關于檔案工作的規范化管理

徐　澍

寶清縣機關事業保險管理局，黑龍江　寶清　155600

關于檔案工作的規范化管理

徐澍

寶清縣機關事業保險管理局，黑龍江寶清155600

摘要：檔案管理工作在現在的各個機關單位都有著不可忽視的作用，規范的、現代化的檔案管理有利于工作的順利推進，尤其是在社會保險單位，由于負責的事務繁多，包括養老、失業、醫療、生育等保險管理信息，如果不能及時有序地處理這些信息，就會造成信息混亂、查找不便的問題，因此加強事業保險的檔案管理是一項重大任務。

關鍵詞：保險；檔案；管理

社會保險檔案的管理是一項復雜的工作，它關系到每一個與保險有關的人，千千萬萬的個人保險構成了整個社會龐大的保險信息庫，只有保險檔案管理工作做到規范有序，分類整齊，才能在個體信息查找時快速準確的提取出來，有條不紊地解決問題，由此可見，建立健全一個規范化、系統化的保險檔案管理系統是非常有必要的。

一、現在保險檔案管理中的不足之處

(一)檔案意識淡薄

很多單位都不重視檔案管理，只把重心放在業務工作上，認為檔案管理不能帶來收益，因此不愿意在這方面投入過多的人力物力，招聘一些沒有專業知識的員工來管理檔案，在基礎設施的配備上更是不會投資更多的資金，這就使得檔案管理雜亂無章，沒有明確系統的保存目錄，隨意保存，容易丟失，雖然整理保存時很容易，但是對這些檔案進行管理就非常困難，查找時更是麻煩，降低了保險單位的工作效率。

(二)檔案管理制度不完善

很多社會保險檔案管理部門都不能完全貫徹落實國家檔案管理規定，因為沒有人意識到檔案管理工作的重要性，也沒有人強制其執行，再加上社會保險檔案管理制度不健全，缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，[1]各個單位之間沒有統一的標準，執行困難，這也是現在保險檔案管理的又一大問題。

二、加強檔案工作的管理措施

(一)提高檔案管理的意識

深刻認識到檔案管理的重要性，樹立保險檔案意識，保險檔案從形成到使用再到歸檔，在其“一生”中發揮著不同的作用，檔案管理就是充分發揮檔案在歸檔后的作用，是對以往工作的記錄，是對日后工作的指導，這樣才能夠積累經驗，尋找不足，及時調整，對檔案工作的提升有很大意義。

(二)引進專業人才和基礎設施

順應現代社會的要求，檔案管理應該進行信息化處理，這就需要保險事業管理單位加大投入，招聘有專業知識的人才，精通檔案管理知識，熟悉《檔案法》，懂得計算機技術；另外引進先進的基礎設施，這樣專業人員才能發揮最大的價值，建立健全該事業單位的保險管理體系，目錄詳細，條理清晰，便于保存和查找，節省時間，提高工作效率。

(三)加強對檔案工作者的管理

檔案工作者要有不斷學習、不斷進步的意識，更新自己的知識存儲，向最先進、最有創意的檔案管理單位學習，激發潛能，發掘價值，努力使自己成為單位需要的復合型人才。保險事業管理單位也應該定期組織培訓，請有成績、有權威的人來單位做講座，向檔案工作者傳授知識，樹立榜樣，使他們意識到自己身上的責任，意識到廣闊的上升空間，增加工作人員前進的動力。此外，還可以建立獎懲制度，激勵檔案工作者向更加優秀的方向發展，多勞多得，創造更大的價值。

(四)完善檔案管理制度

社會保險檔案管理要向著規范化、數字化、信息化的方向發展，充分利用現在的計算機網絡帶來的便利，建立保險檔案數據庫，對保險的各種數據進行整合，系統地傳到該數據庫中，實現資源共享、自助查詢，方便人民的使用，也減輕了檔案工作者的工作量。與此同時，還要規范對紙質檔案的管理，避免紙質檔案的損壞、丟失，按照時間和類別分類存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善處理。當然，保險檔案紙質資料也不能一直存放，需要定期對這些檔案進行查看，除保單送達回執檔案保存期限為2年外，其他業務檔案白保險合同終止之日起，原則上至少要保存10年才可銷毀。[2]在這一過程中要嚴格遵守銷毀流程，對保險檔案進行逐一核查，確定其已經沒有效力，再由專門人員簽字，統一進行銷毀，以此減少檔案管理工作者的工作量。

(五)組織力量，不斷創新

現代化的檔案管理方式是適應時代發展潮流的趨勢，保險檔案的管理也要與時俱進、不斷創新，根據自身單位的規模與需求，利用計算機網絡體系對保險檔案進行搜集、整理、存檔，創建保存和查找的橋梁，創新理念，保證工作質量。

三、對保險檔案管理工作未來的展望

(一)執行依法治檔

《檔案法》是具有權威性的檔案立法，檔案工作人員應該以此為出發點，監督、指導、檢查檔案的前期控制。[3]在未來的工作中，嚴格執行《檔案法》，對保險檔案管理工作給予合理的法律權限，增強檔案管理的法律意識，提高工作人員的政治、文化及業務修養，對有違法、失職等問題的工作人員追究法律責任或行政處分，從而實現檔案管理工作的高效、公正。

(二)開發運用檔案

對保險檔案進行搜集整理是最基本的一步，之后要對分類后的檔案做分析和預測，成為有參考價值的信息資源，為日后的工作積累經驗。此外，創建更加便捷的查找咨詢方式，比如通過電腦版、手機版的保險檔案管理體系向廣大人民群眾開放，人們可以隨時隨地查詢自己的保險信息，服務人民，提高社會效益。

四、結論

隨著社會的快速發展，系統的、數字化的保險檔案管理才能滿足信息化時代的要求，要促進社會保險檔案管理體系的完善，要從以下幾個方面進行優化：領導者應重視檔案管理，投入資金，引進專業人才和基礎設施，加強對檔案工作者的管理，定期組織講座，不斷完善保險檔案管理制度。此外，要推進依法治檔的執行，開發運用檔案，發掘其內在價值。

[參考文獻]

[1]鄧青松，王洛平，武鳴城，孫志浩，李東平，周海嚒，劉世豪，黃宗正.完善社會保險檔案管理促進保險事業發展.建筑工程技術設計，2015(26).

[2]馬為民，李文泉，黃宗正，鄭冬英，黎文卓，董存紅，劉世豪.淺談新時期保險業務檔案管理——河南省今州縣張北村社會保險管理思路與情況案例分析.山東檔案，2014(4)：51-53.

[3]張洋，李文泉，黃宗正，王志華，周志揚，李閆東，寒露雪，楊文嘉，李東平，周志斌，劉文卓.芻議如何加強檔案工作的規范化管理——河北何瑞股份有限公司財務管理情況案例分析.科技創新與應用，2015(35).

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)11-0242-01