高職院校青年教師電子化培訓檔案管理研究*

樂永孝

（陜西能源職業技術學院 人事處，陜西 咸陽712000）

高職院校青年教師電子化培訓檔案管理研究*

樂永孝

（陜西能源職業技術學院 人事處，陜西 咸陽712000）

隨著高職院校規模及學生招生規模的擴大，青年教師在高職院校教師隊伍中所占的比例越來越高，已經成為高職院校可持續發展的基礎，更是高職院校發展潛力所在。在青年教師培養過程中，為了提高其教學能力和教學水平就要進行多種多樣的培訓，而建立電子化培訓檔案對于教師個人和高職院校來說都有積極的意義。

高職院校；青年教師；培訓檔案；電子化

隨著大數據時代的來臨，數據已經滲透到各個行業和業務職能領域。同時網絡技術與多媒體技術不斷地融合于教學、培訓領域，使建立青年教師電子化培訓檔案成為時代發展的必然趨勢。

一、電子化培訓檔案的概念

電子化培訓檔案是指管理人員利用計算機軟件和網絡手段，對培訓過程中所涉及的信息進行電子化整理的過程。建立青年教師培訓檔案，并對其進行電子化管理是大數據時代各高職院校青年教師培訓檔案管理的趨勢。

二、建立電子化培訓檔案的意義

1.便于信息分享，有利于提高檔案利用率

目前，高職院校的教師培訓檔案利用率不高或者基本沒有利用。利用電子化培訓檔案，可以記錄與收集青年教師在培訓過程中產生的大量數據信息和培訓資源。并利用計算機軟件建立青年教師培訓檔案管理系統［1］。就可以對相關培訓數據進行整理和分析，同時把培訓過程中產生的有價值的信息與其他青年教師交流和分享，為青年教師自身學習反思提供幫助。

2.加強過程管理，有利于提高培訓效率

高職院校青年教師參與的很多培訓項目，培訓過程中存在著嚴重的形式主義。有些青年教師在參加培訓的時候只是去簽個到，只關心培訓證書而不注重培訓過程中真正有價值的東西。實行培訓檔案電子化后，通過對培訓過程中的音頻、視頻、圖像等進行整理和收集，實現對培訓人員的有效監管。可以防止培訓過程中出現形式主義問題，從而提高培訓效率。

3.倡導低碳環保，有利于節約資源

電子化培訓檔案可以實現一次整理，多次產出，還能有效的減少印刷、筆墨等辦公費用，實現了資源的節約。在傳統的培訓檔案管理方式中，青年教師查閱相關培訓資料時需要大量的時間去分頁查找，對自己有用的資料還要去記錄和復印。而建立電子化培訓檔案后，查閱相關資料時可利用檢索功能在很短的時間內找到自己需要的資料，而且可以將對自己有用的資料用U盤等移動存儲工具直接復制，方便快捷又節省紙張。

4.加強資源整合，有利于評價的開展

目前高職院校青年教師培訓檔案的管理方式已經不能適應時代發展的要求［2］。隨著信息化程度的不斷提高，慕課、網校等新的教育培訓形式的出現，讓原有的紙質化培訓檔案管理方式變的沒有效率。對培訓檔案進行電子化管理后，可以實現培訓中資金、時間、結果等內容的橫向和縱向對比。為實現對青年教師培訓效果進行系統化的考核評價提供了良好的基礎。通過數據分析，便于青年教師找出自己的優勢和劣勢，同時有利于高職院校集中優勢資源重點培養培訓效率高的青年教師快速成長為骨干教師。

5.有利于學員養成反思的意識和能力

培訓對大部分青年教師來說，當時會感覺很有幫助、很有啟發也很有想法，但是經過一段時間的冷卻，這樣的啟發隨時會煙消云散，最終也對其產生不了什么影響。有的青年教師當時感觸很深，培訓后寫了心得體會和總結交給管理部門，但是自己卻沒有存檔，遺失了有價值的東西。目前，高職院校組織青年教師參加的培訓不少，但是往往培訓效果不佳，在一定程度上是因為他們沒有恰當的反思，也沒有合適的機會或者渠道進行反思。建立電子化培訓檔案后，青年教師可以隨時對培訓中的隨筆、學后心得體會、學習日記等進行記錄與長期存儲，將培訓中的點點滴滴、所感所想、思維的火花記錄下來，通過“實踐-反思-實踐”的過程逐漸提升自己的教學能力和教學水平。

三、建立電子化培訓檔案存在的問題

1.青年教師培訓檔案管理混亂

目前，大部分高職院校沒有建立培訓檔案制度，多是參加完培訓就完事，缺乏對培訓資料的收集整理和效果考核。在日常的培訓檔案管理中沒有實現培訓檔案的分類管理，資料丟失問題嚴重。培訓過程中也存在因培訓而培訓，目的性、針對性不強，浪費資源等問題［3］。

2.電子化過程中真實性難以保障

在對青年教師培訓檔案進行電子化的過程中，由于參與人員自身水平和能力的限制，建立的電子檔案內容可能和實際檔案存在差異。另外，由于電子化文件具有易于刪改的特點，且修改后的痕跡不易被發現，篡改一旦發生，往往難以查證，可能會給單位和個人帶來損失。

3.缺乏規范化的標準

對培訓檔案進行電子化要做很多基礎性的工作，最主要的是要建立一套規范化的標準。信息化時代存在多種多樣的管理軟件，加上各地區、學校之間實際情況的不同，建立起來的電子檔案無法實現數據互通，需要浪費大量的人力進行比對、核實鑒定。

4.電子化培訓檔案的安全問題

建立電子化培訓檔案要面對各種層次的安全問題，如信息安全、設備安全、人為因素等。無論哪一個環節出現問題，都可能會導致數據丟失或重要信息泄露，這將給單位和個人產生嚴重的影響。

5.檔案管理人員的素質有待提高

實施青年教師培訓檔案電子化，管理人員的素質和能力很關鍵［4］。電子化檔案管理需要管理人員具有較高的計算機水平，能將紙質材料熟練的轉化為電子文檔，能對電子文檔進行編目，能對電子化檔案的信息化數據進行處理。目前，高職院校中，大部分檔案管理人員計算機水平偏低，雖然引進了現代化的管理工具，但是仍不能發揮其作用。這嚴重影響著電子化檔案建設進程。

四、電子化培訓檔案的實施與建議：

1.開發青年教師電子化檔案管理系統

要實現培訓檔案電子化首先要有建立一個培訓管理系統，系統的功能包括：青年教師的基本信息，每年的培訓項目、天數、資金投入情況，培訓效果的考核評價情況等，要能實現本院校青年教師的橫向對比，如同職稱對比、同專業對比等。根據每個人的資金時間投入產出效果可以適當調整培訓方案，提高培訓效率。

2.加強培訓檔案管理人員的培養

要實現培訓檔案的科學化、電子化管理，檔案管理人員的素質提升是關鍵。電子化檔案的實施是以現代化和信息化手段為前提的，檔案管理人員需要利用現代化手段對培訓檔案進行整理和數據分析。檔案管理人員要有現代化的管理理念和管理手段。讓其學會利用培訓管理系統來處理和分析培訓中的各種數據。因此提升培訓檔案管理人員的素質，是進行培訓檔案電子化的關鍵。

3.做好原始資料的收集和整理

培訓檔案的電子化過程是將大量的紙質的原始數據轉化為電子化數據的過程。為了提高工作效率，應該做好原始資料的歸類和整理。對培訓過程進行規范化管理，注意收集培訓過程中產生的各種數據，如培訓目標、培訓對象、培訓內容、培訓天數、資金利用、培訓總結和考核情況。

4.要建立統一的規范化標準

目前各高職院校使用的管理系統五花八門，各個系統的數據來源不一，格式不同［5］。為確保電子化培訓檔案管理工作的順利進行，相關部門應該積極建設和完善相關的技術標準和制度規范，建立切實可行的管理辦法。對培訓檔案進行電子化管理是一項復雜的系統工程，要做到對檔案資料的高效使用必須依賴一個規范的管理標準，既要滿足相應的技術條件，也要滿足高職院校的發展要求。

五、總結

盡管檔案信息化建設存在著許多難題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發展方向。進行電子化培訓檔案管理符合當前高職院校發展趨勢，對高職院校的發展有著及其重要的現實意義。其應用必然會越來越深入和普及，必能大力促進高職院校教育培訓工作信息化的快速發展。

［1］李英.高校教育干部培訓電子檔案管理淺析［J］.河南教育（高校版），2011（12）.

［2］王青.論信息環境下的高職院校檔案管理［J］.職業時空，2012（9）.

［3］李虹.對干部培訓質量管理體系建設的初步研究［J］.管理觀察，2013（23）.

［4］張巖.淺談高校檔案管理人員的素質及其提高對策［J］.赤峰學院學報（自然科學版），2015（1）

［5］易著梁.論高職院校教學檔案電子化過程的質量監控［J］.教育與職業，2015（15）.

（編輯：王曉明）

G434

A

1673-8454（2016）11-0065-02

本文系2015年陜西省高等職業教育教學改革研究重點課題“提升高職院校青年教師教學能力和教學水平的途徑與方法研究”（課題編號：15Z27）的研究成果。