檔案展覽運行程序探析

王小偉/北京市檔案館

檔案展覽是檔案部門按照一定的主題，系統揭示和介紹館（室）藏檔案內容、成分的一種檔案提供利用方式和檔案宣傳工作方式。舉辦檔案展覽，是檔案部門的主要業務之一。 在檔案展覽的籌辦中，必須遵循專業化、程序化和規范化的工作流程，堅持理論與實際相結合，在展覽選題、展覽籌備、展覽的展出接待等方面，作深入的研究與實踐。下面。筆者結合工作實際，進行分析與梳理。

1 展覽選題的策劃與論證

首先，要開展展覽選題的策劃與論證，這是展覽運行程序的第一階段。一要策劃選題。展覽選題應立足檔案資源實際，并適應經濟社會發展、文化繁榮和公眾需求。如北京市檔案館從1996年至今，共推出50余個展覽，展覽選題策劃主要從配合當地黨委和政府的中心工作，以及結合重大歷史事件、重大活動、重要紀念日等方面著手，為政治服務，為科研服務，為本地文化建設、社會建設和普通市民服務。二要論證選題。展覽選題論證要咨詢專家學者的建議，他們往往對相關專業有更深入的研究，能敏銳抓住要點，使選題定位更準確，具有學術水平和專業水準；還要在行業內討論選題，達到集思廣益的效果。

2 展覽的籌備實施

展覽選題確定后，可進入展覽的籌備實施階段，這是檔案展覽運行程序的第二階段。這一階段工作主要包括制定展覽組織方案、收集展覽素材、撰寫展覽大綱和腳本，以及進行展覽設計制作等。

2.1 制定展覽組織方案

方案應包括籌展人員的組織安排、展覽相關工作內容（包括展覽主題、展出時間與地點、展覽規模等），以及展覽運行時間的安排等。

2.2 收集展覽素材

要明確展覽素材收集原則：一要緊緊圍繞展覽主題收集，與展覽主題有直接或間接關系的，不論什么載體，都應視為展覽資料素材，并進行收集；二要全面收集素材，既要注重數量，也要注重質量；三要保證收集素材的真實性和準確性。還要明確展覽素材收集途徑：一是利用各級各類檔案館（室）的檔案資源。舉辦檔案展覽，應以館藏檔案為依托，但不能只局限于本館館藏檔案資料，要實行“走出去”的策略，充分利用各級各類檔案館（室）的檔案資源，使展出的內容更豐富、更具特色。二是利用畫冊、書籍、報刊等公開出版物這一途徑進行收集。檔案展覽以檔案資料為展覽主角，但相關出版物可為展覽籌備提供線索和方向，甚至可以補充展覽素材，豐富內容形式。三是借助“外腦”收集素材?？梢匝埾嚓P領域專家、學者座談，擴充展覽素材的收集線索。收集過程要建立展覽素材登記冊，展覽素材登記冊不僅是素材收集的明細賬，也是查找素材的檢索工具，可為以后籌展中的展品落實和展覽撤展后的歸還提供依據。

2.3 撰寫展覽大綱和腳本

一要擬定展覽大綱。 展覽大綱主要包括展覽標題、結構框架、基本內容及主要展品等內容。由于展覽選題不同，即使同一選題的展覽也可以有不同的角度和立意，所以每一個展覽大綱都是獨一無二的，沒有固定模式可以套用，籌展人員必須在深入研究基礎上，根據展覽主題和立意，按照一定的邏輯主線有針對性地搭建框架、組織展品。展覽大綱就好比是一本著作的篇章結構，是展覽內容策劃的初級成果。

二要編制和論證展覽腳本。展覽大綱確定后要撰寫展覽腳本，展覽內容腳本是根據展廳面積和展品數量及內容，在大綱基礎上編制的詳細的素材腳本，是對展覽大綱的進一步深化，也是形式設計與施工制作的依據。編寫展覽腳本要注意以下方面：展覽總標題以展覽主題為基點，概括并全面準確地體現展覽的內容；前言（序言）揭示展覽內容，準確、簡練地表達展覽的主題思想、主要內容和辦展意圖等；展覽基本內容包含展覽的各部分標題、各級各類文字說明、展品的基本信息和組合方式、輔助展品的內容和展示方式等；展覽結束語位于展覽的最后，與前言相呼應，是對展覽內容和舉辦意義的進一步總結與升華。展覽腳本形成后，還要經過業內討論、專家論證和領導審定等一系列程序。不斷修改、調整和完善腳本，使展覽主題與政治導向吻合，展覽結構、內容、展品選擇、文字說明等更準確到位，避免出現專業性錯誤。

三要落實展覽內容。展覽腳本編制完成后，需要落實腳本中涉及的主展品和輔助展品，這是展覽籌備中的關鍵階段，是展覽實施制作的根本。依據展覽素材登記冊，將展覽中具體的檔案、照片、圖表、實物、多媒體資料等展品與所在腳本位置一一對應落實，對于需要館外借展的展品應盡早聯系確定，避免展品無法落實到位，使辦展工作陷入被動局面。同時，不開放檔案資料的鑒定審核、仿真復制品制作等工作，都要在展覽制作前完成，所有上展的仿真復制品要根據不同展出位置注明素材編號并分封裝好?？傊?，展覽內容落實到位，可以保證展覽順利運行，提升布展速度和效率，避免出現混亂和錯誤。

2.4 展覽設計制作

展覽的設計制作是展覽內容由理論到實踐的重要過程。展覽的設計制作應依據展覽腳本內容進行，靈活、準確、適當地運用不同藝術設計手段和表現形式，力求達到有效烘托主題、與展示內容協調統一、風格鮮明、特點突出、能滿足不同層次觀眾參觀需求的效果。內容包括：展廳基礎裝修、空間布局、觀眾參觀路線與服務設施的設計；展柜、展板及展品說明牌的設計制作；展具和展品、照明系統、導覽標識系統、效果圖與施工圖以及展覽宣傳冊、畫冊等配套產品的設計制作等。只有展覽內容和制作形式統一協調，才能產生完整且完美的精品展覽。

目前，大部分檔案部門的展覽項目都是通過公開招標的形式，由中標的展覽公司進行設計和施工的。中標公司對展覽腳本深入研究后，設計出符合甲方展陳理念和實際使用要求的最佳展覽形式設計及制作方案。當展覽進入到形式設計階段后，籌展人員不僅僅只為展覽公司提供展覽腳本，還必須參與到整個設計過程中，與展覽公司就展覽的內容進行深入廣泛的交流溝通，解讀展覽腳本，一方面，要提出要求和建議，包括展示的流程、主要空間形態設計意向；展名、前言、結束語、各部分標題、展品說明牌及檔案和圖片、圖表統計等展示形式以及運用照明、色彩、裝飾材料等設計意向。另一方面，還要明確上展的展品內容和數量，提示展覽各部分或單元的重點和亮點，點明檔案和輔助展品的組合關系及其傳達的意義，使設計者能夠全面掌握展覽的展示主題、內容以及展品性質（包括檔案復制件尺寸）等情況，將展覽內容與展陳形式結合起來，從而獲得展示空間位置和展示形式的準確信息，以便進行定位設計，制作完成展線彩色立面圖（即展覽最終平面等比縮略圖）。經籌展部門審定校對后，確定為展覽最終平面設計定稿。

2.5 展覽制作布展

展覽制作布展是展現展覽內容和形式設計成果，將展覽內容和形式設計具體呈現的實現過程。展覽公司依據最終的平面設計定稿方案在完成展廳裝修后，將所有上展展品和一切裝飾、布景按照設計位置落實到位，最后完成對展廳的設備調試和整體清潔等工作。

3 展覽的展出接待

展覽制作布展完成后，在正式對外接待前，要在內部先行展覽。一方面，可以邀請有關領導、專家對展覽進行審查驗收，對于發現的問題及時修正；另一方面，可以使講解接待人員熟悉展廳布局以及相關輔助展示設施的設置及使用方法，熟練掌握展覽講解內容，為以后開展講解接待工作奠定基礎。展覽預展審查合格后，可直接對外開展，也可以舉行展覽開幕式。如果舉行展覽開幕式，要制定展覽開幕式方案，做好開幕式各項籌備工作，保證儀式的成功舉辦。展覽對外展出后，還要持續做好講解接待工作。