補齊鄉鎮檔案工作“短板”的實踐分析

張 弘/浙江省檔案局

如何補齊鄉鎮檔案工作薄弱的“短板”，一直以來都是各級檔案行政管理部門關注的重點問題。近年來，德清縣檔案局在加強鄉鎮檔案建設上做了許多有益的探索和實踐，摸索出一套行之有效的工作方法。

1 落實鄉鎮檔案工作的基礎保障

縣檔案局積極爭取各級黨委政府的重視和支持，明確組織構架，統一鄉鎮檔案管理體制，加強鄉鎮檔案員隊伍建設和檔案專用設施建設，落實鄉鎮檔案工作的基礎保障。一是抓住鄉鎮機構改革這一時機，對鄉鎮檔案機構歸屬問題予以明確，明確鄉鎮檔案館是鄉鎮機關內部機構，歸口黨政辦，鄉鎮檔案員隸屬黨政辦公室；鄉鎮檔案館館長由鄉鎮分管檔案工作的領導擔任，黨政辦公室主任具體負責鄉鎮檔案館（室）相關工作。二是每個鄉鎮在檔案干部名額缺編的情況下，通過協調溝通配備專職檔案員，所有行政村配備專（兼）職檔案員，形成檔案隊伍組織網絡化格局，做到“鎮鎮有人管檔案，村村有人理檔案”。三是每個鄉鎮檔案室全部安裝檔案密集架，全面提升檔案庫房硬件設施，大力提升檔案庫房容積量，實現檔案的安全保管；每個鄉鎮配置檔案核心數據專用計算機，實行檔案數據分級管理和基層民生檔案數據安全備份。四是明確保障措施，統一鄉鎮檔案館監督機制。各鄉鎮檔案館庫房建設、館藏檔案數字化所需資金由縣檔案局分別補助50%和40%，在各鄉鎮按要求完成建設后補助到位。同時，縣檔案局完善局機關干部聯系鄉鎮制度，要求每個機關干部都掌握鄉鎮檔案工作的相關技術標準，有能力到鄉鎮指導處理一般業務問題。

2 加強行政村檔案規范化管理

縣檔案局制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》并統一下發到各村，要求村檔案員以類目表為基準進行日常檔案收集與整理。此表條目細化清晰、操作簡便，有較強的工作針對性和指導性。如，“年度各類創建活動的文件材料”包括“無違建村”創建、生態村創建、信息化示范村創建、文明村創建、和美家園創建、黨風廉政建設、五星級行政村、村級財務管理規范化村創建等，同時要求此類創建活動申報材料及相關臺賬歸入文書檔案。根據鄉鎮工作需要制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，確保村檔案資源的有效收集、規范整理和及時歸檔，提高村級檔案員業務能力和專業素質，實現行政村檔案的規范化管理。

3 組織年度行政村檔案工作巡查

根據工作需要，縣檔案局出臺《年度行政村檔案工作巡查細則》，并成立巡查工作組開展檔案工作巡查。巡查工作采用申報制，首先由各鄉鎮完成對本轄區內各村年度歸檔工作的督導，再向縣檔案局提出巡查申請，由縣檔案局組織巡查工作組對行政村進行逐個巡查，巡查內容依據《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，主要對檔案收集、整理、信息化建設、保管、利用等方面進行檢查。如，針對“信息化建設”要求電子目錄著錄完整、規范，并與檔案實體相符，準確率達98%以上；行政村年度文書文件級電子目錄不少于500條；檔案管理系統維護良好；檔案數據庫上交鎮檔案室并完成登記備份工作。按照要求，整體巡查工作須在當年8月底之前完成。

4 做好年度鄉鎮檔案工作監督檢查

縣檔案局每年都出臺并下發《德清縣年度鄉鎮檔案工作督查標準》，標準分為九個，分別為檔案管理體制、收集、整理、信息化建設、保管、統計、開發利用、監督指導及推動發展項目，細化了監督內容、檢查標準、分值和測評方式，具有較強的操作性。如，“推動發展項目”（50分）又細分為完成鄉鎮檔案館建設工作（6分）、積極提高檔案理論素養（5分）、先進工作經驗交流推廣（4分）、檔案工作信息報道（5分）、指導企業建檔工作有力（10分）、開展家庭檔案建設工作（10分）、檔案征集開展有力（10分）。具體督查工作分為單位自評、實地檢查、綜合評議，督查結果納入縣委、縣政府新農村建設工作考核中，同時將督查結果折算成分值計入鄉鎮年度考核。

截至2015年底，全縣12個鄉鎮檔案工作全部通過省一級檔案工作目標管理認定，12個鄉鎮檔案室榮獲“浙江省示范數字檔案室”稱號，180個行政村檔案室管理工作達到市級以上標準，其中30個村檔案室被評為“浙江省行政村示范檔案室”。實踐表明，德清縣檔案局圍繞加強鄉鎮檔案工作所進行的一系列探索實踐，業已取得明顯成效， 發展“短板”逐漸被補齊，被動工作局面得以有效扭轉。