財會檔案檢索工具編制方法探討

■羅淑楠

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財會檔案檢索工具編制方法探討

■羅淑楠

在時代飛速發展的今天，凡是具備獨立財會核算的單位，都要形成財會檔案，這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。所以，財會檔案普遍具有形成范圍廣泛、檔案類別穩定以及外在形式多樣等特點，因而它的管理與檢索是一項比較復雜的工作。隨著經濟全球化進程的加快，傳統的財務檔案管理方法已無法適應于新時代，再加上在編制財會檔案檢索工具時，相關工作人員沒有利用合理的編制方法，就造成了現在許多單位對財會檔案檢索難的問題。因此可以看出，編制一套科學、合理的財會檔案檢索工具是相當重要的。

一、財會檔案檢索工具的作用

在日常工作中，往往會需要一些儲存在財會檔案中的一些資料，但是財會檔案就像一個書庫，里面的資料是海量的。這時候如果想要在浩瀚如書海的財會檔案中，找到自己想要的資料，就必須用到檢索工具，有了它的幫助才能更快捷找到自己想要的資料。因而可以看出，財會檔案檢索工具最主要的作用就是查詢資料。

查詢資料是對已保存的信息、資料的有效利用。通過逐級查詢，在已經歸檔保存的資料中，找尋有用的相關信息，最后確定自己所需要的。在這之中，檢索工具起到的就是，連接查詢人和財會檔案之間的連接紐帶的作用。有了它，才能使查詢人在信息眾多而又繁雜的財會檔案中準確、快捷的檢索到自己所需要的，與此同時，也使財會檔案得到了充分的利用。

二、財會檔案檢索工具的常見種類

財會檔案是財會活動的產物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據，在經濟學的研究活動中，發揮著重要史料價值作用。因此，對財會檔案科學、合理的管理以及有效地利用是至關重要的。而在這個過程中，財會檔案檢索工具起著相當重要的作用。下面，就來分析幾種常見的財會檔案檢索工具。

（一）按制定方法分類

按照制定方法分類，財會檔案檢索工具可分為：目錄型、索引型、指南型三類。目錄型是指，把同一性質的財會檔案劃分在一起，然后按照一定的順序排列而成的檢索工具。索引型是指，把財會檔案的相關信息，如編號、關鍵信息、所在位置等這些信息組合排列，然后生成的檢索工具。指南型是指，查詢人提供所需資料的某一信息，然后根據這一信息進行全面查找。

（二）根據所用工具不同來劃分

根據所用工具不同來劃分，財會檔案檢索工具可分為：電腦檢索、檔案本檢索、卡片檢索三類。電腦檢索就是利用電腦來查找查詢人所需要的信息。根據查詢人所提供的信息，在電腦的磁盤中檢索已存儲在其中的財會檔案。因為它的快捷、方便的特點，也勢必會成為今后財會檔案檢索工具中的主流工具。檔案本檢索是把已有的財務檔案的信息整理歸類成冊，然后制定目錄，方便查詢人查找的一種比較原始的檢索工具。卡片檢索就是記錄財會檔案信息的一種卡片，上面記載了財務檔案的相關信息，與檔案本檢索既相似又有區別。

三、財會檔案檢索工具的編制方法

（一）現行的編制方法

現行使用的財會檔案檢索工具編制方法，多是館藏式、實體質的檢索目錄，它只能支持財會檔案的分類和管理工作，對于實際查找工作中的所需還有一定欠缺。例如，退休工人王某來檔案館想找尋押金條的資料，以作為證據收回押金。工作人員的正確查找過程應該是：先查找負債類檔案，然后查找其目錄下的應付賬款類檔案，最后查找到押金收據。但在實際的工作中，由于檢索工具的編制方法不科學，使得工作人員按照這樣的順序不能順利找到查詢人所需的信息，有時甚至根本找不到，十分影響工作效率也使得檔案館有種形同虛設之感。

因此，在實踐工作中，既科學又合理的編制財會檔案的檢索工具是極其重要的，它能在很大程度上提高檔案館工作人員的工作效率。

（二）合理的編制方法

要想科學、合理的編制一種好的檢索工具，首先，需要了解科學、合理的財會檔案的檢索工具編制方法。下面，本文就來介紹幾種科學合理的編制方法。

1、體系分類法。要想精確而有效地搜尋信息，首先必須把信息做好分類。而廣泛應用于情報檢索的體系分類法，就是一種很好的信息分類檢索法，它有著鮮明的隸屬性原則，能夠以科學合理的多級分類方式，對財會檔案中具有同種特性的檔案加以分類整合。并讓子類檔案（也稱下級檔案）隸屬于母類檔案（也稱上級檔案），形成嚴格的上下級隸屬關系。上級檔案是對下級檔案的統領，下級檔案是上級檔案的詳細分類，就如數學中代數科目學習里包含于被包含的關系。

2、主題檢索法。主題檢索法通過言語概念的不同描述，它在不區分檢索語言之間的關系的前提下，只依照語言、文字來安排語序進行檢索，讓查詢人的檢索需求得到滿足。主題檢索法的優點在于它的主題目錄不受分級制度的影響，關鍵詞的排序與其概念是大還是小，都采用平等的排級。同時，主題檢索法還避免了體系分類法中子目錄被母目錄覆蓋的問題，具有較高的檢索精度。但是，不可避免的主題檢索法也有它自己的弊端。例如，主題檢索法的編制需要一個標引，而這個標引需要使用更為標準化的專業術語。

3、綜合運用法。綜合運用法是上述兩種方法的綜合運用，它取體系分類法中較強的系統性和主題檢索法中較強的專指性，讓二者綜合在一起，成為一個編制方法。這樣它們就能達到掩蓋對方不足，發揚自己的長處的作用。綜合兩者一起運用的方法，是一個優秀的財會檔案管理工作者應該具備的基本技能之一。

財會檔案是會計活動的產物，是記錄和反映一個單位經濟活動的重要史料和證據，屬于資料信息類，是一個單位的財富。而信息的最高價值在于它的傳播和利用。因此，要想使這筆財富得到增值，就必須要提高財會檔案的利用率。財會檔案管理工作者也必須不斷加強學習，以提高自身的工作效率，并在實踐工作中不斷探索完善財會檔案檢索工具的編制方法，以此來提高財會檔案的檢索效率，為查詢人提供更加便捷而高效的服務。另外，在財會檔案檢索工具編制方法方面，還要以長遠發展的眼光，結合現代信息技術，把更多更好的智能化手段應用到財會檔案檢索中來，一步一步提升財會檔案的檢索效率。

（作者單位：貴州黔東南州水利投資有限責任公司）