高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)提升初探

◆葉 艇

(浙江大學(xué))

高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)提升初探

◆葉 艇

(浙江大學(xué))

高校學(xué)院辦公室是保證學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督辦檢查、信息處理、來(lái)訪接待等各項(xiàng)工作，辦公室人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、身體素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、廉政意識(shí)等素養(yǎng)的高低，對(duì)學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展有著重要影響。提升高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)，對(duì)辦公室工作和學(xué)院中心工作的推進(jìn)，將起到非常重要的作用。

高校 學(xué)院辦公室 人員素養(yǎng)

高校學(xué)院辦公室是保證學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督辦檢查、信息處理、來(lái)訪接待等各項(xiàng)工作，為學(xué)院的教育教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、對(duì)外交流、社會(huì)服務(wù)等方面工作提供非常中央的協(xié)調(diào)和服務(wù)作用。隨著高校行政管理改革的不斷發(fā)展，在行政管理服務(wù)工作中，重視提升師生、來(lái)訪者的用戶(hù)體驗(yàn)和滿(mǎn)意度，成為辦公室工作的一種新常態(tài)，并對(duì)辦公室人員的素養(yǎng)提出了新的要求。在這樣的背景下，提升高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)，對(duì)辦公室工作的順利開(kāi)展和學(xué)院中心工作的有效推進(jìn)，將起到非常重要的作用。

一、高校學(xué)院辦公室工作的特點(diǎn)

1.地位重要。辦公室工作與學(xué)院全局工作密切相關(guān)，是學(xué)院的窗口科室，工作涉及面廣、影響面大。辦公室對(duì)上與校部機(jī)關(guān)職能部門(mén)溝通，對(duì)外與兄弟院系單位聯(lián)系，對(duì)內(nèi)與學(xué)院師生交流，代表學(xué)院機(jī)關(guān)的形象，在日常工作中地位至關(guān)重要。

2.事務(wù)繁雜。辦公室工作，在宏觀上涉及學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、重大決策，在微觀上包含辦公用房維修、師生矛盾處理；上至接待院士外賓，下至關(guān)心離退休老教師；內(nèi)至保密文件，外至師生輿情，什么都要參與了解。與其他職能科室沒(méi)有明確相關(guān)的工作，都由辦公室兜底負(fù)責(zé)，牽頭予以落實(shí)。

3.工作辛苦。辦公室工作任務(wù)量大、時(shí)間要求緊、質(zhì)量要求高、突發(fā)事件多的特點(diǎn)，決定了辦公室工作是非常辛苦的。與其他職能科室工作相對(duì)獨(dú)立、職能明確相比較，辦公室工作協(xié)調(diào)性要求高，突發(fā)情況應(yīng)對(duì)能力要求強(qiáng)的特點(diǎn)，也決定了辦公室人員需要具備“召之即來(lái)、來(lái)之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝”的能力，加班加點(diǎn)是辦公室工作的必然現(xiàn)象。

4.難度很大。辦公室工作是全方位、全過(guò)程、開(kāi)放型的。在領(lǐng)導(dǎo)、同事、師生、訪客等不同的服務(wù)對(duì)象的工作發(fā)生交疊時(shí)，甚至很難分出輕重緩急。不同領(lǐng)導(dǎo)對(duì)同一工作發(fā)出不同指示時(shí)，要妥善予以溝通協(xié)調(diào)，既統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)又要注意不產(chǎn)生矛盾。后勤保障類(lèi)工作順利時(shí)，默默無(wú)聞，在遇到問(wèn)題時(shí)，會(huì)成為矛盾焦點(diǎn)，甚至代人受過(guò)。

二、高校辦公室工作人員的要求

1.要有強(qiáng)烈的責(zé)任感。辦公室工作人員首先應(yīng)該從思想上認(rèn)同“一流管理、服務(wù)師生”的理念，以強(qiáng)烈的責(zé)任感服務(wù)教學(xué)、科研等中心工作，本著吃苦耐勞、腳踏實(shí)地、愛(ài)崗敬業(yè)的工作態(tài)度全心全意為師生服務(wù)。辦公室工作人員要以強(qiáng)烈的責(zé)任感和主人翁精神，對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的缺失環(huán)節(jié)及時(shí)改善，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)再各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中查漏補(bǔ)缺，為學(xué)院的整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)及時(shí)打補(bǔ)丁。

2.要有較高的工作效率。首先，要求要有清晰的語(yǔ)言表達(dá)能力和較強(qiáng)的領(lǐng)悟能力，提高溝通的效率；其次，要求要有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和材料撰寫(xiě)能力，提高行文的效率；再次要求熟悉現(xiàn)代化辦公室設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)軟件等，提高辦事的效率。

3.要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。學(xué)院辦公室工作多、雜、亂、繁，日常工作量大，很多時(shí)候好幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)部處同時(shí)下達(dá)工作任務(wù)，且要求在較短的時(shí)間內(nèi)幾乎同時(shí)完成，很多情況下還涉及到學(xué)院下屬各科室、系所的協(xié)同配合。這就要求辦公室工作人員具備很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，不但要能夠?qū)⒐ぷ靼凑铡爸匾o急、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要”的等級(jí)梳理排序，還需要辦公室人員對(duì)工作有較強(qiáng)的預(yù)判，并且在平時(shí)多做準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)“多做防火工作，少做救火工作”的良性循環(huán)。

三、辦公室人員素養(yǎng)提升途徑

1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)。可靠的政治素質(zhì)是辦公室人員的核心綜合素質(zhì)，作為辦公室人員，隨時(shí)隨地都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”等重要思想，學(xué)習(xí)黨的路線(xiàn)、方針、政策，學(xué)習(xí)時(shí)事熱點(diǎn)，牢固樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)、為師生服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)定正確的政治立場(chǎng)，不斷提高自己的理論水平和政治素質(zhì)。

2.要注重實(shí)踐鍛煉，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)是辦公室人員做好工作的必要條件，包括執(zhí)行能力、協(xié)調(diào)能力、自我調(diào)控能力等方面。辦公室人員要善于把學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的想法變成行動(dòng)，把行動(dòng)變成結(jié)果，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)順利完成。要善于在紛繁復(fù)雜的工作關(guān)系中妥善協(xié)調(diào)梳理，從而實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意、同事配合、師生支持的工作局面。

3.要保持體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。良好的身體素質(zhì)是開(kāi)展一切工作的保障條件。辦公室人員往往因?yàn)楣ぷ髅鲆暳梭w育鍛煉。在日常生活中，保證規(guī)律性的體育鍛煉，對(duì)在日常工作中提高工作效率，在困難工作中拓寬思路、破解瓶頸，在高強(qiáng)度工作中保持清醒的頭腦有著不可替代的作用。

4.要強(qiáng)化主人翁精神，鞏固責(zé)任意識(shí)。辦公室的日常工作中，幾乎沒(méi)有轟轟烈烈的大事，都是瑣事和小事。所謂“大象無(wú)形、大音希聲”，正是這種包攬瑣事和小事的工作內(nèi)容，決定了辦公室工作的重要程度。因而也只有以主人翁的心態(tài)，鞏固責(zé)任意識(shí)，才能做好這些雖繁瑣，但極重要的工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)院各項(xiàng)工作順利發(fā)展的根本目標(biāo)。

5.要拓寬戰(zhàn)略視野，培養(yǎng)大局意識(shí)。辦公室工作人員在日常工作中要注意學(xué)習(xí)，勤于思考，既能夠腳踏實(shí)地的“低頭拉車(chē)”，又善于耳聰目明的“抬頭看路”，時(shí)刻注意拓寬自己的戰(zhàn)略視野，圍繞學(xué)院、學(xué)校的中心任務(wù)，既能做好眼前工作的計(jì)劃和落實(shí)，又能做好長(zhǎng)遠(yuǎn)工作的規(guī)劃和安排。培養(yǎng)大局意識(shí)要從日常抓起，平時(shí)要注意學(xué)習(xí)黨的方針政策、學(xué)校各職能部處的文件、工作要點(diǎn)，深入實(shí)際開(kāi)展調(diào)查研究，不斷提升對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)在聯(lián)系的洞察力和把握能力。

6.要積極探索研究，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)。辦公室工作具有一定的重復(fù)性，這就要求辦公室人員要善于“在不變中求變化”，積極探索研究，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新工作思路、方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量；更要求辦公室人員要善于“在變化中求不變”，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勤于思考，提煉概括不同工作的相通之處，形成屬于自己的方法論。

7.要堅(jiān)持廉潔自律，加強(qiáng)廉政意識(shí)。辦公室工作涉及面廣，打交道的人多，被身邊形形色色的名、利、財(cái)、色等糖衣炮彈侵襲的概率也大。在建立完善的黨風(fēng)廉政規(guī)章制度的同時(shí)，更要堅(jiān)持廉潔自律、克己奉公、加強(qiáng)廉政意識(shí)，時(shí)刻保持清醒的頭腦，扛得住艱苦，耐得住寂寞，抵得住誘惑。

總而言之，學(xué)院辦公室作為承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右、溝通各方的樞紐機(jī)構(gòu)，是踐行“一流管理、服務(wù)師生”的關(guān)鍵科室，辦公室人員只有正確認(rèn)知自我價(jià)值與作用，科學(xué)找準(zhǔn)自身定位，努力提高各方面素質(zhì)和意識(shí)，重視個(gè)人素養(yǎng)的提升，才能在建設(shè)世界一流大學(xué)的道路上發(fā)揮更好的作用。

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[2]東方.高校學(xué)院辦公室管理工作探討.經(jīng)營(yíng)管理者，2013，(04).

[3]肖文輝.高校學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的探討.管理觀察，2009，(8).

[4]習(xí)近平.秘書(shū)工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心.1990.

[5]辛敏英.高校學(xué)院辦公室人員素質(zhì)要求淺談.廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)， 2005，(09).

[6]田芳.高校學(xué)院辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)和意識(shí).人力資源管理，2012，(12).