試論人事檔案信息化建設的必要性及策略

劉之輝

秦皇島市人才交流服務中心，河北　秦皇島　066000

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試論人事檔案信息化建設的必要性及策略

劉之輝

秦皇島市人才交流服務中心，河北秦皇島066000

在我國市場經濟快速發展的情況下，人事檔案已經成為一種非常重要的資源，因此，加強人事檔案管理，加大其信息化建設力度，并促進人事檔案管理模式不斷創新，在促進社會、經濟進一步發展上有著極大必要性。本文就人事檔案信息化建設的必要性進行闡述，提出人事檔案信息化建設的策略，以有效提升人事檔案管理的現代化水平。

人事檔案；信息化建設；必要性；策略

根據人事檔案管理工作的開展情況來看，信息化技術的合理應用，是社會、經濟等不斷發展的必然趨勢，不但能進一步優化人事檔案管理結構，還能促進工作效率、工作質量等有效提高，從而促進我國檔案管理事業可持續發展。

一、人事檔案信息化建設的必要性

(一)隨著信息技術、網絡技術等的不斷推廣，社會信息化發展速度變得越來越快，因而信息資源在人們的生活、工作等多個方面占據的地位越來越重要。在這種形勢下，人事檔案所記載的每個人的成長過程，在人力資源管理中發揮的作用不斷提高，特別是信息技術的合理應用、人事檔案管理的社會化發展等，使人事檔案信息化建設具有極大必要性，對于促進我國信息化管理工作體系更加完善有著重要影響。

(二)在人事檔案信息化建設中，計算機技術、網絡技術是最主要的技術支撐，不但使原來通過紙質方式承載相關信息的方式得到改變，還能實現各種信息資源在電腦中的有效存儲，從而為人事管理工作有序開展提供重要保障。因此，人事檔案信息化建設具有重要必要性，不但能保證人事信息的完整性，還能提高人事檔案信息的安全性，從而促進人事檔案資源有效利用率進一步提高。

(三)在人事檔案管理工作的正常開展中，很多新的信息需要收集、整理、加工和存儲等，而在信息化技術合理應用的情況下，信息處理的工作效率可以得到有效提高，從而達到資源共享的目的。由此可見，人事檔案信息化建設有著極大必要性，不但能使繁瑣的人事檔案管理工作得到簡化，還能減少管理人員的工作量，對于提升管理人員的工作水平也有著極大作用，最終促進人事檔案管理水平進一步提升。

二、人事檔案信息化建設的策略

(一)注重人事檔案信息化建設的思想教育

在信息技術普遍運用到各行業的情況下，人事檔案信息化建設，需要注重其思想教育，并重視自動化信息管理系統的開發和推廣，才能真正實現人事檔案管理的即時性、動態性和快捷性等，最終促進人事檔案管理水平進一步提升。在實踐過程中，人事檔案管理信息化發展的思想教育，需要人事檔案管理人員做到如下幾點：一是，檔案管理人員需要具備較強的上進心，并積極參與到各種先進技術、知識的學習中，才能激發他們的創新思維，最終為人事檔案信息化建設提供重要基礎。二是，人事檔案管理人員需要具備較強的檔案管理意識，才能提高人事檔案管理工作的全面性、統一性和系統性，并在“以人為本”管理理念全面落實的基礎上，確保而更像管理工作有序進行，對于促進人事檔案管理人員工作熱情不斷提高有著極大作用。三是，人事檔案管理工作必須循序漸進的開展，在結合實際情況的情況下，充分利用信息化技術，對于提高信息化系統的應用水平有著極大作用，最終在綜合考慮自動化系統運行情況、信息化管理內容等的基礎上，及時解決當前工作中存在的問題，對于真正實現人事檔案信息化建設有著重要影響。

(二)加強人事檔案信息化建設的一體化管理

在人事檔案信息化建設過程中，科學管理手段的合理運用，是加強其過程管理的重要需求，不但能實現電子檔案的有效管理，還能保證人事檔案信息的完整性、安全性和有效性等，最終實現人事檔案信息的共享。與此同時，加強人事檔案信息化建設的一體化管理，需要在計算機技術、網絡技術等的支撐下，有序開展如下幾種業務：一是，檔案盤點；二是，檔案綜合查詢；三是，建檔管理；四是，檔案處理；五是，檔案借閱，等等，對于提高人事檔案信息傳送、整理、加工等多方面的質量有著極大作用，最終促進人事檔案信息化建設更快實現。

(三)合理優化人事檔案信息化建設的環境

在加強人事檔案信息化建設的情況下，合理優化其環境，營造良好的購買好張氛圍，不但能提高工作人員的工作積極性，還能提高人事檔案工作效率，從而促進人事檔案管理工作進一步創新。在實踐過程中，人事檔案資源的有效開發，需要加強各部門的溝通與交流，才能促進人事檔案管理工作規范化發展。與此同時，注重以人為本管理理念的落實，加強檔案管理制度的完善，培訓和吸收專業的管理人才，并構建合理的獎懲機制，讓管理人員全身心投入到本職工作上，對于大力推進人事檔案信息化建設有著重要影響。

(四)加強人事檔案信息化管理軟件的研發

在不斷推進人事檔案信息化建設的情況下，加強人事檔案信息化管理軟件的研發，加大資金投入，并注重信息化操作平臺的科學構建，對于實現人事檔案信息化管理目標有著極大影響。因此，根據當前人事檔案管理工作的具體情況，建立一套適用的、現代化的檔案信息數據管理系統，并具備如下幾種功能：一是，查詢；二是，格式與代碼管理；三是，交換；四是，維護，等等，才能獲得最完整的人事檔案信息，對于提高各種人事檔案資源的有效利用率有著重要作用。

三、結束語

總之，人事檔案在我國市場、經濟和社會的發展中占據的地位變得越來越重要，需要注重信息技術的合理應用，并提高其信息化管理水平，才能真正實現人力資源的最有效共享。因此，加強人事檔案信息化管理軟件的開發和加大投入力度，對于促進我國人事檔案管理工作效率進一步提高有著極大意義。

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G270.7A

1006-0049-(2016)16-0175-01