基于檔案業務流程的軟件功能及特性需求分析

季秀云

[摘要]檔案管理軟件功能的設置，源于用戶需求，基于業務流程。當用戶需求高于或多于軟件現有的功能，該檔案管理軟件就需要技術上的改進。隨著檔案業務的不斷更新和增加，用戶不僅僅需要檔案管理軟件具有存儲、檢索、登記借閱等常規功能，還需要具備靈活性、智能化和開放性。檔案管理軟件在檢索和統計方面，應當可以根據用戶需求，實現組合檢索和分項統計的操作，以便為用戶提供精確的信息。

[關鍵詞]檔案管理軟件；業務流程；組合檢索；分項統計；特性需求

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）24-0032-02

檔案管理軟件被廣泛應用，大大便利了檔案業務工作。在數據錄入和檢索利用方面，系統起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著業務工作的增加，系統在功能上漸漸跟不上需求，而用戶對這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設計開發和優化升級，應當更加靈活、人性化、智能化。

一、檔案業務流程

檔案業務流程包括收集、整理歸檔、著錄、上傳數據、檢索利用、統計分析等環節。業務流程中需要使用到檔案管理系統的，是著錄、上傳數據、檢索利用和統計分析這些環節。

（一）著錄

著錄，就是將檔案實體整理編號以后，根據著錄標準，將檔案目錄輸入到系統中，包括一級、二級甚至三級目錄；實體分類號；保管期限；標題、副標題；責任者；文種；頁數；日期；文號；載體；型號；主題詞；存址；全文等多個著錄項。著錄得越詳細，在檢索利用時，越能夠查全、查準。蘇州健雄職業技術學院所使用的檔案管理系統，包括了以上所有著錄項，可以基本滿足常規業務工作需求。

（二）上傳數據

上傳數據，有三種類型：①把word、excel等可以直接獲取內容的電子文件復制粘貼到全文，相當于一個著錄項；②將紙質檔案掃描、實物檔案拍照，形成電子文件掛接到對應的目錄下；③將各部門移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對應的目錄下。其中，全文可以被系統識別，和著錄項一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結果，提高檔案信息的查全率。

蘇州健雄職業技術學院所使用的案管理系統數據內容包含了這三種，在檔案表中將這些數據具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。

（三）檢索利用

為用戶提供便捷的檢索和全文查閱服務，是檔案工作的重要環節。在檢索界面輸入關鍵字段，系統會根據關鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結果按照一定的順序排列，用戶可以在眾多條目中找到所需檔案。

蘇州健雄職業技術學院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實現組合檢索。系統只能接受一個檢索詞，符合一個條件的檔案數量眾多，在檢索結果中找到所需檔案比較費時。而且該系統不能實現模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著錄項所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結果，不利于檢索工作的開展。

（四）統計分析

檔案統計是對檔案管理所開展的一項工作。一個單位可能接收到來自不同條線、不同要求的檔案統計任務。以學校為例，每年開展一次年終檔案工作情況總結匯報；每一學期也需要開展總結匯報；地方檔案業務指導部門每年開展一次數據統計；教育主管部門不定期開展檔案數據統計。每年總共開展4至5次不同類型的檔案統計分析，如果沒有檔案管理系統，管理員必須根據不同的要求，手工清點、統計出這些數據，需要耗費大量時間和精力。而手工操作所獲得的數據，不能保證其精確性。

蘇州健雄職業技術學院所使用的檔案管理系統可以實現每個大類檔案總數的統計，也可以顯示每個一級目錄下檔案條目的數量，但是不能進行分項統計，每次都要結合手工操作來完成任務。

二、檔案管理軟件功能需求

在全面著錄信息和上傳相關數據的基礎上，檔案管理軟件還應當具備組合檢索和分項統計功能。

（一）組合檢索

組合檢索是相對于單個檢索詞而言的，運用單個檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時運用多個檢索詞，可以準確地查詢到所需的檔案記錄，大大減少檢索結果，保證查準率，提高檢索效率。檔案管理系統的組合檢索功能，是指同時運用兩個及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。

組合檢索在搜索引擎上有著廣泛運用，搜索結果按照與檢索字段的相關度排列，排除廣告代理因素，用戶可以選取排列靠前的搜索結果，從中提取所需信息。檔案管理系統也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數據庫開發組合檢索功能，用戶可以使用多個檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著時間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會越來越龐大，要從大量的檢索結果中找到所需信息，將越來越困難，組合檢索正好可以解決這一問題。

隨著時間的推移和人事變動，搜索詞也將越來不精確，檔案管理系統可以進一步開發模糊檢索功能，系統自動匹配相近詞匯，將檢索結果按照相關度進行排列，極大減少甄別信息的時間，還可以解決0條檢索結果的問題。

（二）分項統計

分項統計常見于excel表格，是指根據若干項目中的某一項目進行數據整理與統計。而檔案管理系統的分項統計，是根據用戶需求，按照檔案記錄中的某些特征，對檔案數據進行整理與統計，并輸出統計結果。

這些“特征”，在檔案著錄環節已經輸入到檔案管理系統中，包含所有著錄項的內容。用戶可以根據需要，選取其中的一個或多個特征，利用檔案管理系統實現智能化統計。

單項統計結果，往往只能統計出具備某一種特征的檔案的總數。比如按照年度統計，則顯示該年度各類檔案的總數；按照大類統計，則顯示某一大類的檔案總數。業務工作中，用戶往往不只需要統計年度或者大類，更多的是需要統計出某一年度、某一保管期限的檔案總數或者某一年度、某一大類、某一保管期限的檔案總數。比如需要統計2012年保管期限為永久的檔案數量，需要檔案管理員將2012年各大類中保管期限為永久的檔案數目一一相加，才能得出數據。

分項統計功能可以根據用戶需求，選取相應特征，對檔案數據進行統計，輸出結果，可以避免遺漏和重復，獲得精準的數據。

三、檔案管理軟件特性需求

檔案管理軟件還應當具備一些優良的特性，使其更加容易適應不斷應變化的需求。

（一）靈活性需求

靈活性就是對功能模塊的可操作性，是指可以對系統進行升級、優化、改良，根據用戶需求，開發、設置不同的功能模塊，將這些模塊進行科學組合，或留有一定的余地，由用戶自行選擇并安裝運用。

蘇州健雄職業技術學院所使用的檔案管理軟件，在應用之初，由于業務工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著業務工作的增加和校園信息化建設的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經不能滿足用戶需求，迫切需要對其進行優化升級，而系統本身的某些設置，限制了一些功能的運用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優越性。

（二）智能化需求

智能化依附于軟件功能模塊的預設，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應當可以根據用戶的操作習慣和經常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實現便捷化操作。還可以接收用戶功能訴求模塊，系統接收后，可進行模塊的增加和運行。

（三）開放性需求

軟件開發商通常不向用戶開放數據庫，用戶不能實現對數據庫的操作。用戶根據使用需求，自行開發的模塊不能增加到現有的軟件中，這就大大局限了用戶對檔案管理軟件的改良優化，只能被動適應和使用現有的軟件。如果開放數據庫，一旦現有軟件不能滿足用戶的需求，用戶可以自行開發相應模塊，增加到現有軟件中，可以實現檔案管理軟件與用戶單位的環境與條件很好地結合起來。endprint