的應用[J].科技與企業，2017，（02）：6.

[3]冉建國.多媒體計算機技術及系統產品[J].中國計算機用戶，1993（12）：11-14.