淺析高校教學秘書工作的重要性

（天津外國語大學濱海外事學院，天津 300270）

在建設和諧高校的過程中，教學是核心工作，抓好教育教學工作，才能順利培訓人才，教學管理的水平高低直接影響教學質量的好與壞與人才培養的優與劣。在教學管理隊伍中，教學秘書作為主要的組成部分，是教學管理的最基層的管理者，是協助系主任處理本部門和與之相關的各類的教學工作的管理服務人員，對于保證高校教學質量和人才培養質量起著重要的作用。正確的認識教秘工作的特點、作用及自身應有的素質，對從事教學秘書工作有著很重要的意義。

一、高校教學秘書的工作概況

教學秘書的工作面很廣，設計到教學工作的方方面面，既要為教師的教學活動服務，又要為學生服務。雖然不像大的科學項目可以做的那么轟轟烈烈，但教學工作無小事，只要有一件事沒有做到位就會導致教學工作不能順利進行，秘書們通過認真負責的工作保障著教學活動的順利進行。

1.上傳下達

教學秘書要詳細記錄每一次教學例會、教務例會的會議內容，然后協助系主任完成各項教學工作，需要教師參與的教學工作在每周系里的會議里傳達給大家；教務處下發的各項通知及時傳達給系主任，并及時完成各項工作。例如：教學改革的申請，畢業論文的評審工作，考試時間及監考安排的通知，各種比賽的通知，報名交費的通知，學生的各類申請，畢業生信息采集時間及收費的通知，調課的通知，會議的通知等等以及各種教學文件的傳達工作都有時間的限制，任務繁瑣，責任重大，不能容許任何的失誤和差錯。

2.管理教學活動

教學秘書要依據每學期的教學計劃管理教學活動，保障教學工作順利進行。教學的運行包括修訂培養方案、排課程表、申請教室、教師調課、每學期的教學檢查、學生去實習基地實習的安排、安排論文答辯及畢業論文的管理等等。

3.上交各種材料

教學秘書要根據學院每學期的教學安排，協助系主任做好每項工作，并及時提醒上交時間，協助寫好匯報的相關材料。上報的材料有學期總結、招生宣傳、各教研室有關教學工作的改革意見、一些文件的修改意見、畢業論文總結、某些比賽的總結等等。綜上所述，教學秘書的工作相對比較繁雜、瑣碎，所以需要特別細心、準確并及時地完成。

除此之外，教學秘書還要每個學生從入學到畢業做好課程的學習和實踐工作的組織和管理。例如：通知學生報名四六級、報名普通話、組織學生報名重修、通知考試安排、印刷試卷、教材征訂、畢業資格審核、實踐與創新學分的審核、發放畢業證和學位證等都在管理的范圍內。

二、高校教學秘書在教學管理工作中的作用

1.協調作用

教學秘書作為教學管理工作的實施者的同時，又要輔助系主任制定各種教學活動，教學秘書在工作過程中接觸的面最廣，既需要與領導接觸，也需要與教師們接觸，還需要直接接觸學生；既要將學院領導的各種決策及時傳達給教師，又要把教師和學生的意見和建議反饋給領導，在三者之間做到有效的溝通、協調，既要做到上傳下達，又要下情上報。所以，教學秘書有效的協調與溝通是保障教學工作正常運行的基礎。

2.參謀作用

教學秘書是教學工作的最基層的管理者，是廣大師生的服務者，同時也是學校、院系的聯絡者，從而說明了教學秘書不是決策者，而是決策者的參謀。這就要求教學秘書明確自己的角色定位，有責任有義務做好院系領導的助手，協助院系領導做好自己部門的日常的教學管理和有關文件的貫徹執行工作，維持著教學工作的正常運行。

3.監督作用

教學秘書作為基礎的管理者，還要對教學的質量進行監督。這就意味著教學秘書要按照教學計劃定期做檢查并記錄，協助院系領導做好教學質量的檢查情況，然后作出評估，同時要不斷地通過自己平時做的記錄作總結、研究分析，積累經驗，盡可能在教學管理中有自己的見解，這樣能不斷促進教學管理工作取得進步，還可以為教學工作提出建議、意見，出出主意，以保證教學工作順利進行和教學質量不斷提高。

三、高校教學秘書需具備的素質

教學秘書是教學管理工作的基層管理者，每天都要面對學院的很多職能部門以及系部的全體師生，處理的工作，頭緒多，責任重，很難出成績，為了保障教學工作順利進行，壓力特別大，所以不是每個人都可以做好教學秘書的工作。由此看來，要想做好教學秘書的工作需要具備如下素質：

1.堅定的政治素質

高校的教學秘書要堅定正確的政治方向，時刻堅持貫徹黨的教育方針、忠誠于黨的教育事業，熱愛自己的工作，有著很強的責任心和使命感，樹立全身心投入到服務教育事業的信念，正確地看待得與失，顧全大局，有高度的奉獻精神。

2.積極的心理素質

教學秘書的工作是教學管理的第一線，受教學管理部門和院系領導的雙重管理，直接面對教務處、院系領導廣大師生，每天要面對的事情紛繁復雜，又要處理一些突發事情，任務重，肩上的責任也很重大，要有很強的責任感，有時會被誤解，然后同時完成好幾項工作的現象也是很常見的，有時忙的時候都顧不上喝一口水，制定的一些安排，都要核對好幾遍，仔細檢查，教學秘書工作的復雜性、協助性、參謀性決定了他們要淡泊名利思想，默默無聞的工作，這些就是教學秘書的無形壓力，面對這些，教學秘書要認認真真，腳踏實地，心態平和、不急躁，不斷地強化服務意識，把自己的理想抱負融入到默默無聞的工作中，淡泊名利，辛勤工作，努力在平凡的崗位中發揮出光芒。

要做一名合格的教學秘書，首先要熟悉教學工作，明確工作職責，還需具備良好的溝通與協調能力、寫作能力、計算機能力、自學能力，工作過程中做到細致、耐心、全面，要經常做記錄，善于發現，了解最新的教學相關知識，不斷總結經驗，加強保密意識，有著一顆積極向上的上進心，不斷加強對專業知識的學習，提高自身的業務水平。

3.強化創新意識

隨著教學改革的深化，高校的教學管理水平也影響著學校的整體水平，這就要求教學秘書在做好服務、協調、助手工作的基礎上，要充分發揮主觀能動性，有自己獨特的見解，善于發現新問題、思考解決辦法，要不斷學習前沿的教學管理理念，更新老舊的教學管理方法，爭取有所突破與創新。

總而言之，高等學校的教學秘書工作是瑣碎的、繁雜的，是教學管理工作的支撐點，了解教學秘書的工作性質，明確教學秘書應具備的職業素質，正確認識教學秘書在教學管理工作中的重要地位，不斷強化服務意識，學校重視教學秘書隊伍建設，多給予進修機會，對促進教學質量與提高人才培養質量有著十分重要的意義。

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