如何更有效地做好質(zhì)控檔案管理

何長海 許 凱

如何更有效地做好質(zhì)控檔案管理

何長海 許 凱

計量認(rèn)證是指為了保證質(zhì)檢機構(gòu)為社會出具的數(shù)據(jù)的公正性、準(zhǔn)確性、可靠性，需要針對檢測機構(gòu)整個質(zhì)量管理體系所有要素進(jìn)行全面審查。而審查的主要手段之一便是通過監(jiān)測機構(gòu)的檔案管理進(jìn)行查閱。

檢測機構(gòu)的各類檔案是在檢測過程和質(zhì)量管理中形成的各種監(jiān)測原始數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境、質(zhì)量控制措施等的第一手資料，是反映監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實有效性和質(zhì)量保證的科學(xué)有序性的重要依據(jù)，同時也是質(zhì)量體系管理、運行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實性的記錄和反映，它不僅是檢測機構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及計量認(rèn)證評審的重要依據(jù)。

檔案管理一方面是質(zhì)量管理體系重要內(nèi)容之一，另一方面為計量認(rèn)證單位提供原始資料和法律依據(jù)，在計量認(rèn)證和審查中作為檢測機構(gòu)的一面窗口，反映了整個質(zhì)量體系的運轉(zhuǎn)情況。

長期以來，部分監(jiān)測機構(gòu)重視質(zhì)量管理過程中，忽視檔案管理細(xì)節(jié)，造成了在計量認(rèn)證檢查中無法清晰有效地反映出自己質(zhì)量體系的良好運轉(zhuǎn)情況，從而影響了計量認(rèn)證結(jié)果，或是造成計量認(rèn)證審核后大量的整改工作，人為增加了工作量。

做好檔案管理工作需要從以下幾方面入手。

一、檔案管理應(yīng)建立良好、流暢的管理制度

檔案管理涉及方方面面的工作很多，質(zhì)量體系文件《質(zhì)量手冊》《程序文件》中對每一過程、每一質(zhì)量等要素都進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責(zé)任主體來保證質(zhì)量體系的正常運轉(zhuǎn)，因此檔案管理工作是一項繁雜而龐大的具體工作。從時間上說，從一個計量認(rèn)證周期的開始一直到下一個計量認(rèn)證周期的結(jié)束；從實驗流程上說，從下達(dá)監(jiān)測計劃開始，到整個監(jiān)測活動的結(jié)束；從人員上說，涉及技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人和具體每一個檢測人員，建立良好、流暢的檔案管理制度是保證這一繁雜工作準(zhǔn)確進(jìn)行的有力保障。檔案管理制度應(yīng)包括：指定專門的檔案管理員、明確相關(guān)人員的檔案交接流程和具體歸檔時間。

二、檔案管理員應(yīng)該具備一定素質(zhì)

檔案管理員應(yīng)參加過計量認(rèn)證相關(guān)培訓(xùn)，參與過質(zhì)量手冊的制定與修編，對體系框架有清晰的了解，清楚每項職責(zé)的主要負(fù)責(zé)人，了解相關(guān)要素之間的關(guān)聯(lián)性。同時具備細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，能夠遵守良好的保密要求。簡單地說，如果一個檢測機構(gòu)的檔案管理員對整個質(zhì)量體系的運轉(zhuǎn)具備高屋建瓴、胸有成竹的能力，那么就能對各項文件資料的形成、分類、編號、保管等方面有清晰的思路，這個檢測機構(gòu)的檔案管理工作一定是條理清晰、完整可信的，該檢測機構(gòu)的檔案管理工作一定對質(zhì)量體系的良好運行起到了良性推動作用。

部分檢測機構(gòu)忽視檔案管理員的素質(zhì)要求，檔案管理人員對各類檢測原始、質(zhì)量控制記錄、數(shù)據(jù)溯原記錄等不了解，不具備判斷分類的能力，就會出現(xiàn)歸檔錯誤，甚至疏漏丟失，給整個質(zhì)量體系管理工作帶來不必要的損失和負(fù)擔(dān)，同時無法在計量認(rèn)證審查過程中迅速、準(zhǔn)確地提供各項支持性檔案，影響計量認(rèn)證組的判斷。

三、檔案管理實行梯級分類

質(zhì)量體系檔案應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理體系的所有要素，建立清晰的梯級分類。梯級分類既方便歸檔、管理，也方便計量認(rèn)證中檔案管理員快速準(zhǔn)確查找和提供給評審組所需記錄。

首先明晰檔案的總目錄，即第一級分類。例如，按照計量認(rèn)證審查要求，可以從13個要素入手進(jìn)行分類，也可以結(jié)合本監(jiān)測機構(gòu)的質(zhì)量手冊框架，從檢測機構(gòu)概況、質(zhì)量方針、管理要求、技術(shù)要求等來劃分大框架，也可以按照檢測流程來劃分，從服務(wù)品供應(yīng)、設(shè)施環(huán)境與檢測方法、采樣環(huán)節(jié)、室內(nèi)檢測、質(zhì)量措施、糾正預(yù)防措施等時間順序來劃分。具體采用劃分辦法應(yīng)以檔案管理人員方便易行作為底線，結(jié)合計量認(rèn)證檔案審查要求，推薦第一種分類方法，便于計量認(rèn)證專家調(diào)閱審查。總目錄應(yīng)形成一份獨立的文件檔案，對整個檔案起到提綱挈領(lǐng)的作用。

其次，在第一級分類的各部分中，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容分類和重點，形成二級目錄。二級目錄以內(nèi)容為橫向順序進(jìn)行分類。例如質(zhì)量控制記錄，可以詳細(xì)劃分為質(zhì)量控制計劃、采樣環(huán)節(jié)質(zhì)控記錄、實驗室內(nèi)質(zhì)控記錄、數(shù)據(jù)和理性分析、年度質(zhì)量管理總結(jié)等5部分，各部分相關(guān)記錄按照相應(yīng)類別進(jìn)行歸檔。

再次，在部分內(nèi)容較多的二級目錄中應(yīng)以時間為縱向順序形成三級目錄。例如，上述質(zhì)量控制計劃部分，三級目錄可以劃分為年度質(zhì)量控制總計劃、每批次質(zhì)量控制計劃、年度質(zhì)量控制計劃完成情況驗證等。其中，各部分歸檔時間不同，年度質(zhì)量控制總計劃應(yīng)與上一年度年末或者本年度年初歸檔，每批次樣品的質(zhì)量控制計劃應(yīng)不超過當(dāng)月歸檔，年度質(zhì)量控制總計劃應(yīng)于年末歸檔。

四、檔案管理的分級管理制度

檔案管理涉及到整個質(zhì)量管理體系，也涉及到每個管理人員和技術(shù)人員，因此，要求在檔案管理員的協(xié)調(diào)督促下，實行檔案分級管理制度。分級管理責(zé)任人的劃分應(yīng)和質(zhì)量要素職責(zé)分配一致。例如，檢驗方法的選定、質(zhì)量體系文件的制定維護(hù)修編、質(zhì)量控制措施記錄、事故處理報告、糾正預(yù)防措施等應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人具體審查和歸檔，監(jiān)測工作規(guī)劃、年度工作計劃和人員技術(shù)培訓(xùn)計劃，年度管理評審會議記錄、技術(shù)規(guī)定、技術(shù)總結(jié)、檢測報告等由技術(shù)負(fù)責(zé)人具體審查和歸檔，檢測關(guān)鍵崗位的監(jiān)督記錄等由質(zhì)量監(jiān)督員具體審查和歸檔，各項檢測原始記錄應(yīng)由相關(guān)檢測人員審查和歸檔。

檔案的分級管理制度便于由熟悉各環(huán)節(jié)的具體人員參與檔案，保證整個檔案記錄的專業(yè)性和原始性，但是檔案管理員要做到溝通、督促、全面核對的作用。

五、檔案管理的及時歸檔和清檔

檔案的本質(zhì)屬性是可追溯性。檔案在質(zhì)量體系認(rèn)證中起著直接憑證作用，是質(zhì)量體系運行的歷史記錄，及時歸檔、妥善保管保證了檔案資料的完整性和可追溯性。檔案記錄對于不符合程序、檢測事故等清查原因起良好的憑證作用，是質(zhì)量體系評審機構(gòu)現(xiàn)場審核的一項客觀憑據(jù)。

檔案管理應(yīng)以各項工作完成時間作為小節(jié)點，及時對該節(jié)點內(nèi)所有記錄進(jìn)行歸納和保管，以一個計量認(rèn)證周期為大的時間節(jié)點，對本周期內(nèi)的所有記錄進(jìn)行梳理，一方面查漏補缺，一方面對周期外的檔案進(jìn)行移除和登記。

以計量認(rèn)證為周期進(jìn)行檔案管理，保障了檔案管理的高效性和時效性。一方面保障了檔案管理部門可以及時、快速地為需求者提供準(zhǔn)確、完整的技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料；另一方面，通過文件和資料的發(fā)放與回收來控制質(zhì)量體系運行中的文件資料的完整性，保證質(zhì)量認(rèn)證及其他活動能夠相關(guān)使用文件的現(xiàn)行有效性。同時要注意長效資料的保存，保持歷史的一致性。

檔案管理工作記載了認(rèn)證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，應(yīng)充分利用這些檔案，加強全面質(zhì)量管理，提高檢測質(zhì)量。另一方面，檔案管理工作作為質(zhì)量體系的一部分，也應(yīng)進(jìn)行持續(xù)地改進(jìn)，不斷完善，從而更加適應(yīng)質(zhì)量體系管理工作的需要■

（作者單位：河南省新鄉(xiāng)水文水資源勘測局 453000 河南省水文水資源局450003）