高校檔案數字化外包中應明確的若干問題

丁 靜/山東建筑大學

國家檔案局提出了檔案工作“存量數字化，增量電子化”的思路，在這一背景下，開展高校存量檔案數字化加工工作，成為高校的一項重要課題。目前，大多數高校檔案工作具有以下特點：第一，館藏檔案數量大且增長迅速。其中，館藏檔案數量大表現為，從館藏結構看，高校檔案館館藏檔案以公文類檔案、教學類檔案、科研類檔案為主，另外還有財務類檔案、外事類檔案、設備類檔案等多種門類的檔案，種類非常豐富，檔案數量龐大。館藏檔案增長迅速表現為，近十余年來，高校擴招使得校教職工及學生數量快速增長，也使得教學科研工作的蓬勃發展，在此過程中產生了大量檔案，而高校檔案規范化管理水平不斷提升，也使得高校檔案數量快速增長。第二，高校師生及社會對高校檔案的利益需求不斷增長，且有部分檔案利用頻率較高，如，學生學籍檔案、考試成績檔案、教師職稱評聘檔案、學術論文檔案等，但囿于高校檔案館館藏檔案的數字化水平低下，檔案利用需求難以滿足，檔案的價值難以發揮。第三，高校檔案工作資金有限，館庫建設滯后，檔案保管條件較差，部分檔案甚至瀕臨損毀。

基于以上狀況，高校唯有開展檔案數字化工作，才能從容應對館藏檔案數量龐大且不斷激增的現狀，才能創新工作模式、提高工作質量，滿足高新檔案利用需求、充分發揮檔案的價值，并保證檔案安全。一般來說，高校檔案館自行開展檔案數字化工作，往往會存在一些局限，如，缺乏必要的設施設備，難以對數字化工作提供硬件支持；缺乏足夠的工作人員，開展檔案數字化工作力不從心，等等。針對高校自行開展數字化工作的局限，部分高校開始效仿政府機關和企事業單位，采取數字化外包模式，將高校檔案數字化工作外包給有資質、有經驗的專業服務公司。實踐表明，數字化外包是實現高校檔案館全面數字化建設的最便捷、最有效的途徑。當然，檔案數字化外包過程中也存在風險，檔案實體安全和檔案信息安全都存在一定隱患。為確保高校檔案數字化外包工作優質高效，保證高校檔案實體與信息的絕對安全，必須明確數字化外包過程中的若干重點問題。

1 明確安全管理原則和關鍵過程節點

高校數字化外包中的安全管理原則是“安全第一、預防為主”；數字化外包流程中的關鍵過程節點，主要包括：檔案提卷、登記、檢查、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數據掛接、掃描數據質檢、修改、二次質檢、著錄標引、打印目錄、裝訂（裝盒）、歸還、登記、歸檔、備份、抽檢，等等。

2 明確數字化外包各流程中的具體工作

2.1 前期準備工作

第一，高校要成立由校領導參加的數字化外包管理領導小組，明確分管部門、人員以及各自的職責，并根據《紙質檔案數字化技術規范》《檔案數字化外包安全管理規范》，結合自身實際制定詳盡的管理制度和安全操作規程。第二，根據高校檔案館館藏檔案的內容、類別、利用方向等要素進行鑒定劃控，如果館藏檔案數量較大，需分期分批進行數字化外包的時，還要確定數字化的先后順序，對于查閱次數多、利用頻率高的檔案優先數字化，如高校學生成績冊、招生錄取名冊檔案、教師職稱評聘檔案等；另外，有較高保存價值和珍貴歷史意義的檔案，例如高校建校初期珍貴的紙質文件、書信以及征集或受贈的名人字畫等，這一類檔案往往年代久遠，案卷保存情況不盡如人意，應該盡早進行數字化，這樣既方便查閱利用，又能保護珍貴的檔案原件。另外，對于不適于外包的檔案，還是應自行數字化。第三，通過招標的方式，謹慎選擇外包公司。目前，提供檔案數字化外包服務的公司良莠不齊，一般來說外包公司的經驗、實力、效率、可靠性是決定檔案數字化加工成果質量的重要因素，這就要求高校在選擇時做好調研工作，對公司的背景、資質、工作人員情況做深入了解，并通過招標的方式選擇外包公司，避免外包工作中出現問題。第四，簽訂合同及保密協議。在合同條款中應明確需數字化檔案的數量、質量、承包方式、完成時間、驗收標準等，同時高校要與外包公司簽訂保密協定，明確規定公司應履行的保密義務，如，不得復制、留存、持有和使用檔案館館藏的任何檔案信息，違者要承擔法律責任并受到經濟制裁。另外，高校應要求外包公司與其聘用的員工簽訂相關保密協議，并對員工進行安全保密教育。

2.2 實施階段

高校應為數字化外包工作提供獨立、封閉的場所，場所應滿足防火、防潮、防盜、防污染（包括紫外線、有害生物、空氣等）等基本條件，同時要在場所內安裝無死角、不間斷的視頻監控設備，確保所有被數字化的檔案從提卷清點階段到歸還登記階段都在視頻監控之下，且視頻監控數據應保存6個月以上，并定期檢查。同時，所有的工作人員都應著工作服并佩戴明顯的胸牌，出入工作區域應進行登記。具體還應明確如下事項：第一，數字化加工現場應采用“流水線”式設計，將工作區域劃清界限并明確標識。第二，數字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，正在進行的數字化加工檔案必須每天統一入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。第三，數字化過程中檔案應擺放整齊，高校應派專人負責巡查檔案拆卷、掃描等工作過程，并要求外包人員在工作完成后按照原先順序擺放檔案，避免損壞或遺失檔案；如在拆卷過程中發生檔案損壞或在數字化結束后發生檔案遺失現象，必須如實登記、賠償損失，并嚴肅追究責任。還要明確數字化工作結束后檔案清點過程中的相關工作，包括辦理清點交接登記手續，簽署詳盡的交接日志；逐卷、逐件清點，珍貴檔案應逐頁清點。

關于數字化加工的設備、數據載體、網絡環境等，應明確如下要點：第一，檔案數字化設備和存儲介質應由專人負責保管，并登記其使用情況，如遇故障不能擅自修理，應由指定人員進行維修。第二，采用技術手段封閉數字化加工設備不必要的信息輸出端口。第三，數字化加工網絡要與其他網絡實施物理隔離，并禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備；進入數字化加工區域的所有工作人員禁止攜帶手機、相機等設備。第四，防范數字化外包過程中的外部安全隱患，在掛接數據庫的過程中要注意防范病毒、木馬的侵入，并及時升級病毒查殺軟件。

2.3 移交查驗階段

檔案數字化任務完成后，即進入移交查驗階段。首先，高校應組織專人對外包公司使用的設備、存儲介質等進行仔細檢查，確保其中沒有留存檔案信息，另外硬盤等移動存儲設備應移交高校檔案館，并辦理相關移交手續。其次，外包公司應將檔案數字化過程中形成的日志、流轉單、登記表等原始記錄材料移交高校檔案館保存，并就數字檔案的安全性接受高校檔案館的專項驗收。最后，高校檔案館要把數字化外包加工過程中形成的材料收集起來，建立起體系完善的項目檔案，并按照項目檔案的整理規范進行整理歸檔。

3 明確幾點注意事項

第一，要強化工作人員的安全意識。可以說，在影響檔案安全的各種因素中，工作人員安全意識的強弱是極為重要的因素，如果工作人員具有極強的安全意識，那么檔案安全必然可以得到保證；如果工作人員缺乏安全意識、工作中多有疏忽，那么檔案安全將無法得到保障。在工作中，許多檔案安全事故的發生，即源于工作人員缺乏必要的安全意識，源于工作人員對于檔案安全工作的認識不到位、思想不重視，并且疏于防范。因此，高校檔案數字化外包的過程中，必須強化工作人員的安全意識，既要強化高校檔案館工作人員的安全意識，更要強化外包公司聘用人員的安全意識，確保檔案安全萬無一失。

第二，要編制安全管理制度。要根據數字化工作各個階段的關鍵節點，制定詳細的操作規程，重點是圍繞檔案實體流轉的各個環節建立流程單，流程單應實現與檔案實體的同步流轉。需要注意的是，安全管理制度既要涉及檔案實體、存儲介質等的實體安全管理，也要重視檔案信息傳遞過程中的安全管理。

第三，要依托信息技術保障檔案安全。依托當前較為完善的信息技術建立起防控體系，切實保障檔案的安全，在當前具有較強的可行性。隨著檔案數字化工作相關標準制定、規范出臺以及規章制度建立，服務于檔案數字化安全建設的軟件迅速發展，高校應根據自身情況，本著“服務現在，著眼未來”的原則，建立符合本校實際、技術先進過硬的檔案安全信息化防控系統，打牢檔案安全之基，推動高校檔案工作創新發展。