淺析企業檔案開發利用中存在的問題與對策

郭增林

摘 要：檔案是企業經營發展過程中留下的珍貴歷史資料，在企業發展建設過程中起著重要的作用。在新時期，企業越來越注重對檔案資源的開發利用。本文首先對企業檔案開發利用的重要性進行了分析，然后針對目前企業檔案開發利用中存在的問題提出了幾點建議和對策，希望能為相關部門和人員提供借鑒和參考。

關鍵詞：企業檔案；開發利用；問題；對策

中圖分類號： F272.92 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）10-30-2

0 引言

企業檔案是企業在長期生產經營活動中形成的有價值的歷史記錄，反映了企業整個歷史發展過程，在維護企業經濟利益、推動企業建設發展方面都具有積極意義。隨著信息時代的到來，企業檔案的重要性日益凸顯，如何通過對檔案資源的有效開發利用來使檔案資源的價值得到最大化的發揮，是目前企業檔案工作人員要研究的關鍵問題。只有做好了企業檔案的開發利用工作，企業的檔案資料才能富有生機與活力，進而更好的為企業的發展以及社會經濟建設服務。目前，企業在進行檔案開發利用的過程中還存在一些問題，需要企業予以重視，并采取有效的措施予以改進，從而使企業檔案資源的價值得到開發。

1 企業檔案開發利用的重要性

1.1 為企業管理決策提供可靠依據

對于企業來說，正確的管理決策是企業實現可持續發展的關鍵。企業領導在做經營管理決策的過程中需要大量的信息資源作為依據，其中檔案就是一項重要的內容。領導可以通過檔案資料了解企業發生過的重大事件，從中獲取成功的經驗和失敗的教訓，然后根據企業發展的實際情況揚長避短，準確把握經濟市場發展的趨向，進而做出適合企業發展、符合市場經濟運作規律的經營管理決策，為企業的可持續發展提供支持和保障。

1.2 為企業的文化建設服務

企業檔案不僅是重要的信息資源，更是一種文化資源，對于企業文化建設具有輔助作用。在長期的經營發展過程中，企業的管理思想、經營理念、行為規范等經過不斷的發展變化以檔案的形式被記錄下來，成為了企業寶貴的無形資產，為企業文化建設提供了大量的歷史參考文獻，對企業文化建設起著宣傳推廣和支持作用。對于發展歷史較長的企業來說，檔案更是一種文化競爭力的表現，合理的開發利用檔案資源，能夠助力企業對內的文化建設和對外的宣傳推廣，有助于企業樹立良好的社會形象。

1.3 提升企業核心競爭力的保障

企業的發展是以經濟利益為根本目標的，檔案管理工作要滿足企業內在、本質的需求。企業檔案利用的形式大多是圍繞企業招投標、科技開發、設施改造等外向型經濟活動，能夠幫助企業有效提升資質信譽，化解經營發展過程中可能面臨的危機，使得檔案以知識載體的形式為企業后期的發展建設服務。由此可見，對企業檔案進行開發利用，有助于提升企業的核心競爭力。

2 企業檔案開發利用中存在的問題

2.1 檔案開發服務意識淡薄

長期以來，企業都將工作重心放在了提升經濟效益上，對于檔案管理這種基礎的管理工作沒有提起重視，檔案資源開發利用不到位，相關工作人員缺乏必要的檔案開發服務意識。由于檔案價值的滯后性，大多數企業管理人員都沒有意識到檔案開發利用的重要性，而且對檔案開發利用的途徑不甚了解，導致檔案資源不能被充分利用。究其原因，第一是因為部分企業沒有建立專門的檔案管理組織機構，或者將檔案管理工作交給人事部門來做，導致檔案開發利用科學性不足。第二是由于領導的不重視使得檔案工作人員也就失去了工作的積極性，對檔案的開發利用工作不上心，不自覺，檔案管理工作缺乏科學性，導致檔案資源的開發利用得不到保障，利用效率低下。第三是部分人員認為檔案屬于個人私有物品，將檔案據為己有，造成檔案部門在進行檔案開發利用過程中面臨障礙，不利于檔案開發效率的提高。

2.2 檔案工作人員綜合素質不高，不能有效地對檔案進行開發

在很多企業當中檔案管理都是由辦公室或者人事部門負責的，而這些部門的工作人員往往缺乏專業的檔案管理利用知識，不了解檔案資源對于企業發展的重要價值，也沒有掌握檔案開發利用的基本方法，因而導致企業檔案開發利用工作被閑置，檔案的價值得不到開發，檔案管理工作的整體效率也有所下降。

2.3 檔案管理工作缺乏科學性和規范性

雖然目前我國已經制定了檔案管理相關的規范、條例，但是在企業當中往往得不到有效的實施，很多企業檔案管理工作還面臨著科學性和規范性不足的問題，檔案相關的管理制度落實不到位。而且隨著信息時代的到來，很多企業沒有意識到檔案信息化管理對于檔案資源開發利用的重要意義，沒有實現企業檔案的現代化管理，相關的設施設備建設不足，進一步阻礙了檔案開發利用工作的開展。

3 加強企業檔案開發利用的對策

3.1 樹立檔案信息意識

根據目前企業整體檔案意識不足的現狀，需要企業及時更新觀念，充分認識到檔案開發利用對企業發展的重要意義。檔案工作作為信息產業的重要內容，在信息收集、傳播、開發、利用等方面都起著關鍵作用。知識經濟時代的到來使得信息逐漸成為企業提升核心競爭力的一個關鍵因素，社會信息市場的形成也使得信息資源開發成為了必然的發展趨勢。企業為了順應這一發展趨勢，必須從整體上樹立檔案信息意識，注重檔案價值的開發，提高檔案資源的利用效率，從而創造出更大的經濟效益與社會效益。同時企業本身還要依靠檔案信息來強化經營管理，提高全體人員的檔案意識，使檔案信息資源真正成為企業建設的財富，為企業所共享。

3.2 提高檔案工作人員的綜合素質

針對目前企業檔案管理工作規范性不足，缺乏專業的檔案管理部門和人員的現狀，首先需要企業從思想上提高認識，將檔案開發利用當做一項日常任務來抓，并堅持科學的原則。企業要建立必要的檔案管理部門，并配備足夠數量的檔案管理工作人員，要求其具備必要的檔案管理、檔案開發利用專業知識以及現代化檔案管理操作技能。加強對檔案工作人員的教育培訓，強化其責任意識，能夠做好檔案開發利用工作，并將相關的工作報告及數據信息提供給企業領導作為重要的決策參考。檔案工作人員還必須掌握專業的檔案開發利用的基本方法和手段，提高工作的自覺性，最大限度的挖掘企業檔案資源的價值。

3.3 提高企業檔案現代化管理水平，促進檔案開發利用

為了切實提高企業檔案開發利用的效率，企業要在認識到檔案工作重要性的基礎上加強相關的基礎設施建設和改進，提高企業檔案現代化管理水平，促進檔案開發利用工作的有效開展。比如企業可以配備檔案現代化管理所需的計算機、掃描儀、打印機等；構建檔案管理信息系統，檔案管理部門的技術人員要根據企業的實際情況編制實用的檔案檢索工具，方便相關人員查閱和使用檔案資料。加強企業檔案信息資源建設，對檔案信息資源進行分類整合，企業還可以開發相應的應用軟件，建立企業檔案信息資源服務平臺，方便大眾使用檔案信息資源，實現檔案資源的最大共享。做好檔案資源的存儲備份工作，為利用者復制檔案創造方便的條件，使企業檔案的價值得到最大限度的開發，同時也能為檔案使用者提供最為優質的服務。

3.4 建立檔案利用信息反饋機制

目前大部分企業檔案資源利用效率都不高，其中一個很大的原因就是缺乏一套科學的檔案利用信息反饋機制，檔案開發人員不能及時的了解檔案利用的實際情況，也就不能很好的改進檔案管理與工作。對此，企業首先要健全檔案利用統計工作，不僅僅限于對企業檔案利用的人次、卷次進行統計，還要做好人員、部門、使用意圖等進行登記調查，并做好統計整理和分析工作，以方便檔案管理與開發工作的改進。其次，為了提高企業檔案開發利用的效率，提升檔案信息服務質量，企業檔案工作人員也可以主動的走訪調查、與有關部門一起搞問卷調查活動等，以了解檔案使用者對檔案信息的實際需求，以及在檔案使用過程中出現的問題，然后采取有效措施加以改進，使企業檔案能夠在企業生產建設、經營管理等活動中發揮應有的效用。

4 結束語

綜上所述，企業檔案的開發利用對于優化企業管理決策、加強企業文化建設、提升企業核心競爭力等方面都具有輔助作用，針對目前企業檔案開發利用過程中存在的人員檔案意識薄弱、檔案工作人員綜合素質不高、檔案管理科學性和規范性不足的問題，需要企業及相關工作人員采取有效措施加以解決，企業要從整體上樹立檔案意識，提高檔案工作人員的綜合素質，提高企業檔案現代化管理水平，促進檔案開發利用，還要建立必要的企業檔案利用信息反饋機制，使企業檔案的價值也得到最大限度的挖掘，同時企業檔案的利用效率也達到最大化。

參 考 文 獻

[1] 祝曉琴.企業檔案開發利用的問題及對策研究[J].辦公室業務，2014（23）：180.

[2] 韓雪冰.企業檔案開發利用的問題與對策探討[J].中國高新技術企業，2008（13）：254+259.