檔案館基建檔案保密工作探析

隨著經濟社會的快速發展，社會檔案意識日漸增強，檔案利用需求不斷增長。檔案館不斷提升工作水平，積極改善工作環境，加強檔案館新館建設，在此過程中形成了數量龐大的基建檔案。基建檔案對于檔案館建筑的維護和設備設施的使用與保養等具有重要作用，對這些檔案要高度重視并確保安全利用。

1 科學劃分檔案密級

根據《城鄉建設檔案密級劃分暫行規定》及《建設工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》要求，基建檔案密級可劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。絕密級檔案包括黨政軍首腦機關、黨和國家主要領導人寓所和經常活動場所的地下專業工程的規劃設計和管線綜合圖文資料。機密級檔案包括不對外開放的國防科研生產、試驗訓練基地的城市現狀圖、規劃總圖的圖文資料；國防工程、國家級科研工程（課題）的關鍵部位的勘察、設計、施工資料；國家重點工程對外發包及其設備、技術、材料進口談判的計劃和底數資料。秘密級檔案包括城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業工程的整體規劃、現狀圖及管線綜合圖文資料；省、自治區、直轄市重點工程對外發包及其設備、技術、材料進口談判的計劃和底數資料。檔案館在確定基建檔案的密級時，需要依據這些規定，結合檔案館的實際，有的放矢地開展工作。

2 明確保密工作的具體要求

一要加強基建檔案保密教育。針對檔案館工作人員開展基建檔案保密教育，是加強基建檔案保密工作的有效途徑。要加強思想政治教育，使工作人員樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀、職業觀，進一步認識到肩負的使命與責任，能夠自覺做好保密工作；還要組織工作人員學習《保密法》以及保密工作要務，不斷提高工作人員的業務水平。

二要完善檔案保密工作的各項制度。必須建立健全基建檔案保密工作制度，應當對檔案保管、檔案信息傳輸、檔案鑒定與銷毀、檔案利用等方面的工作予以明確規定。以檔案保管為例，應規定工作人員要認真保管好基建檔案資料，未經批準不得攜帶檔案出館，不得將檔案資料私自外借他人；存放基建檔案的庫房要做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等“八防”工作，并定期檢查防護設備，如果發現設備失效要及時更換；建立嚴密的基建檔案計算機管理系統，嚴防檔案泄密情況發生。以檔案利用為例，應規定如果因維修、保養基建設施設備需要調用基建檔案，要嚴格履行審批借閱手續，檔案借閱者還要簽訂保密協議。

三要強化對檔案保密工作的監管。要對重點工作環節進行監管，如，開展基建檔案數字化工作時需要指派專人進行監管，如果采取數字化外包形式，必須嚴格審查外包公司的資質、與公司簽訂嚴格的保密協定、對外包人員加強保密教育。強化工作監管還包括對檔案館工作人員進行權限控制，可采用合理的權限分類管理機制規定工作人員權限，明確工作人員不得越權操作；要及時更換網絡口令和服務器、電子郵件口令，并完整記錄工作人員查訪與使用基建檔案的整個過程。

3 明確保密工作的重點內容

第一，要確保保密工作貫穿于基建檔案工作的整個流程。一是指派專人負責檔案接收以及整理和數字化工作，確保檔案得到妥善保管；二是由指定的工作人員按規定程序和要求把數字基建檔案信息導入專門的計算機系統之中，并負責數據的上傳、下載和維護管理，同時做好數據的使用或維護登記；三是定期備份基建檔案數據，并定期查驗數據的可讀性、安全性和可遷移性。

第二，要做好解密基建檔案的開放工作。根據規定，絕密級檔案保密年限不得超過30年、機密級檔案保密年限不得超過20年、秘密級檔案保密年限不得超過10年。開展基建檔案保密工作不能盲目“保密”，要認識到做好解密檔案開放工作也是保密工作的組成部分。開放基建檔案應當以不泄漏國家機密、維護黨和國家的根本利益為原則，利用電子政務平臺、檔案館門戶網站向社會開放，以滿足社會日益增長的檔案利用需求，并推動檔案館基建工作不斷發展。