科技檔案工作中存在問題及管理措施

文/劉 東

科技檔案工作中存在問題及管理措施

文/劉 東

科技檔案實(shí)施管理歸檔需要認(rèn)真對(duì)待、細(xì)化研究、制定科學(xué)管理實(shí)踐策略，才能令科技檔案真正發(fā)揮其服務(wù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)價(jià)值

科技檔案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學(xué)研究檔案、測(cè)繪檔案等。科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。

一、科技檔案的特點(diǎn)

1、專業(yè)性。科技檔案的專業(yè)特點(diǎn)是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一，例如科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案的整理分類等，都建立在科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)上。

2、種類和類型的多樣性。在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點(diǎn)。以種類而言，由于科技生產(chǎn)活動(dòng)中的多專業(yè)性，導(dǎo)致其伴生物——科技檔案在種類上的多元化，以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。

3、成套性。相對(duì)于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點(diǎn)就是成套性，即圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目的進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。

4、現(xiàn)實(shí)性。科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價(jià)值。

二、科技檔案管理存在的主要問題

改革開放進(jìn)程的不斷深入，令科技檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式受到信息時(shí)代的強(qiáng)烈沖擊，一些部門經(jīng)歷多年時(shí)間積累與形成的較多科技文件，例如科研文件、設(shè)計(jì)與工藝文件等則處于管理分散狀態(tài)，尤其是一些民營(yíng)單位由于保密意識(shí)及對(duì)檔案管理工作內(nèi)涵規(guī)律認(rèn)識(shí)有限，因而普遍存在不規(guī)范管理、建檔工作相對(duì)滯后等不良問題。同時(shí)由于對(duì)科技檔案管理工作長(zhǎng)期認(rèn)識(shí)不足，一些工作人員認(rèn)為科技檔案的整理歸檔工作復(fù)雜繁瑣，致使單位形成的較多科技文件均分散于工作人員或部門手中，一些領(lǐng)導(dǎo)則認(rèn)為由各科室或個(gè)人分管使用更為自由、方便與快捷，而正規(guī)化的借閱、歸檔手續(xù)則復(fù)雜繁瑣，會(huì)耗費(fèi)檔案人員較多精力與時(shí)間并令科技項(xiàng)目進(jìn)度受到總體影響。當(dāng)然該類觀點(diǎn)是片面錯(cuò)誤的，只有專門建立集中保管檔案機(jī)構(gòu)部門，才能滿足各部門人員方便查閱需求，進(jìn)而提升信息檔案快捷、自由與綜合利用水平，充分發(fā)揮資源共享優(yōu)勢(shì)進(jìn)而促進(jìn)各單位社會(huì)效益與生產(chǎn)效益的持續(xù)提升。另外較多科研工作人員總想將相關(guān)科研成果項(xiàng)目據(jù)為己有，視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，這從另一側(cè)面映射出其單位檔案法制管理觀念的相對(duì)薄弱，且工作責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。從表象層面來(lái)看，較多科技成果圖紙資料、文字、聲像資料與各類驗(yàn)收、檢測(cè)報(bào)告均一應(yīng)俱全，較難發(fā)覺不妥之處，然而從實(shí)際層面來(lái)講，該類科研項(xiàng)目最為關(guān)鍵的工藝、尺寸、數(shù)據(jù)、配方等卻被偷梁換柱或隱性化，令真正具有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料散落至從事科研工作的個(gè)人手中，這樣便令科技檔案失去了其準(zhǔn)確性與真實(shí)性優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而淡化了自身利用價(jià)值。由此可見對(duì)科技檔案實(shí)施管理歸檔需要我們認(rèn)真對(duì)待、細(xì)化研究、制定科學(xué)管理實(shí)踐策略，才能令科技檔案真正發(fā)揮其服務(wù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)價(jià)值。

三、加強(qiáng)科技檔案管理措施

1、以檔案法為準(zhǔn)繩，健全科技檔案工作體制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

為優(yōu)化科技檔案管理效果我們應(yīng)以檔案法為準(zhǔn)繩健全規(guī)章制度與工作體制，推行規(guī)范化管理，同時(shí)相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)以科技檔案暫行管理規(guī)定、工作條例、開發(fā)利用資源信息辦法等檔案法規(guī)為科學(xué)依據(jù)，結(jié)合單位實(shí)際科技生產(chǎn)狀況創(chuàng)設(shè)更具可操作性、具體性的規(guī)章制度。由科技檔案積累、形成、整理到歸檔、保管、鑒定與利用等各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)制定明確具體的相關(guān)規(guī)定。對(duì)于嚴(yán)格履行規(guī)章制度、創(chuàng)設(shè)顯著科技檔案管理成效的人員應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)表彰，同理對(duì)于不依據(jù)規(guī)章體制辦事、收集科技檔案不全面、不及時(shí)歸檔、整理規(guī)范性不強(qiáng)、不能主動(dòng)積極提供利用服務(wù)的應(yīng)給予相應(yīng)的教育批評(píng)與處罰并限期整改。再者應(yīng)由基礎(chǔ)工作強(qiáng)化入手完善構(gòu)建科技檔案查詢檢索體系，較好編制系統(tǒng)、實(shí)用、多角度、多功能檢索檔案工具，進(jìn)而為全面利用開發(fā)檔案信息創(chuàng)設(shè)良好的先決條件。領(lǐng)導(dǎo)層則應(yīng)強(qiáng)化注重科技檔案管理工作，更新分散式傳統(tǒng)管理為集中式現(xiàn)代化管理模式，配備責(zé)任感強(qiáng)、事業(yè)心高的技術(shù)專業(yè)人才，進(jìn)而加快推進(jìn)科技檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，為利用檔案信息者提供優(yōu)質(zhì)完善的全方位服務(wù)。

2、更新意識(shí)思維，全面提升科技檔案綜合管理水平

現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展提升趨勢(shì)需要檔案管理單位用科學(xué)意識(shí)思維武裝自己，以逆向、創(chuàng)造性思考引導(dǎo)科技檔案工作，確立發(fā)展、機(jī)遇意識(shí)、合作溝通、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、時(shí)效、責(zé)任意識(shí)、人才資源及終身學(xué)習(xí)意識(shí)，進(jìn)而全面適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與科技生產(chǎn)的迅猛發(fā)展。同時(shí)我們應(yīng)科學(xué)利用復(fù)制縮微技術(shù)有效提升存儲(chǔ)檔案密度、縮小檔案文件體積，合理解決存儲(chǔ)空間有限問題。同時(shí)我們可適應(yīng)性配備必要的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理，數(shù)據(jù)文件的歸檔可移交光盤、軟盤或硬盤，也可建立域網(wǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)檔案?jìng)鬟f，為利用者提供空間與時(shí)間上的綜合便利性。

3、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、全面開發(fā)科技檔案資源信息

現(xiàn)行科技檔案管理服務(wù)方式多停留于外借、閱覽、制發(fā)證明、目錄信息等被動(dòng)服務(wù)層面，隨著科技形式的多元化發(fā)展我們應(yīng)在做好傳統(tǒng)服務(wù)管理的基礎(chǔ)上主動(dòng)積極的開辟更多全新的服務(wù)方式，例如電話服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、預(yù)約服務(wù)等，為基層對(duì)象服務(wù)，開展文獻(xiàn)檔案專題片、愛國(guó)主義教育等實(shí)現(xiàn)文件及科技檔案文獻(xiàn)的集中管理。同時(shí)還應(yīng)在重大事項(xiàng)專項(xiàng)專題服務(wù)、科技檔案信息中介服務(wù)、開發(fā)人力資源檔案服務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中應(yīng)用各類多變靈活的管理方式進(jìn)而真正轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)為人性化、優(yōu)質(zhì)性的主動(dòng)服務(wù)，提升信息檔案綜合管理水平。

(作者單位：榆林市環(huán)境咨詢服務(wù)部）