對醫院檔案管理以及相關制度的幾點認識

劉梅山東省棗莊市立醫院，山東棗莊 277100

對醫院檔案管理以及相關制度的幾點認識

劉梅
山東省棗莊市立醫院，山東棗莊 277100

隨著醫院電子檔案的普遍建立與發展，充分認識電子檔案管理規律和問題，非常迫切。要注重提高電子檔案的管理水平、建立相應的管理制度，做到真正意義上的規范化、科學化，并提高電子檔案的管理能力。在電子檔案管理程序的建立，明確電子文檔的范圍、期限，以及檔案管理制度，管理能力等方面，該文進行了有針對性的探討，旨在通過管理的現代化意識的提高，提升電子檔案綜合管理能力。

電子檔案的建立；管理范圍；管理制度；管理實施；管理能力

［Abstract］With the establishment and development of electronic archives in hospital，it is very urgent to fully understand the rules and problems of electronic archives management.To focus on improving the management level of electronic records，the establishment of the corresponding management system，so as to achieve the true sense of the standardization，scientific，and improve the management of electronic records.In the establishment of electronic records management procedures，clear electronic document the scope，time limit and file management system，management ability，and so on，this article has carried on the have to discuss，in order to improve the electronic archives comprehensive management ability by improving management awareness of modern.

［Key words］Establishment of e-records；Management range；Management system；Management implementation；Management ability

醫院電子檔案管理的普遍運用和發展，給醫院工作帶來極大便利，隨著檔案管理工作的推進，新形式的電子檔案資料的涌現，許許多多電子文件，在收集、整理、利用、管理上，出現了漏洞和弊端。管理好這些電子檔案，成為當前急需解決的問題，根據新形勢下醫院電子檔案特點和情況，以及醫院電子檔案完善發展的需求，建立適合醫院電子檔案規范管理制度，非常迫切。現將醫院電子文件管理以及相關制度建立的一些認識和構想，作如下說明。

1　電子檔案建立的程序

1.1電子文件生成

一方面是生產過程本身產生電子信息資料，另一方面來源于紙質文件，健全完備的電子檔案，首先要要把紙質文件掃描進電腦，生成方便查詢的電子文檔或者檔案。將傳統意義上的檔案資料，轉變成紙電子檔案，要進行收集、整理、篩選，分門別類地歸檔。通過規范的流程，進行轉化、分類、歸檔。

1.2對電子文件價值的確立

電子檔案應立足于全面呈現醫院歷年經營和管理工作的內容，確保各類文件、資料有效收集管理、運用，無論是科室負責收集的人員還是檔案室的管理人員，都要認真了解掌握不同文件類型，以及歸檔的范圍，要及時為電子文件備份，確保電子文件的存在。

1.3電子檔案的建立

目前，以該院實際情況來看，已經初步形成電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等一套工作流程。在科室部門指定人員的處理以及檔案管理程序過程中，建立了相關工作人員的崗位責任制。不過，在實際運行中，出現各種問題，這是由于電子檔案不像紙質檔案具有實體感的可操作性，甚至，也沒有把過去紙質檔案的有效管理結合到電子文件歸檔管理中。造成運行中的脫節。比如，電子文件的歸檔范圍，保管期限，電子文件的不同類型，都沒有理順、制定相應的界限。

1.4確保電子文件的真實性

電子文件在收集、整理、傳輸的過程中，由于各種原因，容易發生和原始狀態產生不一致的現象，這就需要跟蹤、檢查，確保文件內容、結構、背景信息，在傳輸、遷移后依然保持一致。確認收集的電子文件，要實行負責人簽名制度，責任到人。

1.5確保電子文件的完整性

完整的電子文件，才能體現電子文件價值。所以要確保電子文件的內容、結構和背景信息不能有缺失，相關工作人員在收集、整理電子文件時，注意對照，將不同版本的電子文件一并保存。各科室生成的電子文件，在形成、收集、積累、鑒定、歸檔過程中，要實施全過程的監督，出現問題及時修正。同時，要形成電子文件管理上的不脫節，保證電子信息的真實性和完整性。在電子文件形成后，應盡快交給檔案室歸檔、管理。

2　明確電子文檔的范圍、期限

醫院在生產活動中產生的具有一定利用價值，并由電腦操作完成，在傳輸、儲存等的公務文件，要全部收集、拷貝、歸檔。根據該院的實際情況，以下內容應按電子文檔收集、整理、歸檔［1］。

2.1院級電子文件

我院制定的各類管理性文件，比如：黨務、政務、后勤等活動中的匯報、請示、批復，以及政策性文件、總結、計劃、簡報、紀要、通知等，以及各類活動會議文件，機構調整設置、干部任免、獎懲考核等的文件。

2.2錄像文件

指用視頻、音頻采集設備獲得并經計算機處理的語音、視頻動態文件。

2.3上級部門的電子文件

由于電子資料的特殊性，存在不易保留的問題，應采取電子文檔和紙質文檔共同保存的方式。有其合理性和必要性。意即建大量電子檔案庫與和紙質檔案關聯性。

2.4紙質文檔

在同步保存紙質文檔和電子文檔的時，要注意兩種文件保持一致。歸檔編號保持對應關系，方便核查。紙質文件與電子文件要同時交付檔案室。

2.5在檔案管理系統建立電子檔案庫

將各種檔案集中統一管理，檔案庫的建立，要高效實用。將各檔案文件夾自定義出名稱、屬性、檔案編號等，同時，根據需要添加備注說明信息。

2.6電子檔案

醫院電子檔案的管理期限，參照國家省市有關檔案文件保管期限的現有文件執行。電子檔案的保存，要制作三套，一套保存，一套用于查閱，一套異地保管。封存的電子檔案，不得查閱，對外利用的電子檔案要用復印件。

3　設立完備的檔案管理制度

信息化時代的電子檔案與過去紙質檔案的管理，在保存、借閱、管理等方面有著巨大的優勢，避免了傳統檔案管理的不方便。醫院電子檔案大量的電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料與數字資產，如果缺乏有效的管理，就會產生各種混亂，所以必須建立電子檔案管理的規范化、標準化、程序化制度，結合醫院的實際情況，制定出符合現代化電子檔案相匹配的新型管理制度［2-3］。

3.1職能部門負責制

院級領導分管，檔案室負責日常管理，檔案管理人員負責電子資料的接收、錄入、核對，各科室（部門）設有信息資料聯絡員，負責有價值資料的提供。責任到人，確保資料的有效性，不遺漏任何有價值的文件資料。

3.2建立檔案收集、歸檔制度

醫院印發出的各種公文，由院辦統一歸檔管理，各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門集中統一整理、歸檔。由幾個科室部門參與辦理形成的文件、決議，由主辦科室部門負責收集整理，交院辦歸檔。醫院及各科室（部門）產生的文件資料，各自整理、收集、歸檔。

3.3不斷創新管理制度

管理制度需要根據電子科技的高速發展，以及醫院業務不斷拓展，及時調整、更改、擴充，以適應不斷變化的科技與醫院實際發展的需求。如果對新內容，新問題的出現不能及時做出制度上的修改，就會出現制度落后，條款不適合具體情況的現象，也就使制度執行不力，文件傳送、歸檔不規范等等的情況。所以，檔案管理人員，要具有現代化意識，具有超前的目光，對可能出現的新問題作出前瞻性的預判，及時發現問題，總結經驗，調整思路，與時俱進，制定出與形勢發展相應的電子檔案管理制度。

3.4建立借閱制度

首先，所建立的電子化流程，支持檔案借閱，提供多種途徑，在線檔案檢索。科室人員借閱，須寫就借閱申請，科室（部門）負責人進行審批，外部人員或者往來單位的借閱，經申請后，由院長或指定負責人審批。另外重要文件或者機密文件的借閱、所有文件的復制及銷毀申請由分管院長或指定負責人審批。

4　提高電子檔案的管理能力

4.1確保檔案管理制度中事項的確立與執行

檔案管理制度中，對文件的要求，從內容到質量都有嚴格細致的要求，如果工作中缺乏重視，文件在簽發、傳閱、收集、整理的過程中，就容易出現不規范的文件，在轉變成電子文件時，產生缺項、遺失等問題，也不容易彌補，等等。從前期工作的準備，到傳輸過程，都要嚴格要求，做到認真、仔細，確保核對無誤。

4.2提高電子檔案的安全性

由于電子文件容易重復產生，編輯修改可以不留痕跡，而且它的載體不易固定，原始憑證性的信息也易于被更改，等等。這些都是電子檔案存在的客觀問題［4］。因此，實施建立加密身份驗證的保護措施非常重要，這樣就能確保文件在傳輸、處理，以及利用過程中，避免出現資料更改的問題，除此之外，還要做好文件的備份等相關工作。

4.3提高人員管理意識

目前，在電子檔案管理方面，由于其不如紙質檔案直觀、感性，人們的認識程度尚有缺乏。由觀念和水平的原因，對電子文件的掌握，一些工作人員處于無法完全適應的狀態，還有針對計算機，一些人技術處理能力差，面對大量電子檔案文件，不能很好的處理，不注意積累經驗，將形成的電子文件存放在電子計算機里，致使有些電子文件處在自生自滅狀態當中。針對以上問題，要采取相應的措施，提高相關人員的思想意識和管理能力。

4.4加強檔案人員素質的培養

醫院要制定電子資料的管理制度，將文件傳達到到醫院各個部門，同時召集科室部門相關人員就學習電子文件管理，做到相關技能和知識深入人心。也可以采取請進來走出去的方法，讓電子檔案管理人員了解、掌握相關知識，提高他們電子檔案管理與運用的能力，真正勝任電子檔案的管理職責。

4.5加強對電子檔案管理的監督和檢查

建立檔案管理領導小組，分管院長任組長，各職能科室主任副組長，相關人員任組員的管理制度，定期對檔案工作進行監督、檢查，或者自查、自糾，對出現的疑難問題協商解決。出現問題負有責任的人員要進行相應的處罰，同時，對于工作出色的人員給予相應的表彰、獎勵。確保電子檔案管理工作，制度落到實處，工作成效顯著。

5　充分認識醫院電子檔案管理制度的特殊性

①醫院的電子檔案管理工作，不同于其他企、事業單位，因為它的許多內容，事關醫患關系的社會熱點問題。它從工作方法，到工作面對的群體，以及救死扶傷的工作目的，都顯示出特殊性。檔案管理制度就是尺度，就是命令，工作人員不能礙于人情面子，在涉及檔案的質量。要求完成的時間等方面松懈、遷就。這樣就很可能造成返工、拖延歸檔時間日期，嚴重的甚至會給醫院后續相關工作帶來不良后果。

②醫院檔案工作涉及的是醫療、衛生防疫、科研、教學、生物制品、生產、衛生行政管理等許多工作，所產生的各種文件資料，是事實證據，也是重要的歷史記錄。為了確保歸檔制度的實施，在工作流程中，要制定相應的預立卷制度、歸檔考核制度等，把文件歸檔制度的執行與管理人員執行的人員的業績考核和經濟收入掛鉤，合理的制度，獎罰的分明，才能真正促進檔案管理制度的有效實施。

6　結語

醫院檔案管理，以及醫院管理的制度制定與實施工作，是確保醫院中心工作發展的前提。加強醫院管理制度的制定與實施，促進醫院制度化、規范化、科學化發展的方向［5］。醫院檔案管理，以完備的制度和執行水平，提升醫院的整體形象。為此，以制度作前提，培養出適合新形勢下的醫院檔案工作人員，更好地執行醫院檔案管理制度，促進醫院各項事業的發展。

［1］衛生部.三級綜合醫院評審標準實施細則［Z］.中國保健雜志，2011：212-251.

［2］曹桂榮.醫院管理學［M］.2版.北京：人民衛生出版，2011.

［3］潘哲毅，徐利民.加強醫院信息化建設的思考［J］.醫院管理論壇，2013，30（3）：55-56.

［4］顧春山，姜東紅，戚小偉.病案管理中相關問題的思考［J］.中國病案，2013，13（12）：5-6.

［5］劉國偉，劉長興，楊燕紅，等.數字化醫院建設應把握的三個問題［J］.實用醫藥雜志，2012，29（6）：565-566.

Some Recognitions about Hospital File Management and Its Relevant System

LIU Mei
Zaozhuang Municipal Hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277100 China

R19

A

1672-5654（2016）04（c）-0107-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.12.107

劉梅（1969.2-），女，山東滕州人，本科，副研究館員，主要從事醫院檔案管理工作。

2016-01-26）