如何做好企業會計檔案的管理工作

■崔玉茹

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如何做好企業會計檔案的管理工作

■崔玉茹

會計檔案管理作為財務管理中的重要工作,連接著企業經營管理的整個環節,是掌握企業發展信息的關鍵。但目前會計檔案管理中存在的信息社會資料缺失、電子檔案管理混亂等問題影響了企業的正常發展,切實改進和提高會計檔案管理工作的水平是財務管理工作的一個重要環節。

一、會計檔案保管工作的現狀

目前，大部分企業過于注重經濟效益，忽視了會計檔案的保管工作。近幾年來，會計檔案非法隱匿、銷毀的案件時有發生，許多重大經濟犯罪案件也都涉及會計檔案，在規范證券市場的過程中也發現不少關于會計檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會計檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。盡管會計檔案的作用無庸質疑，然而在會計檔案保管的實際工作中，經常會出現一些問題。

二、會計檔案管理中存在的問題

1、會計檔案立卷不規范。有些單位裝訂會計憑證時資料缺失、不完整，會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。

2、會計檔案保管不規范。《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

3、會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全 。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

三、解決會計檔案管理中存在問題的措施

1、規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。

2、加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

3、規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

4、規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

5、加強會計人員崗位培訓。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員應具有較強的責任心，不能對錯誤熟視無睹，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

6、加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、編目、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

7、引入先進的檔案管理技術和手段。會計信息化的日益普及對會計檔案管理系統提出了更高的要求，建立新型財務系統刻不容緩。近年來，電算化財務會計檔案逐漸取代傳統財務會計檔案，成為檔案管理的主流。要適應社會經濟的發展，就必須要發揮電算化管理的功能，并吸收傳統管理模式的優點，以形成嚴肅認真的財務會計檔案管理制度。

會計檔案管理這一財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，必須加強會計檔案管理，自查自糾，對照解決本單位存在的問題，促進財務管理水平的提高，使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

（作者單位：唐山港集團股份有限公司）