加強文書檔案規范運行的調研與思考

文/陳世瓊

加強文書檔案規范運行的調研與思考

文/陳世瓊

“文書”是指公文、書信、契約等，或從事公文、書信工作的人員。正規解釋是國家機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。而“文書檔案運行”是指文書根據內容需要實現的閱辦過程，其終端就是歸檔。因此，文書資料、文書運行、文書歸檔本質上是企業生產經營工作中不可或缺的重要資源。文書歸檔做好了，可以給企業的長遠發展、科學決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

作為一名從事10多年文書和檔案管理工作者，筆者就重慶能源松藻煤電公司文檔管理的運行情況進行了調研和思考。

一、存在的問題

1.文書歸檔轉結效率不高。文書和檔案工作是相輔相成的，文檔不分家，檔案是由文件轉化而來的，前者是基礎，后者是歸宿。按照規定是每年底要將文書整體歸于檔案館，但有些單位對文書轉結、催辦歸檔并不及時，導致上年的文書資料到來年久久不能正常進入歸檔工作。

2.文書歸檔立卷質量不好。歸檔的目的就是為了將企業的原始文件資源保存起來，為企業今后提供更多、更全的信息參考。但目前存在電子文件和紙質文件歸檔不統一、格式不規范、資源不齊全等現象，直接影響文書歸檔的質量。

3.文書歸檔考評機制不夠。單從公文管理來看，領導都十分重視，對公文格式、公文文種、公文內容、文字質量的撰寫、文件下發都有嚴格的考評措施和規定，但對文書歸檔工作的考評激勵機制還未形成，沒有調動起文書人員認真歸檔的主動性和積極性。

4.文書歸檔規范意識不強。對于文書人員的選配相對嚴格，但近年來，部分二級單位因文書人員崗位調整太快，出現歸檔規范意識不強、責任心下降、文件資料整理不及時、檔案資料收集不全等現象。

二、分析其原因

1.領導重視程度不一。雖然公司層面十分重視文書歸檔工作，但個別二級單位卻不是很重視，認為文件下發之后就過去了，對工作中的資料何去何從并不在乎，不加重視，久而久之便形成了“領導不關注、文書不專注、歸檔不及時、質量不規范”的情況。

2.文書知識參差不齊。目前，松藻煤電公司共有20名行政專兼職文書，平均年齡40歲，最大的52歲，最小的25歲，本崗位工作年限最長的18年，最短的1年。從隊伍結構看，基本都是從其他崗位轉為文書崗位，對崗位的理解和認識程度不一，工作質量和效率也參差不齊。

3.專業機構培訓較少。公司開展過文秘管理、公文管理、檔案管理的專業培訓。但對于文書檔案這個崗位來說，大多沒有參加過專業的正規培訓，都是半路出家，全靠自我摸索、自我總結，對文書歸檔工作的規范性有一定的影響。

4.文書創新熱情不高。由于文書檔案的培訓交流少、活動載體少，進入文書崗位的人員要么經驗不足，要么工作熱情不高，導致素質參差不齊，知識更新較慢。

三、思考和建議

1.加大文書工作的重視程度。無論哪個層面都應對文書檔案工作引起足夠的重視，把此項工作列入議事日程，進一步建立和完善文書歸檔規定，解決文書檔案工作在運行當中的實際問題。要積極開展不定期的文書檔案檢查，完成年度電子和紙質文件的歸檔工作，要做到歸檔文件分類合理，排列有序，整理質量符合規范要求。

2.加強文書歸檔的規范管理。文書質量體現了公文的嚴肅性，而文書的規范性流轉則是公文的生命。文書檔案與其他檔案一樣，都要嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序實施規范管理，強化日常文件的催收、催辦、轉結，凡已工作處理完備的文件，都要按檔案規定分類入庫存放，確保電子和紙質文件保持一致，以便于今后查找使用。

3.完善文書檔案的制度建立。這些年來，松藻煤電公司各單位雖然相繼建立了公文、檔案管理的規章制度。但是隨著時代的進步和企業的發展，有些規章制度已經不適應現在和未來文書檔案工作的需要。因此，要不斷加以健全完善，使文書歸檔工作從各方面都做到有章可循、有法可依，形成規范、高效的文書歸檔工作機制，確保文書資料歸檔的及時性和完整性。

4.提升文書人員的專業技能。公司內專兼職文書人員絕大多數屬于半路出家，缺乏專業、系統的文書知識、文秘知識、檔案知識的教育培訓。因此，要讓文書人員參與文秘培訓、檔案培訓，補充文書人員的新理論、新方法、新概念，達到學以致用的目的。在此基礎上，要開展一些有助于文書人員技能提升的平臺和活動，及時總結經驗、查找差距、增添措施，形成交流學習、取長補短、相互促進的良好氛圍。

5.提高文書查閱的服務效率。一些單位存在文書檔案歸檔紙制件和電子件沒有同步歸檔的問題，不同程度地出現了文件歸檔慢、查閱難的現象。因此，要解決好文書檔案查找不方便、不快捷的問題，就應該在查閱提速上下功夫，大力推進文書檔案的信息化建設。要運用電子檔案系統和數字化“互聯網+”平臺，簡化利用程序，優先對“上級重要的批復文件、會議紀要、人事任免”等利用最為頻繁的檔案進行數字化處理、登記備份，提高文書檔案的數字化占有率，滿足快速查閱的要求，充分發揮文書檔案資源的最大效用，提高文書檔案利用效率。

6.堅持文書信息的資源共享。要依托公司的OA辦公平臺，加強電子文件和紙質文檔的信息化、網絡化管理，為文書檔案資料的借閱、查閱、管理提供高效、快速、準確的服務，有利于文書檔案的利用。同時，要根據企業各個時期的工作以及查詢單位的需要，準確及時地提供文書檔案信息。比如，重慶能源集團松藻煤電公司檔案館根據企業發展需要，在煤炭行業“去產能調結構”過程中，規范提供了涉及“改革改制、關閉破產”等政策性原始檔案，查閱次數不斷增加，窗口利用人次、調閱卷數、復制數也有所上升，文書檔案的查閱滿足企業的要求。

7.確保文書資料的安全準確。文書檔案與其他檔案一樣，同樣存在安全、及時、準確的原則。因此，文檔人員必須要講求及時和效率，嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序實施規范管理，強化日常文書檔案的催收、催辦、轉結，凡已工作處理完備的文件，都要按檔案規定分類入庫存放，確保電子和紙質文件保持一致，所有環節做到準確無誤，以便今后查找使用。同時，要加強文書檔案庫房的安全管理，特別是涉密的文件一定要防止泄密、丟失和破損，保證文件的完整性。

總之，文書歸檔是一項具體而細致的管理工作，需要不斷探索和實踐，只有把文書和檔案工作結合起來，提高文檔管理質量和利用率，才能為企業的發展提供更多更好的文檔資源。

（作者單位：重慶能源松藻煤電公司）

（責任編輯：劉宏偉）