港臺高校檔案網站建設的特點及其啟示

朱顏郴

（福建衛生職業技術學院，福建 福州 350101）

港臺高校檔案網站建設的特點及其啟示

朱顏郴

（福建衛生職業技術學院，福建 福州 350101）

高校檔案網站作為我國檔案網站建設中一支活躍的生力軍，在我國不同類別的檔案網站中始終保持較高的覆蓋率。雖然內地高校檔案網站的建設已取得一定成效，但其發展仍屬于初級階段。本文通過研究香港、臺灣地區部分具有代表性的高校檔案網站的建設情況，從以下幾個方面分析特點，博采眾長，指出內地高校檔案網站建設和運行中存在的一些問題，進而歸納出對其建設現狀有益的幾點啟示。

檔案網站；網站建設；啟示

自2015年3月5日李克強總理在政府工作報告中提出制定“互聯網+”行動計劃，中國正逐步進入萬物互聯的網絡時代。檔案網站作為檔案信息化的重要組成部分，在高校信息化建設進程中也得到越來越多的關注和重視。我國檔案網站的建設發軔于20世紀90年代，歷經二十余年的發展，在數量上已經初具規模，在質量上還存在良莠不齊的現象。早在2005年國家檔案局中央檔案館發布的《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》（檔發〔2005〕1號）文件中，就提出要“充分利用網絡提供利用服務”，其具體做法就是“加強檔案網站建設”。本文在分析香港、臺灣地區高校檔案網站建設特點的同時，也歸納出內地高校檔案網站建設的特點，以利今后檔案網站建設的發展。

一、港臺地區高校檔案網站建設的特點

由于歷史因素，香港及臺灣地區檔案事業的發展與內地存在較大不同。香港地區的檔案事業發展起步于20世紀70年代，其檔案管理的方式、方法受英國影響較深；而臺灣地區因為沿襲傳統，沒有作為公共事業用途的國家級別的檔案館，檔案材料分別由各個機構自行保管。兩地檔案事業的發展汲取了發達國家的先進理念和工作方法，有自身的特性，其經驗成效對內地檔案事業的發展也有啟發和值得借鑒的地方。

（一）反映歷史變遷，凸顯人文內涵

《檔案館工作通則》里指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”。內地的高校檔案館保存的檔案材料，以學校發展及教學活動中形成的檔案資料為主。而香港地區高校由于檔案事業起步晚，檔案資料的館藏數量大多有限，展出的檔案資料側重體現高校的歷史變遷和文化內涵。如香港中文大學，該校各部門的檔案資料由各部門自行保管，學校的檔案專門網頁即該校的中國文化研究所網頁。研究所內設有中國考古藝術研究中心、文物館、中國古籍研究中心等機構，各自發展。其中的文物館成立于1971年，保存收藏和展覽中國文物，并把中國藝術、人文精神和文化遺產介紹給大眾，同時，也與其他機構協同開發中國藝術在社會、文化、技術及歷史等領域的跨學科研究。

香港地區檔案資料的數字化程度高，為了防止年代久遠的檔案資料因多次使用而受損，該地區較早就開始運用縮微拍照技術處理及保護原始檔案，因此，高校檔案網站對縮微材料和數字化檔案的運用較為純熟。香港城市大學的邵逸夫圖書館電子典藏，其內容由8個部分構成，其中包含漢古典特藏、英國法律特藏、民國文獻等檔案。電子典藏不是簡單羅列舊照片，而是根據拍攝內容、地域、年代、語言等要素對所有歷史資料進行悉心分類，每張照片還附有詳細的文字說明。照片的預覽模式以虛擬實景的方式給讀者身臨其境的感受，使讀者在領略歷史風貌的同時，也感受到微縮技術背后香港檔案工作者的人文情懷。

臺灣大學檔案館迄今近八十年來，已累積數以萬計的珍貴史料與藏品，包括公文檔案、臺灣原住民文物、動植物與昆蟲標本等，是臺灣自然環境、社會文化、學術發展的歷史見證。無論是該網站首頁的“從檔案中洞觀歷史，在檔案中品味藝術”，還是其宗旨“開創檔案文化新意向”，都凸顯出其傳播文化的功能。

（二）注重宣傳推廣，設計新穎有趣

當檔案資料以不同形式得到宣傳利用，越來越多地為人們所熟知，而不再是存放在庫房角落無人問津的古董時，檔案工作這項古老而又年輕的事業才能在當今社會煥發出新的光彩。

以臺灣大學檔案館網站為例，該網站主頁入口處除有常規中文版及英文版外，還設計了兒童版，以臺灣大學形象人物角色校長傅斯年、錢思亮、羅宗洛和檔案小精靈為線索人物，串聯起“臺大鐘聲為什么21響”“臺大校花不是美女”“臺大哪里最大”等趣味動畫影片。同時，該版本還結合延伸閱讀、檔案說書等圖文視頻幾種形式，最大限度地調動小朋友的閱讀興趣，可謂用心。

該館的宣傳推廣功能非常明顯，主要體現在檔案網頁上的三個一級類目：檔案展示、檔案修護、檔案創意。檔案展示類目里包括臺大檔案館近年來開展的豐富多彩的檔案主題展和推廣活動。比如2012年的“消失的印記系列活動之線上游戲”，通過記憶大挑戰游戲，將臺大富有歷史紀念意義的活動標記融于記憶挑戰游戲，意在通過此方式讓參與者牢記臺大的歷史；又如“葉組長親自幫您導覽臺大檔案館”活動，即是制作導覽視頻，由檔案館負責人親自導覽檔案館的方式拉近與師生的距離，提升部門形象，使大眾對檔案工作有新的認知和敬意。檔案修護類目包括修護作業、裱褙技法推廣活動及志工伙伴幾大項目，該館的推廣活動既包括對專業人員開展檔案修護培訓，還招募志工參與修護活動，在宣傳檔案修護工作的同時，也對染紙、紙雕等傳統手工技藝的傳承起到了促進推動作用。檔案創意類目的特色之處在于開發了檔案衍生產品——檔案創意商品。其創意之處在于通過跨單位合作、采用環保材質、加入檔案素材并結合時尚的方式開發檔案紀念品。臺大口袋地圖、傅斯年校長手稿紙膠帶、書法磁鐵等紀念品數量豐，設計理念新穎，部分紀念品還可通過網絡預購。

臺灣清華大學亦設有檔案應用專區網頁，內容豐富，包括影音在線分享網、數位校史館、檔案文創網站等。在影音分享網頁中，訪客可觀看知名院士細說校史的視頻。在數位校史館網頁內，不僅包括數位特展、校史影音，甚至還有口述歷史專題——由知名校友訪談稿及視頻資料組成的珍貴資料。而檔案文創專區也是一個出售檔案創意紀念品的專門網站。

（三）優化用戶體驗，網站規范易用

1.感觀體驗舒適簡潔

香港、臺灣地區的高校檔案網站十分注重用戶體驗的優化設計。總體而言，高校檔案網站設計的風格是簡潔、統一的。如香港科技大學、香港浸會大學的檔案網頁總體風格簡單大氣，而香港大學、臺灣大學的網站則以穩重復古的深棕色為背景顏色，加上牛皮紙、泛黃書頁等元素的運用，富有古典書卷氣息。臺灣大學檔案館的兒童版設計帶有動畫效果，但頁面響應速度較快，運用了恰如其分的背景音樂，給用戶以舒適的體驗。

2.交互體驗方便易用

其他注重用戶體驗的優化設計體現在信息檢索、查檔預約功能等方面。兩地大部分的高校檔案網站都配備了完善有效的檢索功能。香港嶺南大學、臺灣清華大學、臺灣中山大學等，其檢索范圍可包括校史典藏檔案、學術資源等，為用戶提供了極大的方便。例如香港城市大學的電子典藏，可進入系統對典藏資料進行搜索，所得結果會標注作者、題名、年代、尺寸等不同分類信息，清晰、簡單，讓人一目了然。另有查檔預約功能，在臺灣清華大學、臺灣中山大學的檔案網頁內，均設有檔案查詢申請書，用戶只要根據表格內容填寫并提交，即可完成申請程序。

3.瀏覽體驗引人入勝

兩地高校檔案網站欄目層次設計分明，層級間進入，返回簡單易操作，便于查找。各欄目內容翔實、創意新穎、形式豐富、可讀性強。臺灣大學檔案館的網站設計綜合運用了圖片、文字、多媒體、動畫效果等多種視覺元素，整體內容充實，動畫運用合理不突兀，雜而不亂、雜中有序，給用戶的瀏覽體驗較好。

4.情感體驗親和友好

香港、臺灣兩地的高校檔案網站大都配有英文網頁，甚至是多語言版本的網頁。一種是全英文的檔案網站：香港大學、香港科技大學、香港浸會大學、香港嶺南大學；另一種是中英文雙語版本自由切換的檔案網站：香港中文大學、香港理工大學、香港城市大學、臺灣大學。這種針對不同瀏覽群體開發不同網頁入口的方式，令用戶多了一分親近感。除了對瀏覽者進行分類外，兩地網站還開發了多種不定期舉辦的、鼓勵大眾參與的活動，如臺灣大學檔案館舉辦的橡皮章刻印教學、紙雕研習課程、招募志工裱褙修護檔案等，重在提高大眾的參與度，拉近與之距離。

5.信任體驗安全可靠

高校檔案網站的主頁里均有欄目介紹學校檔案館的基本情況以及歷年發展沿革，真實可信。臺灣清華大學的數位校史館欄目下有校友、教授及資深員工的口述歷史訪談稿、視頻。所有訪談人員均附照片并注明姓名、職務，做到影、音、圖、文并茂。前文提到的香港城市大學電子典藏，所有圖片資料詳細標明拍攝時間、地點、作者、題目、尺寸等具體信息，保證了數字化副本的真實性。另外，檔案網站都有有效的地址及聯系電話，方便問詢。

二、內地高校檔案網站建設現狀

我國內地高校檔案網站建設現狀具有以下幾個特點：

（一）信息資源匱乏、數據更新緩慢

多數內地高校檔案網站都存在以下幾個方面的問題：一是原始信息少，掛在檔案網站上的信息多為經過加工后的二次信息或三次信息；二是信息類別少，主要為檔案館的信息概況介紹、政策性宣傳文件，缺乏檔案工作新聞動態及當年工作要點總結等具有時效性的資訊信息；三是媒體形式少，視頻、音頻、3D效果及flash動畫等多媒體資源很少被直接運用于檔案網站。此外，內地多數高校檔案網站的數據庫資源偏少、檔案學術資源有限、信息資源加工程度不足，部分網站的搜索功能只能進行簡單的關鍵字檢索，無法提供全文信息。

其次，內地高校檔案網站上的信息更新速度較慢、時效性差。首頁的檔案工作動態信息間隔數月更新一次，僅少數檔案網站能夠做到每月更新。信息的匱乏和滯后嚴重影響了公眾對檔案網站的關注度。

（二）功能定位被動、互動服務較少

內地高校檔案網站的建設與香港、臺灣地區相比，另一顯著特點是功能定位略顯被動。內地檔案網站將自身定位為保管學校歷史資料、被動宣傳檔案工作成果的網站，在網站頁面設置檔案館概況、工作動態、規章制度等欄目，提供相關信息。各高校網站對互動服務的開發利用較少，瀏覽者只能通過單邊式互動渠道接收信息，無法開展互動交流，網站也沒有提供信息主動推送的服務。此外，多數高校檔案網站只針對學校內部師生提供所需檔案資料，也限制了高校檔案網站的發展。

（三）技術水平偏低、日常管理延滯

內地高校檔案網站重建設、輕維護特點突出。網站通常是由非專業人員進行簡單維護，而不是配備專業技術人員進行管理，網頁設計普遍簡單、水平偏低，內容布局和色彩搭配都比較嚴肅，圖像圖標的排布遵循最簡單的方式，未經設計。有些網頁由于鏈接久未更新，導致鏈接網址出錯，甚至無法顯示網頁。有時服務器出現問題，導致錯誤頻繁出現。這樣的情況降低了公眾的瀏覽興趣，直接影響了檔案網站宣傳功能發揮作用。

三、對內地高校檔案網站建設的啟示

（一）拓展文化功能，傳承中華文化

檔案是人類的文化遺產，在歷史文化傳承過程中扮演著極為重要的角色。香港及臺灣地區的高校檔案網站，有些并非以館藏數量取勝，而是憑借其自身的準確定位和文化內涵贏得大眾青睞。內地高校檔案網站可以根據自身檔案館館藏特色，挖掘文化內涵，以豐富多樣的形式呈現在大眾面前。對檔案歷史文化的宣傳可以不必拘泥于羅列時間史和翔實原始圖片的形式，互動體驗活動、講座視頻、檔案文化產品都是更為直觀的培養公眾檔案意識、傳播檔案文化的有效形式。內地館藏檔案的歷史根基與文化底蘊深厚，而近年來各高校在追求檔案數字化加工的過程中，卻往往忽略了對原始檔案背后文化的宣傳。拓展檔案的文化功能，不僅能夠引發公眾對檔案的濃厚興趣，更是延續與傳承中華傳統文化的重要手段。

（二）提升用戶體驗，改善交互設計

與香港、臺灣地區的高校檔案網站相比，內地高校檔案網站從建設之初到后期維護，對用戶體驗和交互設計都欠缺考慮。內地高校檔案網站可以借鑒其根據用戶喜好、習慣設計不同版本網頁，以滿足不同層次用戶需要（如香港地區普遍的英文版、臺灣大學檔案館的兒童版網頁）。在建設中，應充分考慮用戶體驗，增設不同網頁或是不同欄目，以便不同瀏覽者都能各取所需，也應使用戶在查詢信息時，突破時空和地域的限制，及時獲取所需資訊。在檔案網站上，應該把用戶常用的欄目放在醒目位置，可以增設網上調查、咨詢留言等欄目服務大眾，也可以運用博客、微博、微信、論壇、APP等社交媒體，將檔案咨詢發布在這些平臺上，拓寬大眾與檔案見面的渠道，使之成為貼近大眾日常生活，隨時隨地可以獲取的咨詢。

內地高校檔案網站在建設中忽視的交互設計，實際是以用戶為中心，致力于了解用戶滿足其期望、改善用戶體驗的設計。通過全方位、雙向的信息交流反饋交互設計，用戶在使用中可以實現快速完成任務、有效學習、及時獲取咨詢、得到所需服務的目的，并在使用過程中得到獨特體驗，獲得情感上的滿足。這就要求在高校檔案網絡建設時，設計者要充分考慮用戶在滿足基本需求的基礎上，完成操作或獲得訊息的難易程度、復雜程度以及舒適程度等。上至網頁的結構框架、內容模塊的設計，下至背景圖片配色、按鍵標識大小的選擇，都要考慮用戶的接受度，使之在瀏覽過程中獲得愉悅的體驗。

（三）強化創新意識，深化特色服務

內地高校檔案網站大同小異，一級類目多由檔案館概況、新聞公告、工作動態、檔案法規等幾個欄目組成，無論網站頁面設計，還是內容構成都多有雷同之處，千篇一律，缺乏獨創性。而香港、臺灣地區的高校檔案網站設計極富創新意識，從網站建設到檔案衍生產品的開發，都能根據自身資源發展特色，令人印象深刻。內地高校可以參考學習這種創新思維，針對自身特色開發利用檔案資源，從而形成具有鮮明特色的檔案網站。創新意識除了運用于網站建設，還可以用于設計檔案紀念品以及檔案文化產品。通過紀念品、文化產品的開發設計拓寬視野，進行跨單位、跨行業的合作，以達到增加檔案館黏性、宣傳檔案文化的目的，讓檔案工作煥發活力。

［1］國家檔案局中央檔案館.國家檔案局中央檔案館關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見［Z］.2005-02-21.

［2］國家檔案局.檔案館工作通則［Z］.1983-04-26.

［3］李玉民.從2014年海峽兩岸檔案學術交流會看臺灣檔案信息化建設［J］.檔案學研究，2014（5）：81-84.

G718.5

A

1673-0046（2016）7-0102-03