工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與意義

趙曼宇，李 響，李玉芝

（中國(guó)寰球工程公司 遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與意義

趙曼宇，李 響，李玉芝

（中國(guó)寰球工程公司 遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展之下，化工行業(yè)的檔案管理工作不僅需要適應(yīng)時(shí)代的需求，也要找到自身前進(jìn)的方向。以中國(guó)寰球工程公司遼寧分公司工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的實(shí)踐為研究?jī)?nèi)容，闡述了新的檔案管理理念和建立工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的意義，及通過(guò)工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提高檔案的工作效率和利用效率。

工程設(shè)計(jì)；數(shù)字檔案；數(shù)據(jù)庫(kù)

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案是項(xiàng)目工程建設(shè)活動(dòng)的記錄，它是直接以電子形式產(chǎn)生和存在的具有保存價(jià)值的文字和圖紙。這一定義主要體現(xiàn)了其產(chǎn)生的原創(chuàng)性和其存在形式的唯一性，即數(shù)字是其唯一存在形式。現(xiàn)今計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案工作的主要工具，正是在這樣的工作背景下，給當(dāng)今的檔案部門和檔案工作者都提出了新的問(wèn)題，也給檔案部門和檔案工作者提供了創(chuàng)新空間，而且這些在以計(jì)算機(jī)生成的工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案中更為突顯。

在一家部門和管理體制成熟的工程公司中，一套完整的工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案的產(chǎn)生是需要由很多部門分工及配合才能完成的，在其過(guò)程中如何能有序、完整、科學(xué)、安全的使原生數(shù)字檔案進(jìn)行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)及建立起數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并最終提高利用效率是需要樹立新的檔案管理理念和形成新的檔案管理模式，這是作為當(dāng)今化工設(shè)計(jì)行業(yè)中檔案工作者勢(shì)在必行的一項(xiàng)工作。

1 檔案管理理念

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立應(yīng)以無(wú)縫式工作程序?yàn)榛A(chǔ)，所謂的無(wú)縫式工作程序是指在工作理念、工作管理模式和無(wú)縫體系三個(gè)方面的無(wú)縫化。

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案部門與設(shè)計(jì)人員在理念上的無(wú)縫對(duì)接

自從計(jì)算機(jī)全面進(jìn)入到設(shè)計(jì)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)以來(lái)，工程設(shè)計(jì)檔案管理工作也在經(jīng)歷著變革，其管理方向和管理理念及載體都在改變，即由之前的無(wú)要求被動(dòng)的收集工程設(shè)計(jì)檔案到以自身需求主動(dòng)、清晰、有要求的收集工程設(shè)計(jì)檔案；由之前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到現(xiàn)今的數(shù)字化檔案。在此環(huán)境之下，工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案的無(wú)縫化管理的建立宗旨應(yīng)是使用人員參與度高、滿意度高的檔案服務(wù)模式，其中設(shè)計(jì)人員的積極參與能夠更好的為檔案提供工作方向，同時(shí)設(shè)計(jì)人員反饋出的結(jié)果也能更好的完善檔案部門的服務(wù)方式和質(zhì)量，從此在服務(wù)與被服務(wù)之間進(jìn)行良性循環(huán)，由此達(dá)成設(shè)計(jì)人員與檔案部門在理念上的無(wú)縫式銜接，實(shí)現(xiàn)兩者之間雙贏的局面。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的無(wú)縫化

在計(jì)算機(jī)信息化時(shí)代里，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在承受著巨大的壓力，它已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)今檔案工作的需求，革新已經(jīng)勢(shì)在必行。此番改革不僅僅是各個(gè)部門檔案工作方式的改革，更是對(duì)于整個(gè)檔案工作模式的完善和優(yōu)化。管理模式無(wú)縫化的最終目標(biāo)是為減少設(shè)計(jì)人員和檔案人員在流程處理上的時(shí)間，以簡(jiǎn)化為導(dǎo)向?yàn)樵O(shè)計(jì)人員實(shí)實(shí)在在服務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)各部門之間的無(wú)縫化銜接、實(shí)現(xiàn)檔案部門與其他部門由不連續(xù)到連續(xù)的轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，降低工作溝通成本和節(jié)約工作溝通時(shí)間。

1.3 實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案體系的無(wú)縫化

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案體系的無(wú)縫化最主要的特征為“一站式”，通過(guò)建立完整的檔案信息技術(shù)共享平臺(tái)來(lái)減輕設(shè)計(jì)人員和檔案人員的工作負(fù)擔(dān)。此體系的建立需要由設(shè)計(jì)人員、檔案工作者及相關(guān)人員積極參與，提出具體、實(shí)際的需求，通過(guò)相關(guān)管理軟件建立銜接無(wú)縫的辦公體系，解決設(shè)計(jì)人員與檔案部門及相關(guān)人員或部門之間的流程繁復(fù)、審批過(guò)多、設(shè)計(jì)收尾工作耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，并且更加有利于檔案部門方便快捷地收集檔案、統(tǒng)計(jì)檔案和利用檔案。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立中，我們一共應(yīng)用了三種全方位的檔案管理軟件，首先是針對(duì)于工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案“一站式”收集的Poweron項(xiàng)目管理信息平臺(tái)，其次是針對(duì)于工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案所涉及的相關(guān)資料“一站式”收集的ProjedtWise工程內(nèi)容管理系統(tǒng)軟件，最后是針對(duì)于保存工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案和工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案的檔案管理軟件[1-3]。

2 實(shí)踐操作流程

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一共分為兩個(gè)部分三個(gè)階段，第一部分為收集部分，其涉及工程設(shè)計(jì)原生檔案的和相關(guān)資料的收集與整理，并包含兩個(gè)階段：Poweron階段和ProjedtWise階段；第二部分為保存與利用部分，涉及檔案電子管理軟件階段，它也是工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的核心。

2.1 Poweron階段

Poweron項(xiàng)目管理信息平臺(tái)是分公司生產(chǎn)管理工作的整合系統(tǒng)（圖1），此軟件使檔案的收集工作變得更加方便、快捷，直接體現(xiàn)出工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案體系的主要特征“一站式”管理（圖2），與此同時(shí)，檔案統(tǒng)計(jì)工作也可以直接在此軟件上生成，提高了檔案管理中的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)的工作效率[4]。

圖1 Poweron 操作截面(1)Fig.1 Poweron section of operation(I)

圖2 Poweron 操作截面(2)Fig.2 Poweron section of operation(II)

2.2 ProjectWise階段

ProjectWise是一個(gè)三層構(gòu)架的工程內(nèi)容管理系統(tǒng)，專為滿足當(dāng)今工程作業(yè)流程的復(fù)雜需求而設(shè)計(jì)。它為工程項(xiàng)目的各個(gè)參與方提供一個(gè)信息平臺(tái)，對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的工程內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)管理與有效控制，確保分散的工程內(nèi)容具備唯一、安全和可控性，幫助工程設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)跨地域、跨專業(yè)的協(xié)同工作。打開ProjectWise操作軟件點(diǎn)擊“DMS”，進(jìn)入登入窗口（圖3）輸入檔案管理員的賬戶和密碼，此賬戶的唯一性也有效的保證了軟件上文件的安全性和保密性，進(jìn)入到軟件后找到檔案人員所管理的項(xiàng)目檔案號(hào)，項(xiàng)目檔案號(hào)里面分成不同的管理區(qū)域，如公共工作區(qū)、項(xiàng)目工作區(qū)、專業(yè)交換區(qū)、專業(yè)提交區(qū)、檔案管理區(qū)，此管理區(qū)域細(xì)致詳盡的收集了一個(gè)項(xiàng)目中所涉及的所有文件，這些文件的收集不單為了滿足檔案的收集需求，更能在今后的工作當(dāng)中得到運(yùn)用，例如對(duì)公司設(shè)計(jì)成品知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維權(quán)和快速查詢?cè)O(shè)計(jì)要求。與此同時(shí)，在此管理平臺(tái)上我們還開設(shè)了一塊檔案人員的專門區(qū)域保存其收集的所有工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案，此區(qū)域也是工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案的備份區(qū)（圖4）。

圖3 Projectwise 操作截面（1）Fig.3 Projectwise section of operation(I)

圖4 Projectwise 操作截面（2）Fig.4 Projectwise section of operation(I)

2.3 電子信息庫(kù)檔案管理軟件階段

在此階段我們運(yùn)用了電子檔案管理軟件，這個(gè)部分是工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的儲(chǔ)存核心部分，在這里我們存放著從建院初始直至今天的所有項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案及其相關(guān)工程文件，同時(shí)通過(guò)電子檔案管理軟件我們可以快速定位所需要的工程設(shè)計(jì)檔案保存位置，并提高利用效率。

3 數(shù)據(jù)庫(kù)建立的意義和利用

3.1 原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的意義

隨著工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，解決了許多傳統(tǒng)檔案管理所產(chǎn)生的問(wèn)題，如庫(kù)房檔案積壓?jiǎn)栴}、再利用檔案底圖損壞問(wèn)題及檔案人員職業(yè)健康問(wèn)題等。

3.1.1 解決工程設(shè)計(jì)檔案存檔數(shù)量龐大致使的原有庫(kù)房使用緊張的問(wèn)題

從建院至今，我們的項(xiàng)目數(shù)量已經(jīng)從零星的幾個(gè)項(xiàng)目發(fā)展到現(xiàn)今的2 400多個(gè)工程項(xiàng)目，檔案部門的工程設(shè)計(jì)檔案存檔數(shù)量也在以成倍的方式進(jìn)行增長(zhǎng)，外加紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存密度小的原因，致使原有的檔案庫(kù)房使用緊張，無(wú)法滿足存檔需求，迫使工程設(shè)計(jì)檔案不能入柜，而是散放在檔案庫(kù)房。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅消除了這一問(wèn)題，還節(jié)約了公司重新改造建立檔案庫(kù)房的開資，與此同時(shí)，更能在檔案制成費(fèi)用和藍(lán)圖費(fèi)用上節(jié)能增效近30萬(wàn)元（表1、2、3）。

表1 藍(lán)圖制作費(fèi)Table 1 Cost of blueprint preparation

表2 檔案盒費(fèi)Table 2 Cost of file boxes

表3 l硫酸紙制圖費(fèi)Table 3 Cost of acid paper print

3.1.2 解決了再次利用對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案底圖損壞的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)檔案管理中，紙質(zhì)檔案載體性能較為穩(wěn)定、內(nèi)容真實(shí)可靠，外加其可長(zhǎng)久保存等優(yōu)勢(shì)，所以一直適用至今，但在公司的日常工作需要當(dāng)中，工程設(shè)計(jì)檔案并不是一旦存入永不借閱和利用，無(wú)論是業(yè)主需求還是專業(yè)人員或管理人員的需求都會(huì)多次被提出、利用，這些行為都會(huì)使底圖檔案快速老化和破碎，并且反復(fù)修補(bǔ)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中無(wú)論是在人力還是物力上都會(huì)造成了很多浪費(fèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立正解決了這個(gè)問(wèn)題，數(shù)據(jù)庫(kù)建立之后再利用的工程設(shè)計(jì)檔案就可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案或工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案。

3.1.3 解決傳統(tǒng)檔案管理對(duì)檔案人員職業(yè)健康影響的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)檔案管理當(dāng)中，由于藍(lán)圖生成的特殊性（藍(lán)圖生成需使用氨水）也給檔案人員在日常工作中帶來(lái)一些不可避免的傷害，檔案人員在整理藍(lán)圖時(shí)需要碰觸，并且會(huì)吸入藍(lán)圖上的一些殘留氨水，久而久之就會(huì)危害到檔案人員的身體健康，隨著公司對(duì)于HSE管理的重視，藍(lán)圖的使用也有悖于公司的工作理念，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立正解決了此問(wèn)題，檔案人員以后可以不再接觸藍(lán)圖，而是不再產(chǎn)生工程設(shè)計(jì)檔案藍(lán)圖，改為利用工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案或工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案。

3.1.4 避免了工程設(shè)計(jì)原生檔案收集過(guò)程中所存在的人為因素

在以往的工程設(shè)計(jì)檔案收集過(guò)程當(dāng)中，一個(gè)傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)成品在設(shè)計(jì)完成之后需要通過(guò)校對(duì)人、審核人及會(huì)簽人的當(dāng)面審查和簽字才能存檔，在這個(gè)過(guò)程中設(shè)計(jì)人員所面對(duì)的最直接的一個(gè)問(wèn)題就是其審核人、校對(duì)人及會(huì)簽人不在公司，而Poweron項(xiàng)目管理信息平臺(tái)中電子簽名的使用，完全解決這個(gè)實(shí)際困難，設(shè)計(jì)人員只需將設(shè)計(jì)成品以數(shù)字的形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審核和簽署，并最終上傳至 Poweron項(xiàng)目管理信息平臺(tái)進(jìn)行存檔就可以了。

3.1.5 解決工程設(shè)計(jì)檔案利用率低的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)檔案管理當(dāng)中，紙質(zhì)檔案形成時(shí)間長(zhǎng)、整理慢、檢索速度慢等缺點(diǎn)也一直在困擾著檔案人員和專業(yè)人員，致使其利用效率較低，并使得保存完好的檔案無(wú)法最大限度地發(fā)揮自身的價(jià)值，更談不上在其基礎(chǔ)之上創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，而數(shù)據(jù)庫(kù)的建立則能提高利用效率[5]。

3.2 原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的利用

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立宗旨不僅是為了公司的節(jié)能增效，它的建立更為重要的作用就是利用。在工程設(shè)計(jì)檔案原生數(shù)字檔案和工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案利用中我們分為項(xiàng)目直接利用和工程設(shè)計(jì)檔案原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案重新編研后再利用兩方面。

工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在項(xiàng)目直接利用方面，給我們帶來(lái)的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益和直接提高的工作效率，它可以使檔案人員快速、精準(zhǔn)為需求者提供其所查詢的檔案和相關(guān)資料，使設(shè)計(jì)人員根據(jù)新項(xiàng)目的需求和標(biāo)準(zhǔn)，在同類項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案上進(jìn)行制圖、設(shè)計(jì)，減少工作時(shí)間、加快制圖效率。

例1：

山東菏澤玉皇項(xiàng)目在設(shè)備專業(yè)中需要設(shè)計(jì)一臺(tái)重要的再熱器，根據(jù)業(yè)主需求，致使設(shè)計(jì)時(shí)間緊迫，為此設(shè)備室設(shè)計(jì)人員直接利用同類項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案進(jìn)行設(shè)計(jì)，最終節(jié)約了一半的設(shè)計(jì)時(shí)間，更為公司節(jié)省日常開資近72萬(wàn)元。

例2：

新陽(yáng)科技集團(tuán)有限公司設(shè)計(jì)項(xiàng)目，項(xiàng)目非標(biāo)靜設(shè)備多、工期緊張，在這種情況下設(shè)計(jì)人員利同類專業(yè)工程設(shè)計(jì)原生數(shù)字檔案，最終提高了非標(biāo)靜設(shè)備的設(shè)計(jì)效率，共節(jié)省四分之一的設(shè)計(jì)時(shí)間。

在工程設(shè)計(jì)檔案原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案重新編研后再利用方面，我們通過(guò)以各專業(yè)為線索進(jìn)行施工圖、設(shè)計(jì)變更和竣工圖的編研，此類編研對(duì)于一個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的積累是很有幫助的，因?yàn)樵谑┕み^(guò)程中由施工圖到竣工圖會(huì)產(chǎn)生一些設(shè)計(jì)變更，設(shè)計(jì)變更是工程施工過(guò)程中設(shè)計(jì)問(wèn)題和客觀環(huán)境問(wèn)題的一種體現(xiàn)，正是對(duì)它的編研可以使它成為各個(gè)專業(yè)在同類項(xiàng)目的輔助資料和參考學(xué)習(xí)資料，有利于提高同類項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量和速度，這樣一個(gè)良性的循環(huán)也能間接的為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和軟實(shí)力——技術(shù)知識(shí)的提升。

［1］ 李海鷹. 原生數(shù)字檔案的特點(diǎn)與構(gòu)建原則[J]. 蘭臺(tái)世界，2015(6)：33．

［2］ 李海鷹. 原生數(shù)字檔案無(wú)縫隙管理模式的構(gòu)建目標(biāo)[J]. 蘭臺(tái)世界，2015(5)：36．

［3］ 高當(dāng). 中外電子檔案管理管理理念及模式對(duì)比研究[J]. 檔案管理，2015(11) 下：56-58

［4］ 劉念，唐一鴻，李名選. 基于電子檔號(hào)章的檔案安全保障系統(tǒng)研究與實(shí)踐[J]. 檔案學(xué)研究，2016(2)：115-117．

［5］ 李群，高振江. 提升檔案管理科學(xué)化水平六策[J]. 管理研究，2016(4)下： 44．

續(xù)表

4 結(jié)束語(yǔ)

本文闡述了現(xiàn)有的天然氣濾芯性能測(cè)試方法，對(duì)現(xiàn)有 SY/6883 濾芯過(guò)濾性能試驗(yàn)方法中的不足之處進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其濾芯測(cè)試方法并未涉及全壓差下的濾芯性能測(cè)試，不能很好的反映出濾芯在實(shí)際工況下的過(guò)濾效率，所以提出了新的濾芯性能測(cè)試方法，將容塵效率測(cè)試加入天然氣濾芯性能中。結(jié)合天然氣濾芯自身運(yùn)行工況的特點(diǎn)，測(cè)量濾芯在25%、50%、75%和100%更換壓差時(shí)濾芯對(duì)于粉塵和液滴的過(guò)濾效率，反映了濾芯在不同壽命使用階段時(shí)的過(guò)濾性能。最后給出了具體的天然氣濾芯性能試驗(yàn)流程，對(duì)天然氣濾芯測(cè)試和新型天然氣濾芯的研發(fā)，有一定的指導(dǎo)意義。

參考文獻(xiàn)：

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Establishment and Significance of the Native Digital Archive Database for Engineering Design

ZHAO Man-yu，LI Xiang，LI Yu-zhi

（HQC (Liaoning) Company, Liaoning Fushun 113006，China）

Under the background of big data era, with the rapid development of computer technology, the archives management of the chemistry industry should not only satisfy the requirement of the times，but also find its own development direction. In this paper, the establishment process of original digital archives database in HQC(Liao Ning )Company was studied, and new concept of archive management was discussed as well as the significance of establishing the native digital archive database for engineering design. It's pointed out that, the establishment of original digital archives database for engineering design can improve the management working and utilizing efficiencies of archives.

engineering design ; digital archives; databases

G 271

A

1671-0460（2016）12-2865-04

2016-11-21

趙曼宇（1964-），女，遼寧省撫順市人，副總工程師，碩士研究生，2010年畢業(yè)于中國(guó)海洋大學(xué)項(xiàng)目管理專業(yè)，研究方向：項(xiàng)目管理。E-mail:zhaomanyu@hqcec.com。