高校檔案信息化建設的思考與策略

郎振紅

(晉中職業技術學院，山西 晉中 030600)

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高校檔案信息化建設的思考與策略

郎振紅

(晉中職業技術學院，山西 晉中 030600)

現代信息技術的快速發展，使高校檔案信息化建設越來越受到重視。隨著此項工作的推進，遇到了不少實際問題，針對這些問題分析、研究對策，是高校檔案工作面臨的重要議題，要以切實有效的舉措推進高校檔案信息化建設工作。

高等學校；檔案信息化；策略

0　引言

高校檔案是指高校在招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等多種形式、載體的歷史記錄。“檔案管理網絡化，電子文件檔案化”將成為檔案事業發展的必然趨勢。在檔案由手工操作、實體管理走向信息化管理的過程中，高校檔案信息化建設工作存在諸多問題，需要給予足夠的重視，并采取有效措施予以解決。

1　高校檔案信息化建設存在的問題

1.1檔案信息化資源相對分散

伴隨高校信息化工作的不斷推進，學校辦公自動化系統的開發、應用，大量的電子公文、文檔等進入高校的日常工作之中，這些公文、文檔等都需要及時、準確、有效地收錄到信息化的檔案管理系統中。但目前的問題是，大部分高校的檔案管理系統無法融入到學校的整體自動化系統之中，致使各部門產生的越來越多的電子文件資源相對分散，使信息化檔案接收的任務變得越來越重。

1.2高校檔案信息化基礎設施配置不夠完善

高校檔案信息化基礎設施包括硬件和軟件設施，這些設施的配置尤為重要。硬件設施主要包括計算機、打印機、復印機、掃描儀、存儲器等相關必備設備。軟件設施包括檔案信息數據庫，檔案信息處理系統及相關軟件和程序等。這些設施是檔案信息化建設能夠開展的必備條件與基礎。目前，高校檔案機構信息化基礎設施配置參差不齊，部分高校檔案部門僅僅是擺設數臺電腦，有的高校檔案部門無論是否需要，統統購置軟硬件設備設施，造成了財力和資源的浪費。要推進高校檔案信息化建設，不可忽視這些基礎設備設施的科學、合理配置。

1.3高校檔案信息化建設缺少配套制度與法律法規

網絡信息資源的知識產權保護日益受到重視，然而關于電子檔案的建設以及使用等的法律法規卻不完善，這給高校檔案部門開展工作，諸如電子檔案如何查閱、怎樣維護當事人合法權益等帶來許多不可回避的問題。

2　高校檔案信息化建設的實施策略

2.1強化高校檔案信息化基礎設施建設

要切實加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施建設，檔案信息應用系統建設。推進計算機管理檔案，加強計算機和網絡技術的應用程度，提高檔案管理的信息化水平。加快建設數字化檔案館，把館藏建設、規章制度建設、檢索工具建設、專兼職檔案干部隊伍建設以及檔案服務利用工作等扎扎實實地做好，將高校檔案信息化建設推向深入。

2.2加強高校檔案信息化標準和規范建設

標準與規范是高校檔案信息化建設的重要基礎工作，尤其是在現代網絡的環境下，標準和規范特別重要。如果檔案數據標準不統一，會對數據的采集、加工、保存及以后的信息共享帶來問題。為此教育部制定了《教育管理信息化標準》，其中學校管理信息標準是整個標準的核心部分，涉及到我國各級各類學校，其內容覆蓋學校管理的各個方面，規范了我國各類學校的教育管理信息化建設，各級教育行政管理部門的信息需求及學校與教育行政部門信息資源的交流與共享需要。

2.3高度重視高校檔案資源的數字化建設

高校檔案資源數字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設的迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動檔案信息化建設，檔案信息化管理的重點應放在對電子文件的收集、歸檔與管理上，既要收集屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各部門新產生的電子文件; 同時加強對收集歸檔的電子文件的有效管理。研究各部門電子檔案的接收、保管、利用的技術方法，進行對電子文件積累、著錄、鑒定、歸檔等工作的監督和指導，保證各部門產生有價值的電子文件，及其真實性、完整性、有效性，最終實現檔案信息處理計算機化以及信息存儲的數字化。

2.4加強高校檔案信息網絡的建設

高校檔案管理部門通過軟件系統對所有檔案信息進行的收集、整理、統計、鑒定、檢索、編研、利用、保管等各個方面的過程，即是實現計算機化的有效管理和控制模式，實現檔案工作自動化的過程。此軟件系統是以高校檔案館為中心，覆蓋各個歸檔部門的應用系統。

3　結語

當前，很多高等院校正在進行檔案信息化建設，即以信息資源為基礎，以網絡及計算機系統為依托，充分實現教學、科研、管理、辦公等校園信息的整合，使教學資源得到充分利用。檔案信息化建設是一項長期的任務，具有廣泛的內容，它包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息網絡的建設、檔案信息數據庫的建設、檔案信息資源的開發利用、促進檔案信息資源開發利用的政策法規和標準的制定，以及檔案信息化人才隊伍的建設等等。對于高校來說這是一個龐大的系統工程。

檔案信息化建設的實施是對高校檔案工作理念及傳統工作模式進行改變的一場革命。因此，需從多方面入手促進檔案信息化建設，對信息化過程中所出現的問題制定出相應的應對策略，在工作中積極與其它業務部門進行溝通交流，把檔案館建設成為高校的信息資源共享中心。

[1]馬玉玲，張曉霞．談談對高校檔案工作的創新[J]．檔案學通訊，2003.

[2]雷慧，王斌．檔案信息開發利用的創新與思考[J]．寧夏大學檔案館，2006.

[3]陳艷歡．積極推進高校檔案信息化建設芻議[J]．圖書館論壇，2004.

[4]王桂華．高校檔案信息化的途徑與模式[J]．蘭臺世界，2006.

[5]孟世恩，王穎，何芳．對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J]．檔案學通訊，2004.

[6]李愛妹．加快信息化建設 不斷創新檔案工作[J]．上海造船，2009.

(編輯趙欣宇)

Thoughts and Strategies of Archive Informatization Construction in Universities

LANG Zhenhong

(Jinzhong Vocational and Technical College, Jinzhong 030600, China)

With the rapid development of modern information technology, the archive informatization construction is paid more attention to. Many actual problems occurred in the process of archive informatization construction. And further thinking about countermeasures according to these problems is the problem that archive work construction in universities needs to be faced with. It needs effective measures to promote archive informatization construction in universities.

institution of higher learning; archive informatization; strategy

2016-06-05

郎振紅(1978-)，女。本科，助理館員。主要研究方向：檔案管理。

G47

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1672-0601(2016)08-0036-02