信息化時代職業院校人事檔案管理

信息化時代的到來，給很多的行業和國家在各方面的管理和運作上提供了前所未有的便利和可能，使得全球的現代化水平不斷增強。對于國內高等職業院校來說，進行人事檔案管理的過程中，加入信息化管理工具，運用信息化管理方法與模式，進行體制化建設，通過流程化管理與實施，能夠為職業院校的人事檔案管理提供很大的助力，但是，就目前的國內職業院校人事檔案的管理及建設情況來說，還存在很大的問題亟待解決和提升。

1.信息化時代職業院校人事檔案管理的現狀

1.1管理體制不夠規范，對工作不重視

在信息化時代，對于很多高職院校來說，更注重將信息化應用于教學當中，往往對于學校的人事管理不夠重視，很多規模較小的院校更是沒有健全的人事管理規定，體制也往往不夠健全和規范，人事檔案的管理存在很多的弊端，高層領導對這方面也重視度不足，對很多學校來說難以形成較大規模的信息化改制與調整。

1.2經費不足，信息化建設程度不夠

由于很多高職院校高層領導和很多教職員工對于人事管理的不夠重視，使得在人事檔案管理方面并沒有充足的預算和資金的支撐來進行全面的信息化建設，往往只是配備單純的電腦及簡單的信息處理文件來對人事檔案進行整理和收集，并沒有高度化的信息化建設安排和規劃，資金不到位，加上人事檔案管理的信息化建設資金需求較大，使得國內很多的職業院校在信息化建設方面還是處于空白或者是較低的管理水平，而且長期難以進行調整和優化。

1.3管理隊伍建設落后，科學管理程度差

職業院校在國內往往屬于民辦院校，很多院校的軟硬件配備都存在很大的不足，資金缺口也很大，使得職業院校在進行人事檔案管理的過程中并沒有形成專業化的管理團隊，隊伍的建設也比較落后，素質及能力都不足。另外，對于人事檔案管理的團隊來說，國內大部分高職院校的科學管理程度差，缺乏有效的科學化人事檔案管理措施及手段。

2.管理建設的迫切性與必要性

2.1人事檔案建設管理的迫切性

對于職業院校來說，相關教職工和管理人員的人事信息必須要進行全面科學化的管理，也要對新進相關員工的人事信息進行考察，如果沒有相應的人事檔案管理及建設的相關制度與體系，則很難對相關工作人員進行制約，或者是進行相應的提升管理。而且，在職業院校不斷壯大和發展的過程中，沒有專業的人事檔案管理及建設的資源與信息，很難真正實現整體院校的提升考核與現代化水平，因此，對于國內職業院校來說，目前迫切要求進行人事檔案的建設工作以及科學化信息化的管理來支撐院校整體的發展，跟進院校發展的步伐和節奏。一方面在人事檔案建設方面，要能真正通過科學化現代化的信息工具來建設相應的管理體制，標準化管理流程與體系建設，另一方面，要在體系和制度建立之后，實施科學化的人事檔案管理方法，提高管理人員的素質，提升管理人員的專業化水平，才能夠較快地將人事檔案管理的質量進行提升，同時，提升其管理水平。

2.2人事檔案建設管理的必要性

人事檔案的管理往往不被國內職業院校所重視，使得很多學校在進行建校或者是擴大規模的過程中，不得不付出更大的代價，一方面，如果沒有信息化和科學化的人事檔案建設管理制度與模式，則很難對教職工的人事信息進行考察，難以甄別教職工相關人事信息的真偽，另一方面，對于院校來說，傳統的紙質化人事檔案管理方式對于人事的相關信息經常遺漏或者是缺失的現象，使得學校和教職工個人造成不可避免的影響。因此，人事檔案建設管理的信息化改制具有極大的必要性，能夠真正實現職業院校人事檔案管理的科學性和現代化，幫助管理人員提升管理效率和管理水平，降低學校傳統化管理的不可避免的損失，增強人事檔案管理的安全性，也能夠為相關員工的人事任免和調升提供一定的參考依據，幫助其他方面的院校管理協同合作，降低管理的成本，壓縮管理人員的數量，提升管理人員的專業化能力。因此，可以看出，人事檔案的信息化建設與科學化管理具有相當大的必要性。

3.人事檔案管理對策及建議

3.1管理方法多元化改善

對于職業院校的人事檔案管理來說，管理方法運用得當非常重要，正確的管理方法能夠使得人事檔案的管理水平提高，而且也能夠使得管理效率提高，因此，對于職業院校來說，在人事檔案管理的過程中，應該運用多元化的管理手段進行人事檔案的管理，包括將人事檔案的全面收集，人事各項工作履歷及資質等的評估，人員相關能力的綜合考核情況等進行詳盡的整理和匯總，同時，按照不同的職工的綜合信息劃分不同的能力及發展規劃等，存調取保密說明等，這些相關的人事檔案的管理措施只是其中一小部分，在具體管理的過程中，應該通過學校及相關單位的具體信息進行全方位的評估后確定適合該院校的人事檔案管理方法。

3.2體制建設，標準化管理

對于職業院校來說，在人事檔案的管理及保存的過程中，往往并沒有系統的體制，更沒有形成標準化的管理體系，很難通過有效的人事檔案的管理來梳理院校相關工作人員的信息，所以，要對職業院校人事檔案的管理進行改善，首先就要從其體制建設出發，建立一套完整的人事檔案管理、考核及評估的體制，并按照相應的流程進行標準化運作，避免出現人事檔案管理不善帶來的諸多問題，也能夠降低人事檔案管理人員的管理時間，提高管理的效率和水平。

3.3提高人員素質水平由于職業院校對學習和升學、就業等方面的重視，使得人事檔案的管理顯得較為松散，對管理人員的招聘和綜合水平沒有過多的要求，往往學歷素質較低，也沒有專業的人事檔案的管理知識和實踐水平，因此，要想增加對人事檔案的管理水平，很重要的一點是要提高人事檔案管理人員的素質水平，增強他們管理的專業性和系統管理性能力，全面提升管理人員在人事檔案管理方面的業務水平，才能夠將人事檔案管理的價值和作用顯現出來，以更加引起職業院校相關領導及管理者的足夠重視。

3.4信息化與網絡化分析工具的強化使用

在信息化時代，職業院校要想強化學校的人事檔案管理水平，應該運用信息化和網絡化的高水平的管理分析工具，通過網絡分析工具的強大的綜合分析能力與評估能力，全面對相關教師及管理人員的各項發展、工作表現及人員定位進行全面的分析，一方面能夠降低人員傳統化分析的工作時間和常出現的錯誤，另一方面能夠將更多的分析數據與結果及時進行反饋，并能夠在最快的速度內將相關信息反饋給人事檔案管理人員，減少了很多傳統化管理的手續與步驟環節，全面提升了人事檔案管理的水平，將人事檔案管理相關信息實行無形化和無紙化管理，既增強了管理的安全性，又改變了人事檔案管理的整體思路與理念，是一種先進化的管理模式。

3.5強化教職工的規范化管理和檔案意識

在人事檔案管理的過程中，除了要增強人事檔案專職管理人員的業務素質與管理水平，更重要的還是要增強職業院校全體教職工的檔案管理的意識與思維，讓他們能夠注重對自身人事檔案的日常管理與維護，學習人事檔案管理的相關信息，協助人事檔案管理專職人員進行規范化和標準化管理，使得人事檔案管理能夠在職業院校內全面普及與多元化管理，多渠道管理與發展。

4.結語

人事檔案管理的信息化建設與管理，有很大的必要性和迫切性，對于目前中國職業院校的人事檔案管理的現狀來說，很難較快的實現，一方面經費不足，領導不重視，另一方面人事檔案的管理本身存在很大的問題，因此，針對這樣的情況，通過各種方法來進行信息化的人事檔案管理建設，提高人事檔案管理的價值與作用，才能夠得到相關領導的重視，才能逐漸提升人事檔案管理的信息化水平與管理水平，以為職業院校的發展和人事檔案的信息化管理提供助力。

（作者單位：陽江職業技術學院）