就業(yè)視角下的大學(xué)生檔案管理體系建設(shè)

肖囡（山東體育學(xué)院 山東 濟(jì)南 250102）

就業(yè)視角下的大學(xué)生檔案管理體系建設(shè)

肖囡
（山東體育學(xué)院 山東 濟(jì)南 250102）

大學(xué)生檔案是反映大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活的重要材料，是用人單位選拔任用人才的重要依據(jù)。當(dāng)前，高校大學(xué)生檔案管理形式落實(shí)，往往只是停留在被動(dòng)服務(wù)層面，本文從就業(yè)角度分析了大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，提出了構(gòu)建大學(xué)生檔案管理體系，發(fā)揮大學(xué)生檔案的就業(yè)指導(dǎo)作用的具體設(shè)想。

就業(yè)視角；大學(xué)生；檔案管理；體系建設(shè)

1.引言

當(dāng)前我國(guó)的大學(xué)畢業(yè)生多是自主擇業(yè)，用人單位對(duì)大學(xué)生的就業(yè)整體素質(zhì)、就業(yè)技能、就業(yè)能力提出了更高的要求，其考核大學(xué)生能力和素質(zhì)的主要依據(jù)即畢業(yè)生的人事檔案，但是，目前大學(xué)生檔案管理卻脫離了就業(yè)，對(duì)于就業(yè)的指導(dǎo)作用不能得到很好的發(fā)揮。

2.就業(yè)視角下的大學(xué)生檔案現(xiàn)狀

2.1 大學(xué)生檔案記載的內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)固化、呈公式化，無(wú)法全面反映學(xué)生的實(shí)踐經(jīng)歷、品德、學(xué)習(xí)潛力、心理健康等情況，更無(wú)法滿足就業(yè)市場(chǎng)的高要求，不能高效的為用人單位提供更好的信息服務(wù)。現(xiàn)在的大學(xué)生檔案內(nèi)容主要包括：大學(xué)生各個(gè)學(xué)年的成績(jī)單、健康體檢單、學(xué)生入團(tuán)入黨材料、入學(xué)材料、畢業(yè)登記表、各個(gè)學(xué)年獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)通知書等。這些材料千篇一律的表格化記載內(nèi)容，不能突出學(xué)生的個(gè)性化特點(diǎn)，大量的套話和批量化的評(píng)語(yǔ)，對(duì)于就業(yè)單位來(lái)說(shuō)，沒(méi)有太大的參考價(jià)值，大大降低了就業(yè)指導(dǎo)的工作效率。

2.2 檔案的保存及轉(zhuǎn)遞方式滯后，大學(xué)生檔案的作用被弱化。大學(xué)生檔案的保存還停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的囤積檔案狀態(tài)，很少有高校派專人負(fù)責(zé)管理、維護(hù)。學(xué)生考入大學(xué)后檔案均是由當(dāng)?shù)亟逃种苯余]寄至各所高校，甚至讓學(xué)生自帶檔案，降低了檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性。高校在清點(diǎn)完高中檔案后就放置一旁，不做進(jìn)一步的維護(hù)，一直到大四學(xué)年才突擊把成績(jī)單、入黨材料、體檢表、入學(xué)表、登記表裝入檔案，完全忽略了檔案的更新和裝檔，造成了保存、轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)的遺失、虛假編造檔案等現(xiàn)象。

2.3 大學(xué)生檔案的作用被弱化。結(jié)合大學(xué)生就業(yè)工作，就業(yè)分為兩種，一種是畢業(yè)前就業(yè)，畢業(yè)生準(zhǔn)備自薦書到用人單位，用人單位憑借自薦書和面試進(jìn)行用人篩選，用人單位確定聘用大學(xué)生后，和學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)簽或簽訂勞動(dòng)合同，這時(shí)高校才會(huì)把學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞到用人單位人力資源管理部門，通過(guò)這個(gè)過(guò)程我們不難發(fā)現(xiàn)，用人單位在聘用大學(xué)生前根本看不到學(xué)生的檔案，而僅僅是依據(jù)大學(xué)生自己提供的自薦材料進(jìn)行選擇，大學(xué)生檔案的就業(yè)作用沒(méi)有得到任何發(fā)揮，客觀上不能有效的給用人單位以參考。第二種是大學(xué)生畢業(yè)離校后就業(yè)，在校期間未落實(shí)用人單位的，學(xué)校按照要求要將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)生生源地所屬的人力資源部門的人才市場(chǎng)進(jìn)行管理，大學(xué)生這時(shí)聯(lián)系工作，仍然是憑借自薦書，不能由個(gè)人或用人單位調(diào)取大學(xué)生檔案作為參考。這兩種就業(yè)形式中，大學(xué)生檔案的就業(yè)指導(dǎo)作用都沒(méi)有達(dá)到任何發(fā)揮。勢(shì)必需要高校進(jìn)一步從學(xué)校層次來(lái)構(gòu)建和完善大學(xué)生檔案管理體系，推動(dòng)大學(xué)生順利就業(yè)。

3.如何建立完善的大學(xué)生檔案管理體系

3.1 構(gòu)建全方面的大學(xué)生檔案內(nèi)容

當(dāng)前，用人單位對(duì)大學(xué)生的選擇早由單純看學(xué)習(xí)成績(jī)、政治面貌轉(zhuǎn)變成綜合分析學(xué)生的心理品質(zhì)、組織協(xié)調(diào)能力、動(dòng)手能力、人際交往能力等素質(zhì)。因此，檔案管理部門應(yīng)以就業(yè)需求為導(dǎo)向，從以下四個(gè)方面去構(gòu)建大學(xué)生檔案體系：

3.1.1精準(zhǔn)的檔案基本信息。包括大學(xué)生的基本信息、黨團(tuán)材料、高考檔案、籍貫、學(xué)習(xí)成績(jī)、體檢檔案、家庭情況、學(xué)業(yè)獎(jiǎng)懲情況、高考錄取材料等。這些基本信息可精準(zhǔn)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、思想、生活狀況。精準(zhǔn)的檔案基本信息是檔案管理體系建設(shè)之本，就高校而言，高考過(guò)后檔案歸檔非常重要，應(yīng)避免把建立檔案放在畢業(yè)時(shí)才進(jìn)行，應(yīng)在學(xué)生入學(xué)時(shí)就準(zhǔn)確收集學(xué)生高中檔案，組織學(xué)生認(rèn)真填寫入學(xué)表格，把必要的入學(xué)體檢報(bào)告、高考錄取信息及時(shí)歸檔，并可結(jié)合檔案信息進(jìn)行新生入學(xué)排查，大大提高學(xué)生管理工作效率。

3.1.2檔案中適度增加學(xué)生信息的范疇。主要有社會(huì)實(shí)踐、公益活動(dòng)、心理檔案、誠(chéng)信檔案等擴(kuò)展的學(xué)生基本情況。新加坡高校就在大學(xué)生的錄取中特別看重學(xué)生參加了什么社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、參加了那些公益性的活動(dòng)等等，這些內(nèi)容是國(guó)內(nèi)大學(xué)生檔案的盲區(qū)。

3.1.3轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案歸檔理念。結(jié)合目前用人單位用工特點(diǎn)，加入有利于大學(xué)生發(fā)展的特色檔案信息，例如體現(xiàn)組織協(xié)調(diào)能力、動(dòng)手能力、學(xué)習(xí)能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)的材料要增加到檔案中，突出大學(xué)生個(gè)性化檔案內(nèi)容。例如，在大學(xué)生檔案中設(shè)立“心理素質(zhì)檔案”專欄，突出大學(xué)生的心理素質(zhì)包括認(rèn)識(shí)能力、情緒和情感品質(zhì)、意志品質(zhì)、氣質(zhì)和性格等個(gè)性品質(zhì)，用人單位可以根據(jù)這些心理檔案準(zhǔn)確的分析出該大學(xué)生的性格特點(diǎn)、心理傾向、認(rèn)知的能力。

3.2 促進(jìn)大學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)

做好大學(xué)生基本檔案內(nèi)容后，就是要把檔案合理的保存和更新。大學(xué)生檔案管理有其階段性特點(diǎn)，多是以學(xué)年為時(shí)間段更新成績(jī)單、獎(jiǎng)懲、心理、健康情況的信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，就業(yè)信息化也逐漸普遍，用電子信息技術(shù)促進(jìn)檔案更加縝密、準(zhǔn)確。有條件的高校可開發(fā)個(gè)性檔案管理軟件，每一個(gè)學(xué)期在電子檔案之中添加本年度學(xué)生的各項(xiàng)信息，努力推進(jìn)紙質(zhì)和電子檔案并存的“雙軌制”信息化管理模式。

3.3 提高大學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)能力

高校檔案部門要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)技能學(xué)習(xí)，定期開展檔案業(yè)務(wù)競(jìng)賽，促進(jìn)檔案管理相關(guān)人員積極掌握檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)。檔案管理工作主要包括檔案的搜集、整理、保管等，這就要求我國(guó)高校細(xì)化崗位考核要求，明確高校檔案管理人員的職責(zé)，促進(jìn)管理人員改進(jìn)自己的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)開展建檔研討會(huì)、講座、交流學(xué)習(xí)等活動(dòng)，通過(guò)交流學(xué)習(xí)探索改進(jìn)學(xué)生檔案管理的方法，不斷提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，提高大學(xué)生檔案管理的水平。

3.4 構(gòu)建大學(xué)生檔案信息服務(wù)一站式平臺(tái)，提高檔案的應(yīng)用性

檔案體系的建立是為給用人單位提供可供參考的有價(jià)值的檔案信息。所以再給單位提供檔案的方式上要努力擺脫原有的檔案公開滯后問(wèn)題。例如把大學(xué)生在校期間的電子檔案放到公開的電子平臺(tái)或系統(tǒng)，供單位在招聘前對(duì)畢業(yè)生依據(jù)選人要求進(jìn)行篩選，提高用人單位選人用人的針對(duì)性和高效率。充分改變檔案查閱落后于招聘環(huán)節(jié)的弊端，實(shí)現(xiàn)高校培養(yǎng)人才和單位選人用人的有效對(duì)接，順利為大學(xué)生搭建就業(yè)平臺(tái)。同時(shí)，可設(shè)立檔案管理監(jiān)督反饋機(jī)制，為人才流動(dòng)提供信息支持，全方位地滿足就業(yè)市場(chǎng)的各種需求。通過(guò)信息的公開，整合構(gòu)建“大學(xué)生檔案信息服務(wù)一站式平臺(tái)”，為社會(huì)用人單位提供可信的參考。

3.5 建立學(xué)生檔案管理責(zé)任體系

檔案管理部門要根據(jù)學(xué)校的統(tǒng)一要求積極配合工作，加強(qiáng)各部門的協(xié)同合作。學(xué)校建檔的整體規(guī)劃和專業(yè)指導(dǎo)是由學(xué)校綜合檔案室具體負(fù)責(zé)，學(xué)生處會(huì)同檔案部門相結(jié)合負(fù)責(zé)檔案工作的檢查和監(jiān)督，各個(gè)學(xué)院具體負(fù)責(zé)學(xué)生的檔案管理和更新。學(xué)生處、組織部、教務(wù)處、各學(xué)院等部門要各司其職，積極配合大學(xué)生檔案管理工作的整理和管理，對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)進(jìn)行整合評(píng)價(jià)，對(duì)學(xué)生的個(gè)性材料進(jìn)行收集，切實(shí)把大學(xué)生檔案工作服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)。

總之，大學(xué)生檔案管理體系建設(shè)是新時(shí)期服務(wù)大學(xué)生就業(yè)工作的需要，是高校提高就業(yè)指導(dǎo)工作水平的需要，必將對(duì)大學(xué)生就業(yè)工作起到積極的促進(jìn)作用。

[1]宋姣.以就業(yè)為導(dǎo)向的大學(xué)生建檔研究[J].蘭臺(tái)世界，2014(32):47-48.

[2]劉莉娟.高校學(xué)生檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[N].咸陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(6).

[3]李小芳.國(guó)家助學(xué)貸款的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制—大學(xué)生信用評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立田[J].改革與開放，2010.(6).

[4]徐益,周劍輝,申彥舒.基于就業(yè)需求導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理體系構(gòu)建[N].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014(06).

此論文為山東體育學(xué)院2015年度校級(jí)課題，“就業(yè)視角下的大學(xué)生檔案管理體系建設(shè)”研究成果。

G648

A

1009-5624（2016）06-0095-02