中學生學籍檔案管理芻議

邱建娥/青田縣第二中學

中學生學籍檔案是中學教學檔案的組成部分，也是個人人事檔案的組成部分，更是國家檔案資源的組成部分。國家十分重視學籍檔案管理，2013年8月國家教育部頒布了《全國中小學生學籍管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并于2013年9月1日起施行。《辦法》的頒布施行，標志著統一規范的學籍信息管理制度的建立，對于做好中學生學籍檔案管理、推進教育現代化、深入實施素質教育、提高中學管理水平，都具有十分重要的意義。

1 中學生學籍檔案的重要性分析

中學生學籍檔案指中學生在初中、高中接受教育過程中所形成的、具有保存價值的多種載體的材料，如初中時的入團材料、高中時的畢業生登記表、綜合素質發展報告、入黨材料，等等。對中學生而言，中學生學籍檔案對于其日后發展具有重要作用，關系到學生的升學、入黨、就業、出國深造等方方面面。對學校而言，中學生學籍檔案有助于提高中學教育教學質量，以及促進良好學風的形成。對社會而言，中學生學籍檔案是用人單位選用人才、定職定位的重要參考依據，也是有關機構或部門檢查核驗學生畢業資格的重要憑證。

2 做好中學生學籍檔案工作的建議

2.1 完善學籍檔案管理機制

應加強對中學生學籍檔案工作的領導，將學籍檔案管理納入學校整體發展規劃中；建立健全各項管理制度，實行學籍檔案集中統一管理；加大人力保障，落實管理部門和管理人員，形成校長負責，教務處、政教處、辦公室等多部門聯動，年級組長、班主任、任課教師等全員參與的學籍檔案管理機制，確保學籍檔案完整、真實和準確。

2.2 明確學籍檔案材料的收集范圍

中學生學籍檔案收集范圍包括：學籍基礎信息及信息變動情況，學籍信息證明材料（戶籍證明、轉學申請、休學申請等），合素質發展報告（含學業考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情況等），體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等，在校期間的獲獎信息，享受資助信息，省級教育行政部門規定的其他信息與材料。

2.3 開展檔案信息化管理

《辦法》明確規定“學籍檔案分為電子檔案和紙質檔案。電子檔案納入電子學籍系統管理，紙質檔案由學校學籍管理員負責管理。逐步推進學籍檔案電子化，同時保留必要的紙質檔案”，這為開展檔案信息化管理提供了制度保障。隨著經濟社會和科學技術快速發展，傳統手工管理學籍檔案的方式已經無法適應現代中學管理以及社會利用的需要，這使得開展學籍檔案信息化管理勢在必行。浙江省于2005年建立中小學學生電子學籍系統，并于2010年全面實施中小學學生學籍電子化管理，這為開展檔案信息化管理提供了成熟的經驗與堅強的技術保障。開展檔案信息化管理能夠有效提高學籍檔案工作效率及檔案利用率，中學應加大對中學生學籍檔案信息化管理的投入，確保工作順利開展。

2.4 提高檔案員綜合素質

中學要嚴格執行《辦法》規定，在上崗前對檔案員進行崗前培訓，上崗后要加強對檔案員的業務培訓與繼續教育，不斷提高檔案員的業務能力與素質。同時，中學還要完善學籍檔案工作的考核與激勵機制，充分調動檔案員的積極性、主動性和創造性，并保持檔案員隊伍的穩定性。需要特別注意的是，由于中學學籍檔案涉及到的學生個人信息比較多，中學要特別強調檔案員在工作過程中具備高度的責任心與保密意識，確保學生個人信息保密與學籍檔案安全，維護學生權益。

2.5 做好學籍檔案轉出或轉入工作

學生在轉學或升學時，學籍檔案應及時轉至轉入或升入的學校，原學校應保留學籍檔案的電子版本，同時保留必要的紙質檔案復印件。以學生升學為例，學生畢業時，學校應為每位學生打印一份畢業生信息表存檔，同時將學生的電子學籍檔案轉入學校畢業生檔案庫中保存；再由學籍系統自動生成綜合素質評價基本信息表，并及時提供給升入學校的招生部門。還有兩種情況需要注意：一是學校合并，原學校的中學生學籍檔案應移交并入的學校管理；二是學校撤銷，原學校的中學生學籍檔案應移交本地區教育行政部門指定的單位管理。