“聯合文檔管理中心”模式在核電示范項目中的應用分析

施千里 謝石香/福建福清核電有限公司

2015年5月，我國自主設計的三代核電華龍一號首臺示范工程——福建福清核電5號機組正式開工，這為國家實施核電“走出去”戰略奠定了堅實基礎。11月，在福清核電1號機組及公共子項項目檔案預驗收會議上，國家檔案局要求“文檔管理要配合國家華龍一號走向世界，要探索和總結華龍一號文檔管理經驗，輸出華龍一號文檔管理的理念、體系、程序、技術方法以及管理隊伍”，這對做好福清核電5、6號機組華龍一號核電示范項目文檔管理提出了更高要求。此外，新時期核電市場競爭的重點已經轉移到項目的管理水平上，而項目文檔管理作為項目建設中不可或缺的一部分，與項目進度、質量、費用等項目控制要素共同成為重要的管理要素。要深化核電總承包項目管理、提高文件質量、提升項目管理的核心競爭力，重點在于提升文檔管理的信息化水平。福清核電項目采用“聯合文檔管理中心”模式進行文檔管理，取得了較好成效，筆者就此作一分析。

1 模式的定義與主要做法

核電項目“聯合文檔管理中心”管理模式是指由項目業主方的文檔部門牽頭，由項目總承包方文檔部門負責，雙方各選出5至6名專業文檔職員組成文檔管理中心進行文檔管理的模式，該模式實現了各個階段的參與者、管理內容等的有機結合，進而實現資源、目標、責任及利益的一體化。實行這一模式能充分保障項目文檔的準確性、完整性和系統性。

1.1 成立組織機構

成立“聯合文檔管理中心”模式運行組織機構進行統籌管理，根據業主方、承包方和其他參與者的職責、權限和相互關系合理安排各方工作。具體來說，業主方負責工作監督，并行使最終決策權；總包方負責工作管理，為各參與方提供文件信息服務；各部門文檔工作者協調開展工作，共同保障“聯合文檔管理中心”的正常運營。

1.2 建立管理信息系統

福清核電根據項目建設和日常生產運營的需要，建立一套統一的、一體化的全生命周期文檔管理信息系統（以下簡稱ECM系統），實現對不同單位、不同機組、不同內容的文檔從產生、實行、存儲、到最后處理的全過程管理。此外，總包方根據建設項目特點，建立施工管理系統，與業主方的ECM系統通過接口實現數據的實時傳輸，在信息系統方面實現了項目文檔的全生命周期管理。

1.3 開展分段驗收

開展分段驗收即在項目進入土建階段時，對項目前期文檔進行驗收并整改發現的問題；在項目進入安裝階段時，對項目土建工程文檔進行驗收并整改發現的問題；在項目進入調試階段時，對項目安裝工程文檔進行驗收并整改發現的問題；在機組進入試運行階段時，對機組調試文檔進行驗收并整改發現的問題；在機組投入商業運行后，著手準備項目檔案國家驗收工作。

2 模式的成效分析

一是推動項目文檔管理實現創新發展。實行“聯合文檔管理中心”模式不僅實現了業主單位文檔管理和項目總包單位文檔移交工作的前移，而且實現了項目文檔業務標準一體化、項目文檔信息系統一體化、項目文檔服務一體化和項目文檔增值服務。這樣就實現了項目文檔管理的創新發展。

二是延伸項目文檔管理的管理職能。為確保“聯合文檔管理中心”模式實現對文檔管理的全方位覆蓋，福清核電建立了“聯合文印中心”以及“文件交換中心”，在項目施工現場實施標準化的核電文檔收集、整理、立卷、歸檔、移交、利用和數字化加工流程，并聘請專業管理公司負責項目的日常運營，保障核電項目文檔管理工作的一體化、標準化和系統化。這樣就延伸了項目文檔管理的管理職能。

三是確保各方收益的最大化。實施“聯合文檔管理中心”模式，必須要做到以下三點：一要充分利用業主方文檔管理的豐富經驗，彌補總包方管理人員數量不足及工作人員經驗不足的問題；二是在項目建設初期要求文檔管理人員全面掌控建造期間文檔管理與控制的詳細情況，為做好建設及運營過程中的文檔管理工作奠定基礎；三是依照國家有關規定及相關行業規定并根據各方協商結果，制定適合企業共同發展需要的文檔和信息管理系統，充分利用各方資源。由此實現項目各方的互利互惠，確保各方收益最大化。

四是創造良好的經濟與社會效益。采用“項目聯合文檔中心”模式大大減少了業主方和總包方文檔管理人員的配置，目前人數約為5人，相比其他同行減少了約30%，節約的人工成本每年約為100萬元，實現了良好的經濟效益。此外，采用“項目聯合文檔中心”模式能確保項目文檔在生產過程中實現平滑過渡，以及在工程竣工后向業主進行無縫移交，實現了較好的社會效益。