行政體制改革下機構檔案工作的創新實踐

伴隨政府行政機構改革的不斷深化，相關檔案管理體制機制的創新實踐也不斷涌現。2013年，舟山群島新區啟動行政體制改革，原市工商局、市質監局、市食品藥品監督局三局合并成立舟山市市場監督管理局（以下簡稱市場監管局）。面對這一新體制，如何推進檔案管理工作，成為市場監管局需要著力解決的問題之一。實踐中，市場監管局實施了“三統五有”的檔案工作創新舉措，所謂“三統”，即統一原先三個局的檔案工作、統一管理新產生的檔案、統一下屬單位的檔案管理模式；“五有”，即確保檔案工作有機構、有隊伍、有庫房、有制度、有利用服務。這一工作機制的實施，為市場監管局整體檔案工作的穩步轉型奠定了堅實基礎。

1 提供人力和財力的堅強保障

一是提供人力保障。市場監管局成立檔案管理工作領導小組，由辦公室負責組建綜合檔案室，配備專職檔案人員，確保機構改革期間檔案工作的正常開展。注重提升檔案人員的業務水平與綜合素質，組織他們脫產進修，培養復合型檔案人才。強化檔案工作考核，把檔案工作納入系統年度工作目標責任制考核中，明確職責要求，落實工作任務。二是提供財力保障。嚴格按相關標準與要求建設綜合檔案室，加大檔案工作軟硬件投入力度，積極落實檔案庫房“八防”措施，做好檔案安全管理工作。

2 制定詳細完備的工作計劃

一是在2014年做好檔案工作的初步整合。建立綜合檔案室，配置除濕機、復印機、檔案專用鐵皮箱等設施，完善和提升檔案保管條件；落實專兼職檔案人員，加快原先三個局檔案移交和整理歸檔工作，明確新局檔案工作的日常管理職責并穩步實施。

二是在2015年至2016年完善內部檔案管理制度。在借鑒機構整合前各單位有效的檔案管理制度和方法的基礎上，探索新的檔案管理模式。制定完善《文書立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案庫房管理制度》《鑒定銷毀制度》《檔案統計制度》《檔案借閱利用制度》等一系列工作制度和管理辦法，明確規定市場監管服務活動中形成的屬于歸檔范圍內的各類文件都應歸檔；實行預立卷制度，各科室業務檔案資料由各科室兼職檔案員預先立卷，再集中上交綜合檔案室；檔案的分類、保管、銷毀等工作嚴格按照有關制度規定進行。實行集中統一管理與部門分類管理相結合的原則，對文書檔案、財務檔案、科技以及行政處罰（復議）檔案、企業檔案、特殊載體檔案等實行集中管理，部分行政許可檔案、工作認定評定檔案等由業務科室分類保管，要求科室把自行保管的檔案案卷目錄、卷內目錄交綜合檔案室保存。

三是在2016年后開展檔案工作達標升級。新辦公大樓落成投入使用后，市場監管局計劃按照省一級檔案室創建標準建設新的綜合檔案室，進一步完善檔案管理工作制度，爭創省一級規范檔案室。

3 做好檔案利用的精準服務

一是檔案編研工作有針對性。目前，基層監管所的工作人員大多來自原工商系統，對質監、藥監等方面的業務比較生疏。為快速提升他們的業務水平，增強其相關法律知識，市場監管局有針對性地開展了一系列檔案編研工作。如，利用檔案材料編撰《市場監督管理所日常監管操作手冊（實務版）》，由14個科室承擔具體編撰任務 ，要求編輯工作重點突出監管工作的具體內容，并著重體現相關法律法規對監管工作的具體要求；市場監管局還著手開展整合后單位歷史沿革、大事記等檔案編研材料的編撰工作。

二是查詢與利用服務規范高效。市場監管局的業務檔案涉及經濟社會發展的方方面面，查詢利用率較高，市場監管局結合業務檔案查閱利用要求，擬定了《檔案信息公開操作規定》，要求檔案服務標準規范并依法開展。此外，為保證查檔者在第一時間查閱利用到所需檔案，市場監管局還實行了工作日24小時查檔服務，并為企業查閱利用檔案開通了綠色通道，以規范高效的檔案服務贏得了社會各界的歡迎和好評。