我院對醫用耗材供應商規范管理探討

朱紅秀

成都市新都區人民醫院 醫學裝備部，四川 成都 610500

我院對醫用耗材供應商規范管理探討

朱紅秀

成都市新都區人民醫院 醫學裝備部，四川 成都 610500

本文通過分析供應商在醫用耗材供應中存在的問題，針對不同的問題，采取相應的措施，規范了對供應商的管理，使我院醫用耗材的采購管理不但更加符合國家相關規定，耗材質量也得到了保證。

醫用耗材；供應商管理；耗材質量；采購管理

隨著醫院規模不斷擴大，醫用耗材品種和使用量逐年增加，其管理的難度也逐漸加大，特別是供應商與醫院之間，存在一些較為普遍的問題。總結我院耗材采購工作中，在供應商管理方面遇到問題，探討解決問題的方法，達到對供應商進行規范化管理的目的。

1 供應商方面普遍存在的問題

1.1 供應商法律法規意識淡薄

目前我院醫用耗材供應商多達150余家，其中65%的供應商在提交資質時，或多或少存在資質不全、資質過期、超經營范圍銷售產品等問題。如我院2014年8月采購美國施樂輝關節鏡配套使用的各類耗材時，我省某總代理商的經營范圍不全，參照國家食品藥品監督管理總局公布的醫療器械分類目錄，該類耗材涉及有6846、6825、6854、6865四個類別，但該公司只有6846的經營范圍。最為突出的問題為大部分供應商在提供銷售人員銷售委托書時，不符合國家法規要求，委托書內容欠缺[1]。如部分供應商銷售委托書只寫了委托某某在我院負責銷售產品而已，沒有委托期限、委托產品類別或具體的產品，也沒有銷售人員的身份證號等。

1.2 供應商不注重細節管理

供應商提供給醫院的送貨單各式各樣，超過半數的供應商票據不符合國家對醫療器械的管理要求。一方面體現在送貨單內容單一，產品的詳細信息沒有體現出來，如產品生產廠家、注冊證號、失效期等重要內容[2]；另一方面，很多供應商在供貨時，尤其是一次性產品，如一次性使用口罩、一次性使用無菌導尿包、一次性使用麻醉呼吸管路等，往往沒提供隨貨同行的批檢報告，或提供的批檢報告與實際產品批號不符，甚至出現批檢報告沒有加蓋供貨商印章等情形。除此，送貨單上填寫的內容與實際產品或與資質證件不符，主要表現在產品的名稱和規格與實際產品或產品資質不能唯一對應，如四川某科技有限公司為我院提供的Access免疫分析系統專用試劑—“清洗緩沖液II”，公司在送貨單上標明的產品名稱為“清洗液”，廠家填寫為“貝克曼”，其實這個產品是蘇州生產，廠家全稱為“貝克曼庫爾特實驗系統（蘇州）有限公司”。

1.3 供應商送貨不及時

為我院供貨的150余家供應商里，有70%的供應商能按照醫院要求的時間送貨，但有30%的供應商仍然存在一些問題，如沒有按照醫院采購方提出的送貨時間、送貨數量、送貨到達點等[3]，甚至于有些供應商存在備貨不足的情形，導致不能如期送貨。如2014年4月8日，我院采購員通知供應商供10件醫用膠片的計劃，要求供應商于4月18日前送貨至庫房，但該公司28日才將貨送到醫院，導致放射科25號晚打電話告之膠片已用完，當晚我部只好從兄弟醫院借膠片。如果該供應商提前有備貨，則不會發生此類事件。

1.4 供應商及銷售代表更換過勤

有些供應商供貨不到1年就進行公司更換，還有些供應商不斷更換銷售代表，每次更換醫院都要重新審核資質和建檔[4]，無形中加大了醫院對其管理的難度。我院出現這種情形最多的是銷售專科類耗材的供應商，如吻合器、特殊敷料等，在2014年度，公司在供貨期間進行更換的有4家，同一公司更換銷售代表超過2次的有3家。

2 對策

2.1 加強供應商法律法規培訓，建立資質證件專件檔案

具體做法：① 建立醫院供應商群，重要信息傳群里共享，便于供應商下載學習。如近2年，國家藥監總局、國家衛計委先后發布國務院650號令《醫療器械監督管理條例》，局6號令《醫療器械說明書和標簽管理規定》，《消毒產品衛生安全評價規定》等，將其發到群里，并將重要的條款給予了劃線，以引起重視；② 對每個供應商進行供貨分類（如植入類、消毒產品類、普通耗材類、口腔材料類、檢驗試劑類等）后建立資質證件專件檔案，每個檔案列出目錄，內容包括了證件名稱、證號、有效期等信息，以便日常查詢[5]。通過互動學習與規范供應商行為，有力提高了醫院對醫用耗材管理的規范化程度。

2.2 規范供應商送貨單格式

為保證產品的溯源性，針對不規范的送貨單，依照《醫療器械監督管理條例》中第三十二條的規定，制定了統一的送貨單格式，其內容涵蓋了國家法規里規定的全部內容。屬于一次性醫療器械，要求供應商每次送貨提供加蓋供貨商印章的產品檢驗報告單，進口產品提供報關單、屬于商檢的產品提供商檢報告等。

2.3 規定產品供貨時間和對供應商進行季度考核

以往大部分供應商通過物流形式供貨到醫院，該方式易出現貨物送至庫房時，產品外箱已破損；拆箱驗貨時，發現票據與實物不符，甚至于產品數量、品規出錯等情況，加大了庫房工作難度。為維護雙方利益，針對醫用耗材的特殊性，我院對采購流程進行了調整，由臨床隨需要隨時提交計劃的模式改為每月1～5號（特殊情形除外）提交申購計劃單，采購部門審核后統一采購。采購員在通知供應商時，告之供應商供貨時間和送貨地點，取消了省內供應商通過物流形式供貨而改為公司自行按期送貨至庫房，雙方當場驗收，出現產品或票據等問題時，當場處理[6]。同時，對供應商日常表現進行記錄，季度進行考核，并制定了考核細則：

（1）品質保證能力40分。① 凡與醫院有供貨關系的，必須簽訂“供應商服務承諾書”、“購銷廉潔承諾書”；② 產品發生質量問題一次扣2～10分；③ 未按醫院要求供貨，包括送貨單登記不齊、票據錯誤、一次性產品每次供貨超過2個以上的批次，且一次性產品檢驗報告未隨貨同行等發生1次扣2分。

（2）供貨情況30分。① 未按采購員提出的供貨時間送貨（一般5個工作日）發生1次扣5分；② 供應商應按采購員通知的產品名稱、規格、數量供貨。多送、少送均視為未按要求，發生1次扣2分。

（3）配合度（服務）30分。① 庫房在驗貨中，發生問題時，供應商應積極響應。如產品不符合驗收標準，需要退貨、換貨等，供應商未按庫房要求及時辦理的，發生1次扣2分；② 供應商未按照醫院要求，對送貨單、票據沒有按照庫房要求按時開據的，發生1次扣2分；③ 所有產品都必須送達至庫房并按要求整齊擺放，違反1次扣2分；④ 產品在臨床使用中出現問題，甚至于因產品引發可疑醫療器械不良事件、醫療糾紛等，供應商應按醫院通知的時間來院處理，若供應商不能積極配合妥善處理的，發生1次扣20～30分。

（4）年度評價。醫院每季度對供應商進行以上3方面考核，總分值為100分，等級按優、良、中、差進行。同時，每年開展一次供應商總評價，4個季度總分的平均分值為年度評價值，凡年度評價值在85分以下的，視為差級，采購員將上報醫院醫學裝備委員會，經委員會論證是否取消該供應商供貨資格[7]。凡取消的供應商以后不能在醫院里推銷任何產品和參加醫院組織的一切招投標活動。

2.4 對于供應商屢次更換等問題的處理

如果供應商在1年內更換公司或銷售人員頻繁，需查實原因，視情況進行處理，必要時取消該供應商供貨資格。

3 結論

我院近2年來針對供應商存在的問題進行認真分析并采取了以上措施，使如今采購的各類醫用耗材質量更為可靠，臨床使用更為規范、安全[8]。我院醫用耗材在管理水平上得到了主管部門的認可，近年來也未發生過因醫用耗材質量問題引發醫療事故。隨著我院規模不斷擴大，醫用耗材的采購與使用逐年增加，2013年全年采購各類醫用耗材2329萬元，2014年度采購3150萬元，2015年上半年采購2381萬元。每年采購量遞增最大的為檢驗試劑，2013年采購866萬元，2014年采購1253萬元，2015年上半年采購達998萬元，全年估計將采購檢驗試劑約2000萬元。只要繼續采取強有力的措施，不斷規范與加強醫院對供應商的管理，定能充分保證各類醫用耗材質量的可靠性和可追溯性，也能促進醫院醫用耗材管理真正邁向規范化軌道。

[1] 李萌.關于醫療器械采購管理問題分析[J].經營管理者,2014, (25):66-67.

[2] 翟光明.采購與供應商管理[M].北京:中國物資出版社,2009.

[3] 周云.采購成本控制與供應商管理[M].北京:機械工業出版社,2006.

[4] 柴彩鳳.醫療器械集中式管理的體會[J].河南外科學雜志,2008, 14(4):144-145.

[5] 朱紅秀.醫療器械資質審核與效期控制[J].中國醫療設備,2014,29(4):96-98.

[6] 何秀芳.關于醫療器械采購及庫存管理的分析[J].大家健康(學術版),2014,(17):160-161.

[7] 趙小惠,孫林巖.供應商選擇模糊決策方法[J].工業工程,2002, (9):12-15.

[8] 牟麗娟.醫療器械采購中加強供應商管理與合作的建議[J].企業導報,2013,(13):47-48.

Discussion on the Standardization Management of Medical Consumable Suppliers

ZHU Hong-xiu
Department of Medical Equipment, Xindu District People’s Hospital of Chengdu, Chengdu Sichuan 610500, China

Through analysis of suppliers’ issues in supply of medical consumables, corresponding measures were taken accordingly in this paper so as to standardize the supplier management. As a result, procurement management of medical consumables in the hospital was more compliant to the relevant provisions of the state. And the quality of medical consumables was also guaranteed.

medical consumables; supplier management; consumable quality; procurement management

R197.39；R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.07.051

1674-1633(2016)07-0155-03

2015-08-21

2015-09-04

作者郵箱：469901101@qq.com