淺談新時期檔案服務工作

■相小英　趙志蓮

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淺談新時期檔案服務工作

■相小英趙志蓮

檔案提供利用是檔案工作為社會主義事業服務的手段，它直接與利用者發生關系，體現整個檔案工作的作用，是檔案工作賴以存在和發展的基礎，做好檔案利用工作，對于檔案事業的發展非常重要。然而隨著我國經濟建設的突飛猛進，在新的形勢下，檔案館館藏結構、功能、服務范圍、服務方式、服務要求等人文環境時代性的變化，過去傳統的檔案接待查閱手段已受到挑戰，如涉及民生的勞動保障、工資、住房等與人民群眾衣、食、住、行密切相關的政策依據，已成為當前查檔利用接待工作的主要趨勢。建好用好民生檔案，探索接待查閱工作的新模式和新方法，已是現行檔案館檔案工作的當務之急。本人在檔案保管利用部門工作十余年，在日常接待查閱工作實踐中，曾嘗試了一些新型的方法與模式，也做了一些實際具體的調研，借鑒了同行的一些好的做法，現歸納之，以求鑒于同行。

一、做好導查工作

所謂導查，就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度，對檔案館館藏內容的了解概況，從而引導利用者查閱到所需的檔案信息。需要導查的對象常常是以下幾種類型利用者：一是從來沒有來過檔案館查過檔案的利用者；二是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者；三是所查的內容，需要跨越多個全宗才能查找到所需內容的利用者；四是按檔案館通常查閱方法，即查閱了全引目錄后，沒有查到所需檔案的利用者。接待室導查的方法通常是：一是主動詢問式，主要包括利用者查檔目的，已掌握所查檔案內容的線索。二是主動介紹式，主要包括本館現有查檔檢索工具介紹，其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法等。三是主動告知式，主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置，查閱注意事項。四是主動引導式，也就是說當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時，作為閱覽室接待人員，應主動引導利用者順利地找到所需檔案資料的途徑和線索。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室，當利用者自己不能順利地找到所需檔案時，作為檔案館接待室查閱接待工作者，不能簡單地、不負責任地宣判該檔案資料查不到或沒有，而是要認真分析檔案可能存在的位置，從而為利用者提供查找該檔案資料的線索、方法。排查的方法有多種多樣：首先，分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系，如文件之間的流轉關系，如檔案員歸檔中請示與批復，收文與發文，各文件之間所包含的關系，文件之間的辦理程序關系等。二是，梳理利用者所需檔案，所在機構的歷史沿革演變的情況，如過去與現在隸屬關系的變更，內部機構的設置、分立、合并、撤消等。三是，掌握各級各類檔案館、室的保管內容范圍功能與區別。筆者利用以上方法在實際接待工作中，幫助利用者查到了很多“判了死刑”的檔案，使很多難以查找的檔案內容，通過接待人員的努力，收獲了很多柳暗花明又一村的喜訊。在檔案館里，作為查檔接待人員，要努力做好排查工作：一是要自己熟知館藏信息和檔案業務。二要有為利用者著想的熱心與高度的工作責任感。三是會借助現代化的設備和工具。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代替利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查是在新的形勢下為滿足不同類型、不同層面需求利用者的一種行為。代查可分為三種：一是現場代查，它指利用者因為查閱檔案業務上的障礙，而要求檔案館工作人員予以代查。二是委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、網絡委托式等形式，利用者和檔案館雙方建立一種簡單的合同關系。

四、做好協查工作

協查是指以國家綜合檔案館為主體，協同各類專業檔案館，各部門各單位檔案室，形成一個檔案查閱系統，實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中，常碰到以下四種情況：（一）在大多數社會公眾眼中，政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方，一旦需要查找檔案史料，只想到檔案館，他們不了解，也很難知道各類檔案館、室的功能與分工，在此，綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現象。（二）在其他專業檔案館、室接待查檔設置的門檻往往比較高，如需領導層層審批，要正式介紹信，內控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作，對利用者大多不是推諉就是找不到人，使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。（三）個別檔案館、室沒有收費依據標準，造成亂收費、超標準收費的現象時常發生。按當前理論界“大檔案”的理念與思路，把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館，這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期，要徹底解決以上問題，為利用者做好協查工作就顯得更為重要和必要了。

五、做好陪查工作

近些年來，各級各類綜合檔案館都開展了檔案寄存業務，特別是國企改制后的國有企業檔案大量進入綜合檔案館里，帶來了利用者查檔上的突出矛盾。（一）查閱量大。有時為了研究歷史上某一重大事件，或某一個問題，如經濟案件、歷史事件等，需要查閱幾百卷甚至上千卷檔案資料的現象。（二）查閱檔案的連貫性很強。如查某一大的工程出現的經濟案件，查閱企業改制，企業房改問題等，不僅要查其基本的基建檔案，該單位文書檔案，同時還要查閱會計檔案。（三）查檔的不確定因素很大。有時要按照問題，歷史事件的線索順序查閱，有時要逆查，有時要橫向查。如會計總分類賬表等，甚至有時還要臨時去查找線索，如當事人口述依據等。（四）查檔的專業性強。比如查閱會計檔案，就必須具備很強的會計專業技能和知識。工程中經濟案件，大的歷史事件也是如此。這種查閱需求的特殊性很大，檔案館如果按正常的調卷查閱是很難應付的。這就需要實行陪查，即檔案館工作人員陪同利用者到檔案庫房查找利用者所需的檔案，這樣一個人足夠了，也解決了庫管員調歸卷的勞累，利用者也很滿意。

最后是做好接受網上查閱服務。伴隨著社會信息化的邁進，檔案館信息化工作也在逐步實現，檔案館實行網上全文查閱，當前已在部分檔案館里逐步實現。而檔案的特殊性決定其今后全文網上查閱，會有一定的限制和要求，這里所說的網上查閱只是一種狹義上的網上查閱，即檔案館依據其館藏信息內容，有計劃有步驟地將檔

案資料目錄在有關的網站上公布。利用者依據網上的目錄可迅速檢索到自己所需的檔案內容。這樣避免了利用者走冤枉路，也提高了查檔效率，使利用者享受到信息化網絡帶來的實惠。

在發展變化的歷史時期，檔案館查閱接待工作的形式、方法也應與時俱進，隨著利用者的需求而不斷創新，要形式多樣，這樣才能更好地體現以人為本的思想，為社會和諧奉獻當代檔案工作者的力量，只有這樣，才能使館藏檔案信息最大限度地被挖掘，從而被社會利用，才能使館藏檔案發揮其應有的社會價值和經濟效益，筆者試想，這是否可成為檔案館查閱接待工作，在新形勢下的一種嘗試呢。查檔群眾的滿意度是檢驗我們工作的唯一標準，因此，要做好查檔接待利用工作，必須加強學習，不斷提高綜合素質，同時要及時總結經驗和不足，善于發現問題并研究問題，使我們查檔利用的各項制度更加完善，更加人性化，更加科學化，以使廣大人民群眾滿意，從而最大限度發揮檔案館服務民生、服務和諧社會建設的作用。

（作者單位：河北省地礦局石家莊綜合地質大隊 河北日報報業集團）