人事檔案工作的標準化、規范化研究

張曉湖

（北方機電工業學校，河北 張家口 075023）

人事檔案工作的標準化、規范化研究

張曉湖

（北方機電工業學校，河北 張家口 075023）

隨著經濟體制的改革速度不斷加快，事業單位的改革工作也逐漸深化，提升人事檔案管理的標準化和規范化，成為了事業單位發展的重要議題和當務之急。同時信息化程度的加快，以及檔案資料的日趨繁多，也對檔案管理工作提出了標準化和規范化的要求。筆者正是出于這樣的考量，對如何加強人事檔案工作的規范化和標準化做出了研究。

人事檔案；管理；規范化；標準化

一、人事檔 案管理的現狀

人事檔案管理工作是事業單位組織人事工作的重要組成部分，人事檔案管理工作的好與壞直接影響事業單位選賢舉能，知人善用，歷史全面地考察了解和正確選拔使用干部。隨著時代的發展、信息化技術的應用，傳統的人事檔案管理模式越來越不能滿足事業單位發展的需求，本單位及有關部門的材料不能及時形成和轉遞，個人材料收集困難，人事檔案管理普遍滯后。再有，隨著現代人事檔案管理工作的不斷發展，事業單位人事檔案管理中存在的諸多問題，如對人事檔案工作不夠重視，檔案管理人員都是兼職，專業素質不高，現代化管理方式應用不足，材料的收集、保管和傳遞上存在環節上的隨意性等問題已嚴重制約了人事檔案工作的發展，當然原因是多方面的，既有思想認識上的誤區，又有體制上的問題，所以事業單位必須加快人事檔案管理的標準化和規范化。

二、造成檔案管理工作滯后的原因

（一）思想存在偏差

檔案是無形的資產，信 息則是寶貴的資源，兩者對于事業單位的發展來說至關重要。可是很多事業單位對其卻沒有給予足夠的重視，對此尚未形成共識。某些學校負責檔案的工作人員認為，學校的主要職責是為學生提供良好的教育，只要教育好了就萬事大吉，至于學生人事檔案管理的好壞與否關系不大。隨著當前教育體制的改革以及市場經濟的深化，學生的流動率也越來越大，因此很容易出現剛剛建立好檔案就需要調動學籍、調動檔案的現象，另一方面，學生畢業時檔案不再是由學校統一派遣到當地的人才市場保管，都是學生自己保存，直到找到接收單位才接檔。這樣的話管理人員檔案會顯得多余，浪費時間和精力。甚至事業單位的教職工對自己的干部人事檔案重視度都不夠，他們不知道什么檔案應該歸檔，新形成的什么材料應該上交、歸檔，有鑒于此，我們對于事業人事檔案管理的滯后原因就有初步的認識了。

（二）意識薄弱，缺乏重視

很多單位內部的管理人員對人事檔案沒有充分的認識，管理的理念比較落后，停留在單位人事科上交什么材料就收什么材料的階段，沒有和單位人事科溝通形成必須上交相關材料歸檔的制度。人事檔案的管理長期位于落后和被動的狀態，缺乏投入，設施也比較落后，檔案庫房面積不達標。對人事檔案進行管理的人員沒有及時培訓和得到應有的重視。

（三）不適應時代的發展

現行的檔案管理條例較為陳舊，難以適應當前經濟形勢的發展。隨著我國經濟進入“新常態”，經濟形勢迅速發展，市場競爭也日趨激烈。但是在很多中學甚至是高校中，對檔案進行管理的各種制度和規范比較落后，沒有按照單位實際的變化對其進行改進與完善，造成各種制度與現實的脫節，沒有 適應時代發展的需要。

三、如何加強人事檔案工作的標準化和規范化

（一）提高對人事檔案管理工作的認識，促進認識人事檔案管理的標準化與規范化

思想對行動有指導作用，思想和認識的改變對人事檔案管理工作的態度有很大的影響，人事檔案工作不論是對于個人還是單位的發展都具有重要的作用，是整個國家檔案管理的重要環節，對職工的利益都有直接的影響。事業單位需要重視人事檔案的管理工作，將其放在本單位日常管理的重要位置中，并列入日常議事的日程與全年人事組織工作的重點，不僅需要在思想中提高人事檔案管理的認識，還要對認識進行落實，切實強化對認識人事檔案管理的指導，定期進行研究，

并聽取相關工作的匯報，定期進行檢查與監督，加大投入力度，切實提高人事檔案管理的標準化和規范化。落實相關的管理制度，對管理的范圍進行規范，集中進行管理，如果因為工作的需要對檔案進行查閱或者借用，需要嚴格按照相關的借（查）閱制度和規定，不能擅自公布人事檔案的內容，不能泄露。

（二）提升檔案內部管理的標準化和規范化

在對人事檔案進行建檔時，我們一定要注意解決好規范化和標準化的問題，從而提高檔案的實體質量，為干部人事檔案工作實施規范化和標準化的管理打下牢固的工作基礎。首先，人事檔案內使用的紙張質量一定要好，幅面的尺寸和規范也要符合國家規定的標準。排版的格式也要符合規范，橫寫橫排，于左側進行裝訂；其次，要注意人事檔案材料的篩選，嚴格按照人事檔案的十大類分門別類進行歸檔，以時間順序排序；最后，一定要保證人事檔案材料的字跡清晰，原件完整。不論是表格還是文字記錄、證明等，都必須使用不易褪色的墨水和紙張，以確保字跡的鮮明，這樣也更有利于日后的管理。

（三）主次分明

在人事檔案歸檔工作中，要注意既要全面，又要有重點，主次分明，一定要把握好干部人事檔案的入關口，防止不該入檔的材料入檔。實現標準化和規范化的根本目標就是要實現檔案保管的最大化和人事檔案的完整化、檢索利用的便捷化。人事檔案正本由歷史的、全面的反映干部情況的材料構成。內容及其分類：第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定、考核、考察材料；第四類學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、成績、審批材料）；第五類政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；第六類參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；第七類獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡）；第八類處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見）；第九類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；第十類其他可供組織上參考的材料。

（四）要注意提升檔案正卷的質量

實踐證明，檔案的材料收集是否完整直接決定了檔案價值的高低，而立卷方法問題與案卷裝訂質量的問題可能直接影響和決定了檔案工作規范化和標準化。因此，在推進檔案工作規范化和標準化的進程中，我們必須要注意解決好立卷方法的問題，這樣有利于檔案標準化的管理以及分類、檢索。

四、加強人事檔案管理現代化

檔案工作的現代化推進，就是要樹立一個先進的管理思想和科學的管理理論，然后采用與之相適應的組織 機構和組織行為，從而達到預期的目的。面對我國學校檔案事業管理的新形勢和新任 務，必須樹立起依靠科技進步和科技管理的概念。

（一）提高現代化的思路和意識

首先，要加強對檔案現代化管理的意識。進入了信息化的社會，不論是誰抓住了信息，誰就搶占了先機，抓住了發展機遇。隨著教育制度的不斷改革以及科學技術的不斷發展，檔案工作的現代化也開始逐漸產生了日益懇切的要求。所以學校的人事部門必須要努力探索新思路和新方法，積極地去扭轉現行檔案管理制度與現實發展不匹配的劣勢，調整一些不適合檔案管理事業發展的思路和方法，要以對黨和國家負責、對學校負責、對學生負責的態度來深化改革的戰略高度，充分認識新形勢下檔案管理工作的重要性。

其次，還要加強信息化的應用。“十六大”提出了建設電子政務的要求。而認識管理系統也正在積極參與著電子政務的建設，開通人事管理網站之后，信息化程度也在 不斷提高，使得網絡化和信息化的實現逐漸成為可能。

（二）大膽創新，實現電子化管理

要堅持以流程再造理論為指導方針，貫徹簡化整理的檔案工作，以流程管理信息系統為主要依托，逐步推行紙質資料的電子化管理，逐步建立起管理運作的機制，實現科學化、信息化和規范化。

首先應當創新電子檔案的管理方法，實現科學化和規范化，確立建檔的原則，每個人的整卷檔案視為一“件”，以“件”為基本單位，依托流程管理系統，對其內容進行統籌整合，在日常人事事物中，形成的電子檔案要與紙質檔案相對應，同時利用計算機對其進行管理。然后，一定要對檔案的流動方向進行嚴格控制，要轉變檔案固有的橫向流動方式，轉為以每件檔案為主要單位，自動流向資料管理部門的新型流動方式。

最后，就是要嚴格控制檔案管理流程，按照相關法律法規，確保每個環節都 能夠按照規則和制度來進行，要分清職責，明確責任歸屬。

五、結語

新形勢下，要加強檔案工作管理的規范化和標準化，就必須加速工作人員的素質現代化建設，如果檔案管理人員缺乏現代化、規范化的檔案管理意識，那么勢必會影響學校的檔案管理現代化的進程。檔案工作人員不僅要熟悉檔案業務，努力學習管理知識，深刻領悟掌握行業的最新標準，同時還要樹立高度的責任心，做好 數據的錄入工作，積極參與有關的學術討論，不斷提高實踐水平和 理論水平， 為事業單位和職工提供高質量的檔案管理服務。

[1]彭丹.人事檔案管理的標準化、規范化和現代化[J].輕工科技，2008，24（10）：142-143.

[2]辛清華.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理[J].中國衛生產業，2015，16（2）：38.

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