高校學籍檔案全文信息推送服務探析

陳建平/浙江工商大學檔案館

近年來，隨著網(wǎng)絡與信息技術的普遍應用，越來越多的高校畢業(yè)生通過網(wǎng)絡或申請就業(yè)崗位，或辦理考研、留學、移民等事務。在此過程中，高校畢業(yè)生需要在線上傳數(shù)字化學籍檔案證明材料，這使得高校學籍檔案的利用需求快速增長?；诖耍咝n案館探索學籍檔案全文信息推送服務具有積極意義，本文就此作一探析。

1 梳理工作流程

首先，高校學籍檔案利用者通過撥打電話或者登錄高校檔案館網(wǎng)站信息欄的方式，了解學籍檔案遠程查詢流程，確定查詢方式。利用者可選擇加高校檔案館工作人員的QQ或微信，由工作人員通過QQ或微信發(fā)送學籍檔案電子副本全文信息；可選擇關注高校檔案館公眾號，接收公眾號推送的全文信息；也可選擇留下電子郵箱，由工作人員將全文信息發(fā)送至郵箱。

其次，利用者需下載電子申請表格，填寫完整后提交工作人員，或登錄檔案查詢登記系統(tǒng)在線填寫申請內容并提交。在線提出查檔申請過程中，利用者要明確個人信息及查檔用途，并附上有效證件原件的掃描件。工作人員審核查檔申請，明確查檔者身份信息，并要求利用者選擇學籍檔案全文信息推送服務方式；接著調取、審查學籍檔案電子副本全文信息內容，在核對無誤后將其打包加密，并推送安全提醒，如“學籍檔案全文信息網(wǎng)絡在線推送服務，是以方便利用者為全部目的，利用者必須保證學籍檔案信息的安全，做到指定用途使用，不能進行網(wǎng)絡擴散，否則一切責任將由查檔者本人承擔”，并要求利用者在線簽署安全承諾，獲得在線承諾后，工作人員按照利用者的要求，將學籍檔案電子副本全文信息提供給利用者。

再次，利用者接收并下載學籍檔案電子副本全文信息，自行解密、解壓并利用，按要求反饋利用效果。工作人員需要記錄查檔信息，及時保存在線服務過程的全部溝通記錄，并以電子文件形式定期歸檔，同時做好檔案利用效果反饋信息的接收與保管工作。

2 明晰安全事項

2.1 需要核實學籍檔案利用者個人身份

高校學籍檔案全文信息推送服務是全遠程服務，檔案利用者與高校檔案館工作人員沒有現(xiàn)場接觸，只通過電話或網(wǎng)絡平臺溝通、傳遞資料和進行信息確認。這就使得工作人員核實利用者身份的難度較大，且存在一定的服務風險。為此，工作人員要核對利用者提交的有效身份證件掃描件、畢業(yè)證書或學位證書掃描件，可借助學籍檔案全文信息內容對身份證號、出生年月、籍貫等信息進行仔細核對。還要設置簡單但較為隱秘的安全問答題，要求利用者即時回答。需要注意的是，要確保問題的答案在學籍檔案中都有體現(xiàn)，且具有一定的隱私性，盡量保證答案只有利用者本人知道。問題可以是利用者入學前就讀的高中名稱、大學所在班級班主任姓名、同班同學姓名，等等。

2.2 需要審查學籍檔案全文信息內容

高校學籍檔案全文信息內容可能僅含有利用者的個人信息，如學生登記表、學籍卡、成績表、學歷學位證明書等；也可能涵蓋多人學籍信息，如同屆錄取的新生名冊、畢業(yè)學生名冊等。工作人員要對學籍檔案全文信息內容進行仔細審查，如果發(fā)現(xiàn)涉及第三方個人隱私的信息，可以采用圖形圖像軟件工具對這一部分內容進行適當處理。需要注意的是，要確保經(jīng)過處理的檔案材料既不影響利用者的有效利用，也能保護非利用者的隱私或權益。舉例來說，利用者的學籍檔案中可能包含普通高校錄取的同批次新生名冊，名冊中往往包括新生的姓名、高考分數(shù)、錄取院校、錄取專業(yè)、錄取批次等信息，檔案人員應利用軟件工具將這部分信息涂去或者剪切掉，防止泄密事件發(fā)生；同時要注意涂抹或剪切的方式方法，確保利用者能夠正常利用。

2.3 需要檢查推送服務手段的安全性

高校學籍檔案全文信息推送服務是全過程的網(wǎng)絡交互行為，其所賴以進行的網(wǎng)絡環(huán)境的安全，是確保服務正常運行的關鍵因素，因此工作人員必須做好推送服務手段安全性的檢查工作。要定期對計算機終端及QQ、微信、APP、電子郵箱等推送軟件進行安全性檢測，避免計算機終端及推送軟件感染病毒。還要對本地計算機網(wǎng)絡終端進行較高級別的安全設置，防止遭受外來的惡意攻擊。

高校學籍檔案全文信息推送服務是高校檔案館以學籍檔案利用者的需求為導向，拓展和完善高校學籍檔案遠程服務而采取的一種服務舉措，在當前不失為一種高效、實用的服務手段。需要認識到，這種服務方式仍然存在不完善的地方，如在互聯(lián)互通、電子簽章、憑證有效性、法律效力等技術與法律層面上存在問題，有待在工作實踐中進一步改進。