關(guān)于信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

趙玉華

（江蘇省南通大學(xué)附屬醫(yī)院，江蘇 南通 226000）

關(guān)于信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

趙玉華

（江蘇省南通大學(xué)附屬醫(yī)院，江蘇 南通 226000）

要想做到具有先進(jìn)、科學(xué)的文檔資料管理方法人們常用的文檔檢索和使用更加的簡(jiǎn)便快捷，它不僅能通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，準(zhǔn)確的文字處理和圖形、圖像處理和分析，同樣也可以通過(guò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。就目前而言，我們還未能將信息技術(shù)的功能及優(yōu)點(diǎn)等方面完全的認(rèn)識(shí)和利用。那么，本文將利用文字形式來(lái)探討信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，從而讓信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用做到更好。

信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

0　引言

現(xiàn)階段，信息技術(shù)被廣泛的推廣和應(yīng)用在社會(huì)生活、生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域，尤其是在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠更好的滿足各個(gè)行業(yè)辦公的實(shí)際需求，不僅能夠顯著的提高辦公效率，還能夠保護(hù)信息安全和提高信息檢索效率，其重要性不言而喻。因此，文章針對(duì)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1　信息技術(shù)在辦工自動(dòng)化中的地位

1.1信息技術(shù)應(yīng)用如何提高工作效率

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用使之得以建立。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立讓部門領(lǐng)導(dǎo)以及單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決在辦公過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還能快速實(shí)現(xiàn)各種文件信息和編碼歸檔的使用，并且還可以及時(shí)的上傳和下載文件，從而提高了工作的高效性。從此以往，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的得以使用，不僅讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，亦或是下層人員都能通過(guò)它更加方便、快捷地掌握各個(gè)科室的辦公室情況，并要監(jiān)督檢查，從而更好的提高工作人員的工作效率，使之更加完善其工作內(nèi)容[2]。工作人員利用信息技術(shù)對(duì)文字進(jìn)行加工處理，還利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能完成了文字的錄人及校隊(duì)，一次性完成文件的板式設(shè)計(jì)和制作，全面的完成工作任務(wù)，大大的提高了工作效率還節(jié)省了不少人力資源。信息技術(shù)在辦公過(guò)程中的特點(diǎn)突出表現(xiàn)于高質(zhì)量的整理加工信息并進(jìn)行分析和儲(chǔ)存。而且通過(guò)計(jì)算機(jī)還可以有效的完成文件的傳輸和管理。信息技術(shù)在辦公過(guò)程中的應(yīng)用能夠形成一個(gè)人機(jī)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。有了計(jì)算機(jī)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，完全實(shí)現(xiàn)了信息資源、工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的緊密聯(lián)系，也可以形成一個(gè)高效的、良好的交流環(huán)境供他們進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，這樣，使工作人員更為出色地完成了各項(xiàng)任務(wù)，工作效率也會(huì)大幅度的提升。辦公室內(nèi)部資源共享的得以實(shí)現(xiàn)使因?yàn)閮?nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，其在人力、物力、財(cái)力等方面可以得到最大化的利用[3]。經(jīng)管理員的允許以后，每個(gè)單位單位的單位人員都可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中區(qū)尋找自己需要的信息資源，直接獲取高質(zhì)量的打印文件，避免了傳統(tǒng)辦公室中多人合作，資源浪費(fèi)的現(xiàn)象[1]。辦公人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用在辦公過(guò)程中的效率很大程度上超過(guò)了傳統(tǒng)辦公室。

1.2文檔管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

信息技術(shù)快速的處理了大量不同類型的文檔，一些永久性的文檔也不會(huì)應(yīng)為時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致不能很好的找到和對(duì)其進(jìn)行使用。要想對(duì)文檔進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，就應(yīng)做到合理的文件存儲(chǔ)和文件存放空間的緊縮，還有對(duì)光盤、移動(dòng)硬盤的合理使用。可是，由于一些單位或機(jī)構(gòu)要對(duì)一些文件或多或少的進(jìn)行保密工作，那么訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置也就顯得尤為重要。訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，避免了無(wú)關(guān)人員對(duì)文件的無(wú)權(quán)訪問(wèn)從而不能進(jìn)行操作[4]。同時(shí)，也就不用擔(dān)心其他人員的文件進(jìn)行瀏覽使用、修改以及打印。此外，傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中工作人員不僅需要在辦公事務(wù)上進(jìn)行交流，還需要對(duì)各種文件進(jìn)行復(fù)印與打印，這樣會(huì)形成大量的文本檔案，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生一定的辦公成本，通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案自動(dòng)化辦公中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠分廠簡(jiǎn)便、直接的和員工進(jìn)行溝通，并在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行文檔的打印、儲(chǔ)存等，能夠顯著的降低成本。

1.3信息技術(shù)在信息檢索中的應(yīng)用

在這個(gè)被信息化的時(shí)代里，計(jì)算機(jī)在信息檢索中的重要性尤為突出，計(jì)算機(jī)由軟件和硬件兩部分組成，因此在計(jì)算機(jī)中安裝可靠有效的檢索系統(tǒng)并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與其他檢索引擎進(jìn)行連接，我們就能有效地在國(guó)內(nèi)外、國(guó)際性的各類復(fù)雜信息中獲取我們需要的有效信息，從而讓領(lǐng)導(dǎo)更加果斷自信的做出決策。

2　B/S結(jié)構(gòu)應(yīng)用與Web2.0技術(shù)應(yīng)用

2.1B/S結(jié)構(gòu)應(yīng)用

B/S結(jié)構(gòu)的模式的應(yīng)用目前已經(jīng)取代了C/S模式的應(yīng)用，并且在不斷擴(kuò)展中。采用B/S結(jié)構(gòu)的核心在于將該階段服務(wù)器針對(duì)具體請(qǐng)求完成自動(dòng)化處理，并將所需咨詢面向?yàn)g覽器進(jìn)行反饋，從而便利的完成運(yùn)行與維護(hù)工作。

2.2Web2.0技術(shù)應(yīng)用

信息時(shí)代，隨著Web2.0技術(shù)應(yīng)用在現(xiàn)代商務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展，其開設(shè)擁有了優(yōu)秀的開發(fā)以及交流平臺(tái)，形成了服務(wù)器以及對(duì)應(yīng)性的內(nèi)容。不同類別服務(wù)漸漸形成的服務(wù)連接多元化的商務(wù)創(chuàng)建了系統(tǒng)、多樣的服務(wù)平臺(tái)。Web2.0技術(shù)應(yīng)用不僅很好的消除了Web2.0技術(shù)不僅很好的消除了企業(yè)與客戶之間溝通層面的障礙，還可以是辦公環(huán)境得以優(yōu)化。總之，Web2.0技術(shù)的應(yīng)用不斷地在向客戶的需求上前進(jìn)，也使企業(yè)真正對(duì)辦公過(guò)程中自動(dòng)化以及無(wú)紙化的要求得以實(shí)現(xiàn)，顯著的提升辦公人員的辦公效率。

3　辦公自動(dòng)化信息技術(shù)的前景和未來(lái)發(fā)展

3.1前景分析

目前，我們正處于信息大爆炸的階段，隨著對(duì)承接業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張和豐富，用戶應(yīng)用辦公系統(tǒng)的同時(shí)，為面臨各種各樣的數(shù)據(jù)的復(fù)雜性以及實(shí)際問(wèn)題。為此，通過(guò)應(yīng)用辦公軟件可自動(dòng)化、智能化的處理相關(guān)工作問(wèn)題，可提升用戶的日常工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。另外，辦公軟件總量不斷增加，為了市場(chǎng)的擴(kuò)展，更多的軟件公司使出渾身解數(shù)爭(zhēng)取客戶。各種辦公軟件出現(xiàn)混雜的狀況，導(dǎo)致一些工具不僅不會(huì)提升辦公效率，還會(huì)使辦公環(huán)境造成負(fù)面影響。所以，在今后辦公自動(dòng)化應(yīng)用會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)整理分類各類軟件工具，使各項(xiàng)軟件工具做到相輔相成，并體現(xiàn)協(xié)同化的特征，從而解決一些實(shí)際的問(wèn)題[5]。

3.2未來(lái)發(fā)展

辦公自動(dòng)化信息技術(shù)的未來(lái)發(fā)展主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：其一，視頻技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量視頻技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠充分的發(fā)揮視頻感性表現(xiàn)力大、直觀的特點(diǎn)，在不同的區(qū)域通過(guò)攝像頭參與會(huì)議和辦公，甚至能夠清晰的看到發(fā)言人的面部表情，具有非常好的發(fā)展前景。其二，無(wú)線技術(shù)的應(yīng)用，隨著筆記本電腦、手機(jī)的廣泛普及，通過(guò)利用無(wú)線技術(shù)，如WiFi技術(shù)，人們可以隨時(shí)隨地辦公，如賓館、咖啡廳、餐廳等，其便利性越來(lái)越受到人們的青睞。其三，靈活的工作流，電子文件相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，其在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)男矢撸瑐鬟f文件的類型更加豐富，如語(yǔ)音、動(dòng)畫、圖片以及文字等，顯著的提高文件的流動(dòng)性，因此稱該種文件的流動(dòng)現(xiàn)象為工作流。工作流是所有辦公中必不可少的環(huán)節(jié)，由于工作流的用途各不相同，為了保證能夠滿足辦公需求，需要不斷的提高工作流的靈活性。

4　結(jié)論

辦公自動(dòng)化不但可以解決各類信息問(wèn)題，還能很好的完成信息數(shù)據(jù)的快速傳輸和交流。隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、通訊的快速發(fā)展日趨完善，信息技術(shù)將實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的優(yōu)化更新，更加便利快捷地促進(jìn)信息交流與溝通，將有效的解決辦公過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題[3]。未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，辦公自動(dòng)化將進(jìn)一步朝著智能化、協(xié)同化的方向發(fā)展，我們要有效的應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，今兒實(shí)現(xiàn)綜合效益目標(biāo)。

[1] 王繼業(yè),孟坤,曹軍威等.能源互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)研究綜述[J].計(jì)算機(jī)研究與發(fā)展,2015,52（5）:1109-1126.

[2] 徐亮,歐歷云,王小剛等.基于角色的辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)[J].西安電子科技大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）,2000,27（1）:110-114.

[3] 李華,曹振生.高校辦公自動(dòng)化[J].重慶大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）,2001,24（3）:150-152.

[4] 王宏飛.辦公自動(dòng)化中的信息技術(shù)應(yīng)用探討[J].中國(guó)信息技術(shù)教育,2014,（12）:51.

[5] 周峙峰.淺析信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息,2010,（30）:102.

Application of Information Technology in Office Automation

ZHAO Yu-hua
（Nantong University Affiliated Hospital of Jiangsu, Nantong, Jiangsu 226000）

for advanced and scientific document data management methods, commonly used document retrieval becomes more and more convenient through information technology, and it also can help process words accurately, process and analyze graphics and images. For the time being, we have not been fully understanding and using function and advantages of information technology yet. So, the article will discuss application of information technology in office automation in written form, so that it can be applied better in office automation.

Information technology；Office automation；Application