水利工程檔案管理信息化建設思考

趙瑋王婧

水利工程檔案管理信息化建設思考

趙瑋王婧

水利工程的檔案管理工作對整個水利事業的發展有著重大的影響和意義。由于水利工程的檔案涉及到整個水利工程的進展記錄以及各方面的材料等，具有很大的研究和參考價值。而這種能夠全面反映水利工程建設詳細情況的文檔材料，其管理工作就顯得十分的重要。為此，筆者結合信息化時代下的背景，對水利工程的檔案管理略作探討，并提出了幾點建議。

一、水利工程與水利工程檔案

水利工程是防洪、除澇、灌溉、發電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修復）及其配套和附屬工程的統稱，用于控制和調配自然界的地表水和地下水，以達到除害興利的目的。水是人類生產和生活必不可少的寶貴資源，但其自然存在的狀態并不完全符合人類的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止水旱災害，并進行水量的調節和分配，以滿足人民生活和生產對水資源的需要。水利工程有很強的系統性和綜合性，對環境有舉足輕重的影響。水利工程一般規模大、技術復雜、工期較長、投資較多，從而形成了大量的檔案資料。提高水利工程檔案的管理水平，對促進工程建設、保證工程建成后的運行與管理有著重要意義。

二、信息化建設中的水利檔案管理工作存在的不足

1.水利檔案管理者水平有待提高

水利檔案管理者由于知識水平有限，對水利工程信息化的意義認識不足，長期以來按照傳統的檔案管理模式進行管理，這樣就會導致收集的水利信息不夠完整，導致資料查找比較繁瑣。對于信息化時代，管理者由于知識有限，信息化和科學化的管理能力有限，缺乏拓展精神。

具體工作中，許多水利檔案管理者建立目錄、建立電子檔案技術能力不夠完善，檔案數字化統計專業技能和水平有待提高。

2.檔案信息化系統不夠完善

一些專業性的軟件，如水質監測系統、水資源管理系統、電子信息管理系統等項目還不能同步進行，缺乏統一的管理模式。系統上對各級檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態。更偏重于紙質檔案的管理，信息化的管理系統還不夠完善。

三、加強信息化建設中的水利檔案管理工作

1.強化水利工程檔案信息化建設意識

通過大力舉辦各種水利工程檔案展覽、講座和靈活多樣的檔案法規宣傳教育，進一步營造水利工程檔案信息化工作氛圍，進一步增強水利工程檔案意識、信息化意識，進一步引起水利部門領導、項目法人、建管機構負責人等各級領導對水利工程檔案信息化建設的重視。加強組織領導是做好新形勢下水利工程檔案信息化工作的前提。只有完善組織工作，建立良好的工作機制，才能為水利工程檔案信息化建設提供組織保障和資金保障，相關的軟硬件建設才能滿足信息化建設的需要。

2.嚴格執行各類檔案管理制度

在水利工程檔案信息化建設的進程中，要以規章制度來推動檔案信息資源建設，促進檔案基礎平臺構建，提升管理人員的管理水平。在推進水利工程檔案信息化建設的進程中，相關部門必須嚴格執行《水利工程建設項目檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》等規章制度，嚴格按照要求開展工程檔案驗收，促進檔案信息化建設基礎平臺構建，從而有效促進水利工程檔案信息化建設。

3.配置相應設備

實現水利工程信息化的檔案管理，就必須配置相應的設備，比如計算機、電子閱覽裝置等。設備是實現信息化的基礎，一套好的系統設備能夠給水利工程的檔案管理提供一個強有力的信息化平臺。

隨著水利事業發展，水利工程的檔案數量也在不斷增加，導致水利檔案部門面臨著沉重的管理壓力，配備大容量的檔案存儲設備迫在眉睫。目前水利部門大都是采用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲設備，特別是計算機的光盤存儲設備可以有效解決水利檔案日益龐大和存儲困難的問題。所以，使用先進的檔案管理設備，不但可減輕檔案管理人員的工作壓力，而且能夠提高檔案管理的工作效率。

4.以人為本，注重人才的培養

加強人才培養是提高檔案管理水平的基礎。檔案信息化要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學知識和現代信息技術。培養一支檔案信息化管理人才隊伍對完善水利檔案管理具有關鍵性的作用，所以要建立復合型人才隊伍，制定培養專業人才的計劃，鼓勵檔案管理者主動學習信息化技術，提高檔案管理工作技能，加強責任意識和專業素養的提高。要注意引進優秀的科學技術人才和專業的計算機人才，建立強大的計算機人才隊伍，優化內部人員結構，從而帶動水利檔案管理水平的提高，適應時代的發展變化與水利改革的需要。

5.加強制度建設，促進水利工程檔案信息化建設

制定切實可行的規章制度，徹底改變重紙質檔案、輕電子檔案的現狀，以嚴格的規章制度促進水利工程檔案信息化建設。嚴格按照檔案信息化建設的工作要求，在文件資料歸檔時做到紙質檔案和電子檔案并行并存。將紙質檔案從原始狀態轉換成電子檔案，或將電子檔案以原始狀態轉換成紙質檔案，紙介質與磁、光介質兩種檔案一起歸檔，形成內容完全相同的兩套檔案。在“雙規制”的工作機制下，準確收錄水利工程檔案信息，確保信息的完整性、系統性、規范性和標準化。需要注意的是電子檔案還應備份存檔，讀取電子檔案的系統軟件也應隨之歸檔，并采取有效措施保護電子檔案的信息不被修改、盜竊和刪除，保證電子檔案的客觀真實性、完整性、安全性和可識別性。

6.加強聲像檔案資料的抓拍和歸檔工作

在水利工程建設特別是重大水利工程建設過程中，要及時抓拍關鍵建設環節，準確再現關鍵性樞紐工程和隱蔽工程的具體方位、構造。這些聲像檔案資料是非常珍貴的不可再生的信息資源，不僅能夠滿足宣傳報道的需要，而且是工程竣工驗收必須具備的資料，也是今后工程運行中維護和管理需要的第一手資料。因此，必須加強聲像檔案資料的歸檔工作。

四、結語

檔案管理工作者要快速轉變意識，改變落后的檔案管理制度。將檔案管理信息化工作滲透到各個環節之中，加大業務部門和檔案管理部門的密切聯系，確保檔案資料整理歸檔的完整性。同時制定一系列行之有效的措施，不斷完善水利工程檔案管理工作的信息化建設■

（作者單位：山東沂沭河水利工程有限公司276004）

（專欄編輯：周權）