加強企業檔案工作的若干思考

隨著企業改革的持續深化，企業投資主體和組織形式逐漸多元化。《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》等檔案行業標準和法規的不斷完善，加快了企業檔案管理向科學化、規范化、系統化發展的步伐。然而，受企業體制、管理模式的制約，以及企業檔案工作基礎不同等諸多因素的影響，企業檔案管理現狀不一、管理成效差異較大的問題也十分明顯。本文分析了企業檔案管理現狀，探索提出了創新企業檔案管理機制的新路徑。

1 當前企業檔案工作的現狀

1.1 中央企業或國有大中型企業

長期以來，國有企業檔案管理工作基礎比較扎實，檔案管理工作自成體系，尤其是地方中央企業，自上而下的管理體系較為完善。隨著企業現代管理模式的應用與不斷深入，檔案管理工作也得到進一步提升。但是，部分國有控股或參股企業的檔案管理工作比較薄弱，檔案意識低下、機構人員配置不強、設施設備保障不到位。這部分企業主要分為兩種類型：一類是生產型企業，這類企業在維護日常管理、開展生產經營、進行項目建設與技術改造時，需要大量檔案材料作為支撐，加之迎接重點建設項目和國家技改項目檔案專項驗收的客觀需要，其主觀上希望做好檔案管理工作，希望得到檔案行政部門的業務指導。另一類是管理投資型企業，這類企業的特點是業務涉及面較廣，或在某一行業中具有較大影響，其所形成的檔案大多為管理性文件或投資方面的業務性文件。這類企業的機構設置、人員編制較為精煉，企業運營往往各自為政，其檔案管理工作距離檔案部門的規范要求差距較大，檔案部門的相關制度對其起不到約束作用。

1.2 民營企業

大多數民營企業在發展初始階段，普遍缺乏檔案意識，但隨著企業發展和現代企業管理機制的引入，企業對檔案管理的認識也發生了質的飛躍。大部分企業會主動尋求適合企業自身發展的檔案管理模式，并積極尋求檔案管理部門的支持。筆者將民營企業分為以下三類，分別研究其檔案管理狀況：一是龍頭企業及上市企業。這類企業的運營模式較為成熟，且企業發展過程中深刻認識到檔案及檔案工作的重要性，企業整體檔案意識較強、檔案工作氛圍較好，且檔案工作往往通過了檔案行政管理部門的審核驗收，因此企業檔案工作水平較高。二是中小型創新型企業。這類企業建立時間不長、規模不大，但公司業務的技術含量較高，往往受到地方政府部門的特別關注，在企業運營方面會得到較多扶持，在此過程中常常涉及檔案專項驗收。但企業檔案管理基礎薄弱，為應付檢查，往往“頭痛醫頭、腳痛醫腳”。三是小型民營企業。這類企業幾乎不設檔案管理崗位，也沒有檔案庫房，檔案管理處于無序狀態。

1.3 中外合資和外商獨資企業

這類企業由于企業管理模式和理念上的差異，其檔案工作大多處于松散狀態，企業沒有對檔案實行集中統一管理，沒有制定檔案收集范圍和整理要求，所形成的文件由各部門自行管理。這些材料以電子文件為主，保存在企業管理系統或員工個人電腦中，檔案人員一般無法接觸到。

分析不同類型企業的檔案管理方式，我們看到通常存在以下問題：首先，現有的企業檔案管理模式與企業管理需求不相適應，檔案管理工作不能與企業生產、經營銷售、基本建設、技術改造等活動同步，企業檔案管理分散問題較為突出。其次，企業管理人員對本企業檔案構成缺乏足夠認識，檔案管理職責不清，對檔案信息管理流程不熟悉，對檔案資料形成和積累過程以及歸檔范圍不熟悉。第三，沒有制定包括企業文件材料歸檔范圍在內的企業檔案管理制度，企業檔案工作較為混亂；缺乏制度規范，企業檔案室僅保存文書檔案和少量業務檔案，不能完整、準確地反映企業發展全貌。第四，檔案管理人員缺乏檔案管理的基本知識，對本企業質量管理過程不熟悉，不能準確把握本企業所形成的各門類檔案，無法對檔案材料進行有效管理；業務工作基礎薄弱、知識結構單一，難以勝任檔案工作。第五，檔案行政管理部門的業務指導無法覆蓋所有企業，企業檔案工作現狀不容樂觀。

2 加強企業檔案工作的對策分析

2.1 加強調研與分析

企業檔案管理和企業質量管理有相似之處，都與現代企業管理制度緊密相連。具體來說，市場經濟運作規則的運用使企業檔案管理工作進入了新時期，企業在質量、生產、供應、銷售、研發、人事等方面實行科學管理，使得企業檔案的內容、形式、規定、制度以及檔案載體等都發生了很大變化。由于缺少對現代企業制度管理條件下檔案管理工作的調研與分析，企業開展檔案工作時往往墨守成規、缺乏創新意識，檔案工作的作用得不到充分體現。

對企業檔案工作需求的調研可從兩個方面開展：一是檔案行政管理部門要深入企業，針對不同企業檔案工作的具體狀況進行分析研究，了解企業的真實需求，并根據不同類型、不同規模的企業，提供有針對性的業務指導。二是企業高層管理人員要分析本企業檔案管理的特點，發掘檔案工作的真實需求，針對企業內不同部門形成的各類業務檔案進行檔案工作的階段性設計，規范文件信息流向，明確檔案管理工作流程，理順企業內部檔案管理程序，加強對企業檔案工作的宏觀監控能力。

2.2 確保檔案工作與企業發展同步

隨著企業改革的進一步深化和現代企業制度的確立，檔案工作在推動企業各項工作的開展、維護企業合法權益、促進企業文化建設等方面日益發揮出重要作用。當前，傳統企業檔案管理模式已無法適應現代企業管理的要求，必須突破思維定式、大膽創新，及時調整檔案管理制度、管理方式、管理手段與運行機制，實現檔案工作與企業發展同步。

在工作實踐中，要加強對企業檔案工作的需求分析，制定企業檔案工作發展的中長期規劃并加以完善，解決好企業檔案管理與企業現代化管理相適應的問題，使企業檔案管理與企業發展同步。如，企業要根據國家檔案局10號令要求編制《企業檔案歸檔范圍和保管期限表》，使檔案工作有據可依；工作計劃中應排出《期限表》的編制與實施的時間節點，確保工作落到實處；在企業內部設置專門的檔案管理機構并明確崗位職責，同時配備檔案工作人員。

2.3 提升企業檔案管理人員綜合素質

企業缺乏既懂企業管理又懂檔案業務的復合型人才。大部分企業檔案人員身兼數職，絕大多數未接受過系統的檔案業務知識培訓，對檔案業務工作知之甚少，不能勝任基本的檔案管理工作；檔案人員大多不具備檔案管理從業資格，擁有檔案中、高級職稱的少之又少。總體來看，企業檔案管理人員的綜合素質較低。

針對這一問題，企業要重視和加強對檔案人員的業務培訓。通過業務培訓，優化企業檔案人員的知識結構，使其掌握開展企業檔案管理所必需的相關專業知識和操作技能；要求檔案人員掌握最新的檔案管理標準、學習前沿的檔案學理論和先進的檔案管理方式，提高他們分析和解決問題的能力；強化檔案人員的檔案安全意識，提高其安全保管檔案的能力。

2.4 加強各職能部門之間的協作

做好企業檔案工作，必須加強企業各職能部門的協作，通過各部門之間的協作，使企業檔案部門認清形勢、明確責任、劃清層次、分清權限、穩步發展。檔案行政管理部門除對企業檔案工作進行業務指導、提供相關服務之外，還要對企業檔案進行專項驗收，促進各職能部門之間的協作，提高企業檔案管理能力和水平。

2.5 建設企業檔案信息化平臺

為有效提升企業檔案工作水平和層次，需要加強企業檔案信息化平臺建設。該平臺的建設有助于實現以下工作目標：首先，實現企業文件與檔案一體化管理，為電子文件和聲像檔案的收集提供便利，為檔案的齊全與完整提供保障；其次，通過實時數據采集，使海量企業業務檔通過信息平臺匯集到檔案管理系統之中；第三，通過檔案信息工作平臺提供先進的檔案利用手段，使利用者可通過企業內部管理系統隨時隨地查閱利用企業檔案。