淺述某國(guó)有印刷企業(yè)內(nèi)部控制流程

吳丹 北京印刷集團(tuán)有限責(zé)任公司

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淺述某國(guó)有印刷企業(yè)內(nèi)部控制流程

吳丹 北京印刷集團(tuán)有限責(zé)任公司

摘 要：北京市屬國(guó)有印刷企業(yè)自2014年起開始建立完善的內(nèi)部控制體系。在咨詢公司的幫助下，體系建設(shè)的流程分為項(xiàng)目計(jì)劃階段、調(diào)研與分析階段、手冊(cè)編制階段、手冊(cè)驗(yàn)收與推廣階段、自我評(píng)價(jià)輔導(dǎo)階段。

關(guān)鍵詞：市屬國(guó)有企業(yè) 內(nèi)部控制 流程

自2013年北京市國(guó)資委13號(hào)文件《關(guān)于構(gòu)建市屬企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》（下文簡(jiǎn)稱《通知》）下發(fā)開始，北京市屬某國(guó)有印刷集團(tuán)2014年12月起開始建立系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系。

《通知》要求對(duì)于即將啟動(dòng)或剛剛啟動(dòng)內(nèi)部控制實(shí)施工作的國(guó)有企業(yè)和集團(tuán)企業(yè)，應(yīng)按照相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、監(jiān)管部門等的要求加快推動(dòng)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際全面實(shí)施。

根據(jù)《通知》要求，某市屬國(guó)有印刷集團(tuán)從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)下屬公司的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、業(yè)務(wù)規(guī)模等特點(diǎn)制定切實(shí)可行的內(nèi)部控制實(shí)施方案，分類分步推進(jìn)，全面啟動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)與實(shí)施工作。

集團(tuán)內(nèi)控建設(shè)總體實(shí)施流程主要分為項(xiàng)目計(jì)劃階段、調(diào)研與分析階段、手冊(cè)編制階段、手冊(cè)驗(yàn)收與推廣階段、自我評(píng)價(jià)輔導(dǎo)階段。

一、項(xiàng)目計(jì)劃階段：

這階段工作內(nèi)容為：

1.組建內(nèi)部控制建設(shè)項(xiàng)目聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，確定工作方案，開展項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)及相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn)。

2.初步了解內(nèi)控建設(shè)狀況。

3.確定內(nèi)控手冊(cè)模版。

咨詢公司：組建項(xiàng)目聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，明確項(xiàng)目小組成員的工作職責(zé)；提供內(nèi)控手冊(cè)模版，規(guī)范模版格式要求；提供資料需求清單，收集并理解公司現(xiàn)有規(guī)章制度、將規(guī)章制度與內(nèi)控要求進(jìn)行對(duì)標(biāo)，查找設(shè)計(jì)缺陷；配合召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，并為公司項(xiàng)目相關(guān)人員提供內(nèi)部控制的基礎(chǔ)培訓(xùn)。

企業(yè)：組建內(nèi)部控制項(xiàng)目組，安排熟悉公司業(yè)務(wù)和富有管理經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)控人員參與本項(xiàng)目，共同制定團(tuán)隊(duì)成員的工作職責(zé)；審核手冊(cè)模版，與咨詢公司共同確定手冊(cè)模版內(nèi)容；按照資料需求清單的內(nèi)容，提供制度文件等基礎(chǔ)資料；組織和籌備項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，宣貫項(xiàng)目的目的和內(nèi)容，并協(xié)調(diào)安排相關(guān)人員參加培訓(xùn)。

具體如下：

1.組建內(nèi)部控制建設(shè)項(xiàng)目聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，確定工作方案，開展項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)及相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn)。首先，集團(tuán)成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu);設(shè)立專職機(jī)構(gòu)或確定牽頭部門;建立相關(guān)部門共同參與的跨部門聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制,明確分工。為解決企業(yè)內(nèi)部控制專業(yè)人才緊缺狀況，企業(yè)抽調(diào)財(cái)會(huì)、審計(jì)和生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)骨干開展內(nèi)部控制管理工作，同時(shí)還有計(jì)劃地培養(yǎng)內(nèi)部控制專業(yè)人才。

2.制定內(nèi)部控制建設(shè)實(shí)施計(jì)劃。

3.召開項(xiàng)目啟動(dòng)與宣講。組織和籌備項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，宣貫項(xiàng)目的目的和內(nèi)容，并協(xié)調(diào)安排相關(guān)人員參加培訓(xùn)。

4.開展內(nèi)部控制現(xiàn)狀清理。

5.確定內(nèi)控手冊(cè)模版。企業(yè)審核手冊(cè)模版，與咨詢公司共同確定手冊(cè)模版內(nèi)容。

6.、審閱、對(duì)標(biāo)現(xiàn)有制度規(guī)定。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況來(lái)確定梳理范圍，整理現(xiàn)有制度，辨識(shí)內(nèi)控環(huán)節(jié)，對(duì)標(biāo)管理規(guī)范。

以采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，其核心關(guān)注點(diǎn)：

1.完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買（不同的方式）、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估、退貨等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過程中的薄弱環(huán)節(jié)；

2.企業(yè)的采購(gòu)人員應(yīng)該有輪崗、職責(zé)分離、不能一人辦理全過程；

3.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單。

工作成果：

1.采購(gòu)計(jì)劃管理流程；

2.請(qǐng)購(gòu)管理流程；

3.招標(biāo)管理流程

4.采購(gòu)合同簽訂管理流程；

5.供應(yīng)過程管理流程；

6.驗(yàn)收入庫(kù)管理流程；

7.退貨管理流程；

8.付款管理流程；

9. 供應(yīng)商管理制度；

10.比質(zhì)比價(jià)流程等。

企業(yè)針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的主要控制點(diǎn)，如編制需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)、選擇供應(yīng)商、確立采購(gòu)價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購(gòu)合同、管理供應(yīng)過程、驗(yàn)收、付款及會(huì)計(jì)控制等方面面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)，采取了控制措施。

二、調(diào)研與分析階段：

這階段工作內(nèi)容為：

1.選擇建設(shè)單位進(jìn)行調(diào)研，訪談和測(cè)試

2.調(diào)研分析屬于共性和個(gè)性的重要業(yè)務(wù)流程，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，

3.編制風(fēng)險(xiǎn)清單，查找內(nèi)部控制缺陷。

咨詢公司：通過資料分析和深度訪談的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，并分析風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查結(jié)果；結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查結(jié)果、外部資料與訪談?dòng)涗洠R(shí)別并形成關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)清單；設(shè)計(jì)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；識(shí)別關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)，創(chuàng)建風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)；確定重要業(yè)務(wù)流程，并編制業(yè)務(wù)流程框架。

企業(yè)：安排對(duì)中高級(jí)管理層的深度訪談；確認(rèn)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)清單；參與并決定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法與標(biāo)準(zhǔn)的制定；確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果；確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)；項(xiàng)目組和內(nèi)部控制咨詢團(tuán)隊(duì)共同商議和確定業(yè)務(wù)流程框架。

具體如下：

1.開展中高層深度訪談，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。選擇重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)研，訪談和測(cè)試，調(diào)研分析屬于共性和個(gè)性的重要業(yè)務(wù)流程，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。

2.開展風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單。

3.開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，形成風(fēng)險(xiǎn)信息庫(kù)。

4.整理制度缺陷，提出制度修改建議。

5.開展業(yè)務(wù)流程梳理，編制基礎(chǔ)性成果。

6.編制流程梳理工具模版，確定業(yè)務(wù)流程框架。

還是以采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，編制業(yè)務(wù)框架。

一級(jí)流程：采購(gòu)。

二級(jí)流程：采購(gòu)計(jì)劃審批、供應(yīng)商管理、比質(zhì)比價(jià)流程、采購(gòu)驗(yàn)收。

三級(jí)流程：供應(yīng)商準(zhǔn)入流程、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、供應(yīng)商檔案管理、驗(yàn)收合格入庫(kù)、采購(gòu)?fù)嘶亓鞒獭?/p>

三、手冊(cè)編制階段：

這階段工作內(nèi)容為：

以業(yè)務(wù)流程控制一體化為指導(dǎo)思想，編制一套符合控股公司管理要求（標(biāo)準(zhǔn)化），以及符合建設(shè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、監(jiān)管環(huán)境要求（個(gè)性化）的內(nèi)部控制手冊(cè)（管理框架、

業(yè)務(wù)流程試運(yùn)行版）。

咨詢公司：繪制業(yè)務(wù)流程圖；填寫流程描述表；編制權(quán)限指引表；

修改流程圖及流程描述，審核權(quán)限指引表的準(zhǔn)確性；結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程等成果，編寫風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣；結(jié)合前期工作成果，編寫內(nèi)部控制手冊(cè)；列席審核內(nèi)控手冊(cè)會(huì)議。

企業(yè)：要審核業(yè)務(wù)流程圖；審核流程描述表；審核業(yè)務(wù)流程相關(guān)權(quán)限的授予和分配情況，審核權(quán)限指引表；對(duì)業(yè)務(wù)流程圖、流程描述表、權(quán)限指引表提出修改意見；召開內(nèi)控手冊(cè)審核會(huì)議。

具體工作如下：

1.編制內(nèi)部控制流程手冊(cè)。流程框架及流程圖在經(jīng)過部分負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，為不影響工作效率，在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)之前完成內(nèi)控建設(shè)任務(wù)，除極特殊情況外，不允許再做更改。

2.開展內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用實(shí)施培訓(xùn)。

3.制定內(nèi)部控制建設(shè)驗(yàn)收工作方案，組織培訓(xùn)。

4.開展內(nèi)部控制驗(yàn)收與督導(dǎo)工作，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

四、手冊(cè)驗(yàn)收與推廣階段

工作內(nèi)容為：

1、對(duì)《內(nèi)部控制手冊(cè)》（管理框架、業(yè)務(wù)流程試運(yùn)行版）開展驗(yàn)收，進(jìn)行為期一年的試運(yùn)行。

2、根據(jù)試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題分析原因，研究解決方案，并對(duì)內(nèi)控手冊(cè)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

咨詢公司：配合企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制手冊(cè)使用的培訓(xùn)工作；對(duì)內(nèi)部控制手冊(cè)使用進(jìn)行答疑，收集試運(yùn)行反饋意見；根據(jù)反饋意見修訂完善《內(nèi)部控制手冊(cè)》（管理框架，業(yè)務(wù)流程正式版）。

企業(yè)：建設(shè)單位負(fù)責(zé)人簽署并發(fā)布《內(nèi)部控制手冊(cè)》；對(duì)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題提出反饋意見；審核確認(rèn)并發(fā)布《內(nèi)部控制手冊(cè)》（管理框架、業(yè)務(wù)流程正式版）。

具體如下：

1.制定內(nèi)部控制建設(shè)驗(yàn)收工作方案，組織培訓(xùn)。

2.開展內(nèi)部控制驗(yàn)收與督導(dǎo)工作，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

五、自我評(píng)價(jià)輔導(dǎo)階段

這階段工作內(nèi)容為：

1.組織內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作，進(jìn)行內(nèi)控測(cè)試工作，填寫評(píng)價(jià)底稿，編制內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告。

2.咨詢公司針對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)要求進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)、輔導(dǎo)、答疑等工作。

咨詢公司：對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作進(jìn)行培訓(xùn)、答疑；輔導(dǎo)各單位進(jìn)行內(nèi)部控制穿行測(cè)試和控制測(cè)試；協(xié)助實(shí)施單位出具內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告。

企業(yè)：制定內(nèi)部控制評(píng)價(jià)方案；進(jìn)行內(nèi)部控制穿行測(cè)試和控制測(cè)試，形成測(cè)試底稿；出具評(píng)價(jià)報(bào)告。

具體如下：

1.制定內(nèi)部控制自評(píng)價(jià)工作方案，并組織培訓(xùn)。組織內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作，進(jìn)行內(nèi)控測(cè)試工作，填寫評(píng)價(jià)底稿，編制內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告。咨詢公司針對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)要求進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)、輔導(dǎo)、答疑等工作。

2.開展內(nèi)部控制自評(píng)價(jià)工作輔導(dǎo)。

3.發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，并進(jìn)行整改，提交整改報(bào)告。

4.提交內(nèi)部控制自評(píng)價(jià)報(bào)告。

5.匯總編制內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告，上報(bào)國(guó)資委。

印刷集團(tuán)在建立內(nèi)部控制體系的流程過程中，意識(shí)到只有進(jìn)行有效的內(nèi)部控制，企業(yè)才能獲得風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)的良好平衡。企業(yè)在內(nèi)控項(xiàng)目建設(shè)中，以基于現(xiàn)狀、滿足監(jiān)管、優(yōu)化管理為思路，以明確任務(wù)、工作到點(diǎn)、按時(shí)完成為方法，以領(lǐng)導(dǎo)重視、中層主導(dǎo)、骨干參與為態(tài)度，以制度匯編、缺陷匯總、內(nèi)控手冊(cè)為內(nèi)容，并持續(xù)改進(jìn)、動(dòng)態(tài)適應(yīng)、強(qiáng)化執(zhí)行，以建立一個(gè)完善的內(nèi)控體系，將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等降到最低。

當(dāng)然，內(nèi)控體系只是加強(qiáng)事先預(yù)防與過程控制，并不能完全規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，還要企業(yè)加強(qiáng)管理、強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，以促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。