如何做好高職院校檔案管理工作

殷志偉

（天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)，天津 300350）

如何做好高職院校檔案管理工作

殷志偉

（天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)，天津 300350）

高職院校的辦學(xué)思想、教學(xué)模式與普通高校不盡相同，其檔案也別具特色。目前高職院校的檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)范，存在諸多問題。應(yīng)基于高職院校特點(diǎn)，從加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視、完善檔案管理機(jī)制、強(qiáng)化高職院校檔案管理的信息化水平、提升檔案管理工作者的素質(zhì)四方面改進(jìn)提高檔案管理水平。

高職院校；檔案管理

高職院校檔案工作是學(xué)院建設(shè)過程的記錄，是學(xué)院發(fā)展的基石，涉及到學(xué)院黨政管理、教學(xué)組織和學(xué)生服務(wù)等多項(xiàng)工作，其資料的收集、整理和利用關(guān)乎學(xué)院的生存與發(fā)展，有著存史鑒政的重要作用。高職院校因其特殊的教學(xué)方式和教學(xué)目標(biāo)，其檔案與其他高校相比別具特色，對(duì)其管理也應(yīng)當(dāng)符合其特點(diǎn)。

一、檔案管理工作概述

（一）檔案管理的含義

檔案管理是針對(duì)某種組織或者形式的檔案資料和信息的采集、收編、整理和開發(fā)利用。檔案管理立足于檔案資料、信息，將檔案資料和信息根據(jù)某種特定的要求進(jìn)行統(tǒng)一收集、統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)化管理，為其單位、組織和社會(huì)發(fā)展所服務(wù)。檔案管理按照其工作內(nèi)容和工作方法主要分為兩個(gè)部分。一是對(duì)檔案的實(shí)體管理，這一部分包括資料、信息的收集、統(tǒng)計(jì)和整理，是初步管理。二是對(duì)檔案的匯集、編寫、編制，是對(duì)檔案的加工，是檔案開發(fā)利用的重要部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案的需求越來越高，對(duì)檔案管理工作的專業(yè)性和服務(wù)性也提出了要求。信息社會(huì)中數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為了檔案管理的新重點(diǎn)。

檔案工作有嚴(yán)密性、安全性和服務(wù)性三大原則。嚴(yán)密性是指檔案管理工作的組織、管理方式要嚴(yán)密，嚴(yán)密是對(duì)檔案有效性的保證，更是檔案管理工作的核心內(nèi)容；安全性是指檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分保證資料文獻(xiàn)的安全，保證真實(shí)和權(quán)威，因?yàn)闄n案是歷史的憑證，安全是檔案管理的保障；服務(wù)性是指檔案管理對(duì)單位組織和社會(huì)的價(jià)值，檔案管理的目的就是為社會(huì)提供服務(wù)，檔案管理的意義也體現(xiàn)在滿足單位和社會(huì)的需求上。檔案管理必須建立在科學(xué)化、合理化基礎(chǔ)之上，堅(jiān)持統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

二、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高職院校檔案管理的特點(diǎn)

高職院校是是我國(guó)高等教育的中堅(jiān)力量，是教育部實(shí)施職業(yè)教育的重要場(chǎng)所，是我國(guó)高等技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)基地。高職院校的檔案是指對(duì)學(xué)生招收、教學(xué)方式、科研發(fā)展和校園管理過程中形成的各類有價(jià)值的文字、圖片、影像等多種類型資料的保存和記錄，是高職院校特定時(shí)間內(nèi)教育水平、科研實(shí)力、技術(shù)特點(diǎn)的歷史證明，也是是高職院校黨政決策、發(fā)展建設(shè)、人才培養(yǎng)等各項(xiàng)工作的成果反映。

高職院校的檔案管理工作是指檔案管理部門秉持檔案管理的原則和科學(xué)的方法，對(duì)其本校檔案進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、收錄、編纂和開發(fā)等活動(dòng)。雖然高職院校檔案管理工作與其他高校檔案管理工作程序相同，但在檔案內(nèi)容、管理方式和工作環(huán)境方面有其獨(dú)有的特點(diǎn)。

1.檔案管理與高職院校的教學(xué)模式關(guān)系緊密

高職院校主要教學(xué)目標(biāo)是培養(yǎng)社會(huì)所需要的技術(shù)型人才，是實(shí)用型教學(xué)的體現(xiàn)。目前高職院校的人才培養(yǎng)有產(chǎn)學(xué)研結(jié)合模式、校企合作模式、訂單式培養(yǎng)模式等，不同的人才培養(yǎng)模式其檔案管理工作也不相同。在校企合作模式中，高職院校的檔案管理模式在教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)大綱的設(shè)定和學(xué)生資料方面有所區(qū)別。產(chǎn)學(xué)研模式和訂單模式下的檔案管理相對(duì)復(fù)雜，其檔案更多涉及到企業(yè)、研究所、實(shí)訓(xùn)基地等，學(xué)生需要到企業(yè)、研究所、基地進(jìn)行學(xué)習(xí)，參與到其他單位的組織活動(dòng)中，學(xué)校在此階段需要幫助學(xué)生提供資料，管理企業(yè)、基地、研究所的資料，管理學(xué)生在外學(xué)習(xí)期間的資料，還要結(jié)合學(xué)生畢業(yè)之后的動(dòng)向，對(duì)于繼續(xù)求學(xué)的學(xué)生繼續(xù)保留資料，對(duì)于參加工作的學(xué)生記錄其工作情況。

2.檔案管理任務(wù)比較繁重

高職院校由于與企業(yè)、實(shí)訓(xùn)基地、研究所等單位簽訂合作培養(yǎng)協(xié)議，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)活動(dòng)、行政建設(shè)等都要與企業(yè)、基地、研究所等單位相聯(lián)，產(chǎn)生了大量的資料，與普通高校相比，其檔案的數(shù)量更多，檔案管理的工作也更繁重。無論是師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理方法，都有著大量的文獻(xiàn)資料需要處理。

必要性:若m ≥2,由于Sylow q-子群的個(gè)數(shù)nq≥q+1,若不等號(hào)嚴(yán)格成立,用上述方法可以得到勢(shì)至少為t+2q+1的點(diǎn)獨(dú)立集,矛盾,即nq=q+1.若m=1,由CP(Q)=1可知Q在P上的作用是無不動(dòng)點(diǎn)的,此時(shí)G為Frobenius群,相應(yīng)的Frobenius分劃為 〉取點(diǎn)獨(dú)立集D={x1,···,xt,y,yg2,···,yg|P|},若要使等號(hào)成立必須有 t+|P|≤ t+q+1,又 q+1||P|,故得|P|=q+1,若p是奇素?cái)?shù),顯然q=2,|P|=3,此時(shí)G為非交換的6階群,即G～=S3.若p=2,則有q=2n-1為素?cái)?shù),此時(shí)G為2n(2n-1)階Frobenius群.

3.檔案管理信息化趨勢(shì)明顯

高職院校的辦學(xué)目標(biāo)是為社會(huì)輸送實(shí)用的技術(shù)型人才。在社會(huì)的進(jìn)步和技術(shù)的革新中，網(wǎng)絡(luò)化和信息化逐漸成為了主流的管理模式，高職院校的檔案管理工作面臨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，因此，檔案管理信息化對(duì)人才的需求進(jìn)一步凸顯。

（二）高職院校檔案管理存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)較弱

目前許多高職院校對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，不熟悉、不了解，沒有意識(shí)到檔案管理關(guān)乎院校的生存發(fā)展。有些院校的領(lǐng)導(dǎo)不僅意識(shí)不到檔案管理的重要性，還認(rèn)為檔案管理與教育發(fā)展沒有關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理工作處于停滯狀態(tài)。

2.檔案管理的機(jī)制不完善

由于社會(huì)的快速發(fā)展，技術(shù)人才缺口增大，社會(huì)對(duì)人才的需求愈加急迫，短時(shí)間內(nèi)大量高職院校建立和合并，造成了檔案工作難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。高職院校內(nèi)部專業(yè)差異較大，學(xué)生在學(xué)校、企業(yè)、實(shí)訓(xùn)基地的活動(dòng)較為頻繁，造成了檔案工作的難度增加，原來的檔案管理機(jī)制明顯不適應(yīng)要求，從學(xué)生招收工作到學(xué)校各項(xiàng)工作的資料保管都缺少科學(xué)而統(tǒng)一的制度來規(guī)范。

3.檔案管理的信息化水平低

隨著社會(huì)的進(jìn)步和技術(shù)的革新，網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為了各行各業(yè)發(fā)展的潮流，信息化的工作方式逐漸淘汰了傳統(tǒng)低效率的工作，然而在高職院校中檔案的管理工作并未實(shí)現(xiàn)全部的信息化，檔案的查找和整理需要花費(fèi)大量的人力和物力。管理方式和管理理念的落后對(duì)檔案管理流程的簡(jiǎn)化造成了阻礙。

4.檔案管理工作者的素質(zhì)有待提高

高職院校的檔案管理工作者普遍業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對(duì)于文獻(xiàn)資料的收集、整理和編纂流程不熟悉，檔案管理知識(shí)匱乏，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)不能熟練運(yùn)用。檔案管理工作者由于在學(xué)院的工作中并不被重視，其業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，工作水平難以提升。

三、高職院校檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)本著對(duì)學(xué)校歷史負(fù)責(zé)、對(duì)未來負(fù)責(zé)和對(duì)學(xué)生發(fā)展負(fù)責(zé)的態(tài)度，緊抓學(xué)院檔案管理工作，加大對(duì)學(xué)院檔案管理的人力、物力支持，重視檔案管理對(duì)學(xué)院教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)識(shí)檔案管理的價(jià)值，鼓勵(lì)檔案管理工作的創(chuàng)新，加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳，積極為學(xué)院檔案管理工作者爭(zhēng)取進(jìn)修、培養(yǎng)的機(jī)會(huì)。

（二）完善檔案管理機(jī)制

只有統(tǒng)一化、科學(xué)化的管理機(jī)制才能保證高職院校檔案管理工作的順利進(jìn)行，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。高職院校應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)院自身的實(shí)際情況制定出符合學(xué)院二色的檔案管理制度、具體的實(shí)施計(jì)劃和工作細(xì)則，明確學(xué)院檔案管理工作的具體內(nèi)容和工作辦法。根據(jù)國(guó)家檔案管理的原則和指導(dǎo)思想，對(duì)高職院校的檔案管理在收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、整理、編制、開發(fā)利用等步驟上進(jìn)行商討和制定，保證高職院校檔案管理機(jī)制的順利實(shí)施。遵守檔案管理工作的原則性，提升高職院校檔案管理工作的效率。

（三）強(qiáng)化高職院校檔案管理的信息化水平

多數(shù)高職院校的檔案管理仍然停留在紙質(zhì)化階段。在信息時(shí)代的大背景下，高職院校應(yīng)當(dāng)積極推行檔案管理信息化系統(tǒng)，使檔案的收集、整理、檢索、開發(fā)高效進(jìn)行。完善高職院校辦公自動(dòng)化的建設(shè)，將文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務(wù)范圍。另外應(yīng)在高職院校的網(wǎng)站開設(shè)檔案管理的專題頁(yè)面，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，方便更多的學(xué)生、教師使用檔案資料，為師生提供檔案服務(wù)。推廣高職院校的檔案管理軟件使用，開發(fā)檔案管理的微信平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)普及檔案管理知識(shí)。

（四）提升檔案管理工作者的素質(zhì)

檔案管理者的素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理價(jià)值，促進(jìn)檔案管理水平提升的重要因素。信息時(shí)代的到來為檔案管理工作開啟了新的大門，只有掌握更先進(jìn)的信息管理技術(shù)才能更好地為師生、為學(xué)校、為社會(huì)服務(wù)。檔案管理工作者必須在原有業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上不斷地提升，接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握更為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。不僅僅滿足于對(duì)檔案初步的收集和錄入，更應(yīng)當(dāng)掌握檔案的利用和開發(fā)技術(shù)，這就需要檔案管理者積極關(guān)注社會(huì)時(shí)事，關(guān)注經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)向，關(guān)注各行各業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，經(jīng)常參與檔案管理知識(shí)交流會(huì)議，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公軟件，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)拓展自己的能力。從高職院校的角度，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，為檔案管理人才提供晉升的條件，激發(fā)檔案管理工作者的上進(jìn)心，為高職院校檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。

［1］郭林峰.新形勢(shì)下高校檔案工作服務(wù)方式的創(chuàng)新［J］.廣西教育，2010（33）：62-63.

［2］畢強(qiáng)梅.綜述學(xué)校檔案管理工作中存在的問題與計(jì)策［J］.科技傳播，2010（22）:34-35.

［3］譚捷.高職院校檔案與校園文化建設(shè)的研究與實(shí)踐［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2013（20）：262.

［4］郭琦.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作之淺見［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（2）：44.

How to Conduct Archives Management in Higher Vocational Colleges

YIN Zhi-wei
（Tianjin Sino-German University of Applied Sciences，Tianjin 300350，China）

There are many differences in the archives managementbetween higher vocational colleges and universities in terms of educational ideology and teaching mode.The article showcases the archives management in higher vocational colleges lacks of relevant regulation，and hasalot of difficulties.It's urgent to attach the importance to the management， perfect the mechanism，informationize the management and improve the qualities of the staff in order to better the management.

Higher vocational colleges；Archive management；Work characteristics

G647

A

2095-8528（2016）05-073-03

編輯 朱榮華

2016-01-29

殷志偉（1971），男，館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理。

此文為天津中德職業(yè)技術(shù)學(xué)院（原）校級(jí)課題“初探建立高職院校特色檔案管理的探索與研究”（zdkt2005-022）的研究成果。