制訂檔案社會服務機構管理規范初探

沒有規矩不成方圓。規范是明文規定或約定俗成的標準，對規定人們的社會活動具有積極的意義。檔案社會服務作為國家經濟體制改革和政治體制改革的產物，作為檔案事業新的發展領域，如何健康發展，是一項新問題和新挑戰。而制訂檔案社會服務機構管理規范，正是應對這一挑戰的一項重要舉措。

1 制訂檔案社會服務機構管理規范的必要性

1.1 檔案服務市場化的需要

計劃經濟年代，檔案工作主要是由檔案館和檔案室承擔的。隨著市場經濟的興起，上世紀90年代，檔案社會服務機構出現了。1990年1月杭州市成立了全國首家集體所有制的檔案社會服務機構——杭州市檔案技術咨詢服務部，1992年浙江建德、湖州兩市相繼成立檔案事務所，1992年6月沈陽成立了檔案社會服務機構，1993年浙江省檔案局創建了全國最早的省級國有檔案咨詢服務機構——浙江省檔案事務所，1993年上海市檔案局成立了上海檔案咨詢服務中心，1998年深圳市檔案局成立了檔案寄存中心。這些中介機構雖然都由當地檔案行政管理部門設立，但已具有了市場的因素，能夠為社會提供檔案咨詢、檔案人員培訓、檔案裝具配置等服務。近年來，隨著經濟體制改革和政治體制改革的深化，官辦檔案社會服務機構陸續與檔案行政管理部門脫鉤，一大批獨立核算、自負盈虧的民營檔案服務機構異軍突起。現據不完全統計，浙江省經工商部門注冊的檔案中介服務機構共計600余家，并且有越來越多的科技信息技術公司也看好這個市場，正在拓展檔案社會服務業務。目前，我國檔案社會服務機構已具有較大的市場規模，行業發展駛入了快車道。當今社會存在眾多的檔案社會服務機構，如何進行規范化運作是亟待解決的問題，市場呼喚管理規范的出臺。2014年中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對規范和支持檔案中介機構提出了明確要求。制定檔案社會服務機構管理規范是時代的需要，而檔案中介服務機構26年的實踐探索也為規范的形成奠定了基礎。

1.2 檔案社會服務科學化的需要

檔案社會服務機構不僅僅需要向社會提供服務產品，而且需要提供優質產品。目前，有不少檔案社會服務機構對自身的性質和基本功能缺乏科學認識，檔案社會服務的計量標準缺乏科學統一的規定，按經驗辦事而不是按科學流程辦事、工作方法和技術手段落后等情況還普遍存在，這些都影響合規性優質產品的生成。必須要制訂和落實檔案社會服務機構管理規范，促進檔案社會服務的規范性科學化。曾經有一家大型企業決定對歷年檔案全部整理并進行數字化，邀請三家中介公司進行調研，統計工作量并報價，結果三家中介公司有按“頁數”報的，有按“卷”報的，也有按“公分”報的，導致報價無法比較，企業老總感嘆地說，你們怎么連計量單位的標準都搞不清，太不規范了。

1.3 檔案社會服務機構自律的需要

在檔案社會服務行業快速發展的今天，檔案社會服務機構面臨著同行業的激烈競爭。1990年美國經濟學家普拉哈拉（C．K．Prahalad）和哈默爾（Gary Hamel）在論文《公司核心競爭能力》中提出：企業要贏得持續競爭優勢和獲得長期穩定發展，依賴于企業核心競爭力的構建和培育，企業核心競爭力能為企業在市場競爭中創造主動權。檔案社會服務機構核心競爭力形成的前提條件是機構本身要實現全面自律，建立有效的營運系統、價格體系，明確服務人員的資格和能力條件，開展規范化運作。從目前已經出臺的有關法規來看，雖陸續出臺了《浙江省物價局 浙江省檔案局關于規范檔案服務收費的通知》《浙江省檔案中介服務管理辦法》等文件，但針對具體的、關鍵的檔案社會服務項目的組織、管理、控制的方法和計量標準都沒有涉及到，也沒有適應新形勢、新要求的工作規范。由此造成的后果是，為了進入市場，有些企業采用惡性的低價競爭，爭取市場份額，這十分不利于市場的培育，也會給客戶帶來巨大損失。

2 檔案社會服務機構管理規范內容的設置

2.1 設置原則

一是合理性原則。規范設置的內容項目要符合現實需要，具體內容要科學合理。比如檔案服務計量方式就是需要規范的一項重要內容，由于檔案社會服務內容具有多樣性，因此在具體計量過程中就不宜統一采用“件”或“卷”作為計量單位，而是需要在做出“一般規定”的基礎上分門別類地規定計量方式，如，電子文件采集服務計量可按采集的電子文件件數計量，文檔系統集成服務計量可按需開發的功能模塊數量計量，傳統載體檔案數字化加工計量，若是檔案信息著錄可按條目數計量，若是全文掃描則可按A4幅面的頁數計量。

二是全面性原則。規范的架構要具有完整性，應涵蓋檔案社會服務機構管理過程中涉及的各項內容，比如檔案社會服務機構和人員、檔案社會服務的內容、檔案社會服務計量方式、檔案社會服務流程、檔案社會服務管理方式等。

三是前瞻性原則。規范的具體內容應適應未來發展的需要，在較長的時間內能夠起到作用。如，檔案社會服務管理方式可以引用ISO9000的管理理念，采用項目管理方式，并就項目管理過程中涉及的項目經理、項目公司（部、組）的組建、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理等做出規定。

2.2 基本架構

依據檔案社會服務機構管理規范內容的設置原則以及有關規定，檔案社會服務機構管理規范可以由以下幾部分組成：范圍、規范性引用文件、術語和定義、總則、檔案社會服務機構和人員、檔案服務的內容與計量、項目管理、檔案服務流程、糾紛調解方式。

確定專業術語，可以先應用現有或類似的術語，再將實踐中產生的大家公認的用詞加以規范，轉化為專用名詞作為術語。可將檔案社會服務機構劃分為大、中、小檔次，明確各檔次需要達到的標準，為各類機構提供明確的發展方向。同時，可根據檔案社會服務的專業性提出能力評價標準，根據檔案保密、機要性的要求提出確認社會服務人員保密資格的規范，以指導各檔次的檔案社會服務機構配備相應的檔案專業人員，并為他們提供上升空間，以調動其工作積極性。

計量單位規范與否直接關系到社會服務質量，關系到科學價格體系的建立。總結、規范實踐中形成的計量方法，可以設計通用的計量方式，并在此基礎上針對各類型服務項目特點制訂相應的項目計量方法，從而指導各類檔案服務計量工作的開展。

結合檔案社會服務特點，建立檔案社會服務項目管理的規范，主要包括實行項目管理，執行項目經理負責制，規定項目公司（部、組）的組成，明確項目進度、質量、成本、檔案安全保密、職業安全健康、合同、設備設施管理等的要求，明確檔案社會服務的原則流程。

開展檔案社會服務工作的過程中，難免發生摩擦甚至產生糾紛。為了及時解決問題，維護服務雙方的權益，要有調解檔案社會服務糾紛的方法，要有合同、協議等具有法律效用的文書或補充約束的文書，以有效規避風險。

2.3 工作步驟

一是調研。收集有關法規政策和市場信息，總結檔案社會服務規范化進程中的經驗教訓，尋找相關的理論支持。調研目的就是要搞清需求，找到制訂規范的理論依據、法規依據和實踐依據，《浙江省社會中介機構管理辦法》《浙江省檔案中介服務管理辦法》等有關規范性文件對制訂檔案社會服務機構管理規范具有重要的參考價值。

二是起草。成立規范起草小組，抽調檔案社會服務機構各職能部門的業務骨干，特聘相關專家作指導，在調研和充分討論的基礎上，按制訂規范標準格式起草，形成檔案社會服務機構管理規范的初稿。

三是核改。組織檔案行政機關法規專家、高等院校檔案學權威、ISO體系認證資深評審員，以及其他相關的專家召開評審研討會，對初稿進行審核，并按照審核意見進行修改完善。

四是定稿。將最終確定的規范文本轉化為行業標準或地方標準，用以指導實踐。例如，近幾年杭州遠大檔案技術有限公司于2012年制訂了企標《檔案中介服務規范》，研究出適用于檔案社會服務機構的管理模式、操作方法，并在實踐中加以運用。企標定義了每一項服務為一個服務產品，通過流程管理記錄表單，制定了流程管理制度，建立了質量、進度控制機制，實行了項目管理，從項目策劃、風險預測、成本核算、標準規范設計、資源配置、質量進度控制、安全保密、竣工驗收到成果歸檔都實行了標準化、程序化、合規化操作，提高了服務效率與質量。企標執行后，在同樣的條件下，公司承擔業務的能力得到提高，產值成倍增長，人均工資也相應提高；同時一批青年業務骨干快速成長起來，成為公司中堅力量。此外，企標的制訂和落實還改善了公司的形象、提升了公司的地位。

總之，制訂檔案社會服務機構管理規范，有利于檔案社會服務的市場化、科學化、規范化，有利于提高檔案社會服務行業的整體水平，進而促進檔案事業的科學發展。