高校外事實物檔案的特點及管理利用分析

伴隨我國高等教育國際化進程的不斷加快，各高校對外交流與合作日益增多，在頻繁的外事活動中產生了大量外事實物檔案，它們作為外事檔案的組成部分，具有較高的保存價值。然而，目前這部分檔案的管理存在較多問題，檔案的收集范圍、分類編目、鑒定原則等缺乏有針對性和可操作的規范和標準，集中統一管理、有效保護和開放利用不能落到實處，管理的隨意性較大。針對存在的問題，本文結合筆者所在的浙江警察學院外事實物檔案管理實踐，談點個人思考與建議。

1 明確高校外事實物檔案的特點

高校外事實物檔案指高校與外國團體或個人開展學術研究、科技合作、人才交流、教育培訓、友好往來等活動中形成的具有保存價值的實物，這些檔案具有以下特性：一是來源的復雜性。當前，高校出國訪問的師生或外國來校訪學、交流、學習的團體或個人不斷增多，交流領域和事項日漸多元，由此產生的外事實物檔案呈現出明顯的來源復雜性特點。二是語種的多樣性。外事實物檔案來自不同國家、地區和城市，實物上印刻的語言和相關背景材料文字涉及各個語種，顯現多樣化的特點。三是內容的保密性。外事實物檔案包括國外高校專家教授來校講學時的講稿、視頻資料等，一些材料涉及知識產權保護和保密問題。四是形式上的藝術性。外事實物檔案中有大量的書畫、工藝品、美術設計作品等，反映了國外不同時期的藝術創意與審美觀念，呈現出較強的藝術性。由于高校外事實物檔案具有以上特點，所以在開展相關檔案工作時，要在遵循普遍的管理制度規定外，結合其特點進行創新性的工作實踐。

2 細化高校外事實物檔案的收集管理

在制定相關規章制度方面，要結合檔案的內容和特點，有針對性地做出相應規定。例如，浙江警察學院先后制定了《外事實物檔案歸檔范圍》《外事實物檔案整理規范》等，對外事實物檔案的歸檔范圍、移交登記、整理分類、入庫保管等都作了明確具體的規定。

在外事實物檔案收集方面，要堅持及時和細致的工作原則。將平時收集與集中收集相結合、一般收集與重點收集相結合，擴大收集領域，豐富收集渠道和方法，及時關注、介入和跟蹤學校開展的重大外事活動，事前、事中和事后都與相關部門及人員保持密切聯系，全程了解相關檔案資料的產生和流轉，尤其對容易忽略、遺失的實物檔案予以重視，及時收集到檔案室妥善保管。收集重點是對高校發展和校園文化建設有重大意義以及有利于提高高校社會地位和具有重要查考利用價值的實物檔案，這些檔案的相關背景材料也要完整齊全。

在外事實物檔案分類方面，要堅持科學合理的原則。可按照外事活動的不同內容，如訪學深造、教育培訓、考察交流、科研合作、學術講座等進行分類，也可根據實物檔案的載體形態，如證書類、禮品類、服飾類等進行劃分，并根據形成時間先后、重要程度等因素進行排列編號。特別要注意的是，每件實物檔案均需編制文字說明，說明內容包括檔案編號、名稱、特征、來源等，并與實物檔案的檢索目錄內容相符合。

在外事實物檔案保管方面，要堅持集中統一管理的原則。有條件的學校應建立專門的外事實物檔案庫，嚴格控制庫房溫濕度。對于不宜長期保存的實物材料，可通過保存影印件和清單的方式予以記錄。有的實物檔案是用特殊材質制作的，需要進行特殊保管，并在登記清單中予以備注說明。

3 重視高校外事實物檔案的開發利用

一方面，要重視外事實物檔案展覽的舉辦，通過展覽發揮實物檔案的文化交流和宣傳作用。在辦展時，要結合高校中心工作需要和參觀對象的需求，確定有價值的展陳內容。要根據高校工作內容的變化和參觀對象的不同，適時更新調整展覽內容。鑒于頻繁的展示易對實物檔案產生不同程度的損傷，對于年代久遠、制作材質特殊的實物檔案而言，應該從保護檔案的角度出發，對全部或部分重要的檔案拍照，并附上詳細的文字說明，在辦展時有選擇地替代部分實物檔案。

另一方面，要加強外事實物檔案材料的編研。實踐中，可對外事實物檔案進行梳理篩選，編撰相關編研材料，如，制作高校外事實物檔案系列畫冊，充分發揮外事實物檔案的宣傳教育作用，展示高校對外交流成果。例如，浙江警察學院把外事活動中收集到的國外警察服飾匯總梳理后，制作了反映國外警察服飾情況的精美畫冊，將相關服飾的來源、服飾所代表的意義詳細解讀出來，具有很強的參考性和可視性等，為學生了解國外警察服飾發展狀況提供了最佳學習案例。

總之，加強高校外事實物檔案管理與利用，具有很強的現實需要和拓展前景，迫切需要引起高校檔案管理部門的關注與重視。