人事檔案信息化管理系統構建實踐

汪海英/金華市出入境檢驗檢疫局

隨著互聯網時代的到來，信息化技術被廣泛應用到各項工作之中。隨著人事檔案查閱利用需求的不斷增長，在人事檔案工作中引入基于計算機與網絡技術的人事檔案信息化管理系統，也成為客觀需要。筆者所在的金華市檢驗檢疫局，人員分為在編行政編制人員、在編事業編制人員、編外合同工、編外地方事業人員等4類。按人員屬性分為在崗人員、試用期人員、離退休人員等3類，按職務性質分為公務員、行政工勤人員、事業單位管理人員、事業單位專業技術人員、事業單位工人、聘用人員等7類。目前市檢驗檢疫局檔案利用內容包括為組織人事工作提供憑證，以及為職工辦理落戶、社保、公證等出具相關證明。可以說，人員組成十分非常復雜，檔案利用工作十分繁重。然而，一直以來市檢驗檢疫局人事檔案管理工作沿用傳統的工作方式方法，工作效率十分低下，難以滿足當前對人事檔案利用的需求。因此開發人事檔案信息化系統，提高人事檔案管理工作的效率、實現檔案資源的共享、探索符合本單位實際需求的檔案信息化建設之路，具有很強的現實意義。

1 明確系統整體架構

構建人事檔案信息化管理系統，必須明確系統的整體架構。市檢驗檢疫局在經過調研的基礎上，明確在目前通用的人事工作系統與薪酬軟件開發的平臺基礎上開發人事檔案信息管理系統，并明確系統設計采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護、檔案統計、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統應能夠實現多種功能，如檔案更新模塊應實現對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應實現精準查詢和模糊查詢功能，檔案統計模塊應實現按照職工文化程度、技術職稱、政治面貌、工資收入等條件進行相關設置的功能，檔案輸出應實現輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實現自動生成符合國家質檢總局、金華市統計局等部門要求的各類報表功能，等等。

2 建立人事檔案數據庫

首先，系統審核人事檔案。審核內容包括職工的出生日期、職務、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經歷、學歷、職稱、資質等信息，確保上述信息準確無誤。其次，將經過審核的電子人事檔案上傳至系統之中，據此建立起人事檔案數據庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務變動、工資調整、入黨等情況使得人事檔案內容發生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數據庫之中，動態更新數據庫中的檔案信息，確保數據庫中檔案信息的準確性。

3 人事檔案信息化管理系統的應用成效

一方面，提升了人事檔案的利用效率。系統實現了人事檔案的統一管理，有效提升了人事檔案的利用效率。如，可通過系統快速調閱人事檔案，及時掌握職工的政治表現、工作經驗與技術水平、參加的學習或培訓等情況，為有效開發利用人力資源提供支撐。再如，在薪酬改革中，可通過系統查詢職工的工資、崗位津補貼、獎金、醫療包干費、休假補貼等情況，據此科學制定相關改革措施，保障職工的個人利益。

另一方面，提高了人事檔案管理的工作效率。第一，系統支持對人事檔案基本信息的增、刪、查、存、轉等操作，并具備檔案統計與打印等功能，還能自動生成國家質檢總局、金華市統計局等部門要求上交的各類報表，方便快捷；由于實現與人事工作系統的并軌，在開展人事檔案管理工作時可直接從人事工作系統中導入所需的人事信息，簡化了工作程序。第二，系統具備自帶花名冊與登記表、統計圖表輸出、統計分析等強大功能，可以充分利用這些功能對人事檔案進行分析、統計、管理，為單位制定決策、拓展業務、維護職工合法權益等提供數據支持。

此外，由于人事檔案工作與人事工作具有較高的關聯度，下一步可探索將人事工作系統與人事檔案系統合并成同一個系統，以進一步實現人事資源的共享，降低系統維護成本，提高工作效率，充分發揮人事檔案的作用。