淺談如何做好新形勢(shì)下的婚姻檔案管理工作

■劉玉書

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淺談如何做好新形勢(shì)下的婚姻檔案管理工作

■劉玉書

婚姻構(gòu)成家庭，家庭在生活中所涉及到的個(gè)人信貸、購(gòu)買房產(chǎn)等方面，都涉及到婚姻檔案。婚姻檔案與每個(gè)人都密切相關(guān)，是每個(gè)家庭生活中的重要組成部分，做好婚姻檔案管理工作，意義十分重大。筆者根據(jù)近年來的工作實(shí)踐以及通過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理人員素質(zhì)不高等問題。這些問題的存在，不但影響檔案管理的工作質(zhì)量，還直接影響到部分當(dāng)事人的生活，而且也影響檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文以婚姻登記檔案管理為例，對(duì)婚姻登記檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，對(duì)做好提升婚姻登記檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。

一、婚姻登記檔案的主要特點(diǎn)

（一）婚姻登記檔案構(gòu)建對(duì)象具有特定性。婚姻登記檔案的形成，主要體現(xiàn)在婚姻登記部門的各項(xiàng)工作內(nèi)容與工作流程中，比如結(jié)婚登記、補(bǔ)辦婚姻登記、離婚登記中所構(gòu)建、形成的，其檔案構(gòu)建所涉及到的主要對(duì)象為具有或是曾經(jīng)具有婚姻關(guān)系的人，不論是結(jié)婚，補(bǔ)辦，或是離婚，檔案構(gòu)建對(duì)象均為“一對(duì)”，絕不可能為一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體對(duì)象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個(gè)人單獨(dú)建檔。

（二）婚姻登記檔案的內(nèi)容具有專指性。婚姻登記檔案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動(dòng)主體在結(jié)婚、補(bǔ)辦或是離婚過程中所形成的，檔案中所包含的內(nèi)容，通常都是針對(duì)當(dāng)事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當(dāng)事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料，或是婚姻登記部門在處理當(dāng)事人事宜的過程當(dāng)中所累積、形成的材料。所有這些材料，都是當(dāng)事人的實(shí)際婚姻狀況，除此之外的內(nèi)容都不會(huì)牽涉到，所以具有非常強(qiáng)的專指性。

（三）婚姻登記檔案具有保密性。在婚姻登記檔案的內(nèi)容中，包括了許多當(dāng)事人的個(gè)人信息內(nèi)容，而這些信息內(nèi)容都是當(dāng)事人的隱私，具有保密性。如果由于某些特殊情況，需要對(duì)檔案進(jìn)行利用，則必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，防止當(dāng)事人的個(gè)人隱私受到侵犯，確保婚姻登記檔案利用的合法性。另外，與其他檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時(shí)長(zhǎng)”或者“年限”概念，所有婚姻登記檔案管理的年限都是統(tǒng)一的。

二、目前婚姻登記檔案管理工作中存在的主要問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)。婚姻登記檔案不同于其他文書檔案，也不能納入年度或階段性發(fā)展規(guī)劃，具體相對(duì)獨(dú)立性。從近年來很多當(dāng)事人檔案丟失或無從查證等事件上來看，大部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此重視不夠，對(duì)婚姻檔案與每個(gè)人的密切關(guān)系的認(rèn)識(shí)更是不到位，已嚴(yán)重影響婚姻檔案的健康發(fā)展。

（二）管理機(jī)制不完善，基礎(chǔ)設(shè)施不健全。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多地區(qū)基層單位的檔案室沒有專人管理，管理制度不健全，管理設(shè)施落后。有的單位沒有獨(dú)立的檔案室，有的檔案室和其他辦公室混雜在一起，雜亂無章。有的即使設(shè)立單獨(dú)檔案室，但沒有配備必要的防火、防盜等硬件措施；有的查閱制度不完善，具有一定隨意性。

（三）人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)水平有限。在基層單位，大多管理檔案工作的人員都是兼職，沒有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，檔案管理業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案管理的重要性也認(rèn)識(shí)不足，以往出現(xiàn)的結(jié)婚證與身份證名字不同等問題，給當(dāng)事人生活帶去很多“麻煩”，這也是必須加強(qiáng)婚姻檔案管理的原因之一。

三、做好婚姻登記檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）建陣地、強(qiáng)基礎(chǔ)，有力保障檔案管理工作。婚姻檔案是重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，是開展婚姻信息服務(wù)工作的總依據(jù)和總中樞。各地婚登處始終堅(jiān)持把檔案工作作為一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作來抓，堅(jiān)持“以人為本，為民服務(wù)”的宗旨開展工作。進(jìn)一步增加對(duì)婚姻登記檔案管理的投入力度，納入單位年度財(cái)政預(yù)算，使得婚姻登記檔案管理工作能夠得到充足的人力、物力、財(cái)力保障。要設(shè)定專門的檔案室，將婚姻登記檔案分類存放，確定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定檔案管理和查閱的各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）重管理、抓培訓(xùn)，不斷提升檔案管理水平。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要做到組織落實(shí)、人員落實(shí)、措施落實(shí)。要不斷提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，將檔案工作納入到重要議事日程，協(xié)調(diào)、幫助解決檔案管理中存在的困難和問題。教育和引導(dǎo)檔案工作人員牢固樹立檔案意識(shí)，牢固樹立歷史責(zé)任感和使命感，要與檔案管理部門建立起良性互動(dòng)局面，形成上下配合、信息暢通、齊抓共管局面。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)工作人員檔案保管和利用的意識(shí)，提高服務(wù)能力，推動(dòng)本系統(tǒng)檔案管理工作健康、有序發(fā)展。

（三）抓學(xué)習(xí)、建制度，推進(jìn)檔案工作規(guī)范運(yùn)作。各級(jí)管理部門要堅(jiān)持檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合，把學(xué)習(xí)《檔案法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等各項(xiàng)法規(guī)、制度和業(yè)務(wù)知識(shí)放在檔案工作的首位，嚴(yán)把檔案資料收集整理關(guān)，按照將婚姻登記檔案細(xì)化為結(jié)婚登記類、離婚登記類、補(bǔ)發(fā)結(jié)婚證類等，按照年度、形成的先后順序進(jìn)行分類組卷。對(duì)當(dāng)日辦理的婚姻紙質(zhì)材料及時(shí)進(jìn)行裝訂、歸檔，日清日結(jié)，確保檔案不丟失不遺漏。進(jìn)一步健全婚姻登記檔案工作臺(tái)帳，做到帳物相符，檔案交接手續(xù)完備，收進(jìn)、移出登記及時(shí)。要專門制定《婚姻登記檔案利用制度》等系列制度，對(duì)婚姻登記檔案的查詢、復(fù)制、出具證明制定嚴(yán)格的制度，做到檔案查詢、復(fù)制都存有記錄，確保每次查詢都符合制度規(guī)定的程序，保證當(dāng)事人的婚姻登記隱私不被泄露。

（作者單位：平泉縣民政局婚姻登記處）