學校檔案保護存在的問題及應對策略

文/唐曉軍

學校檔案保護存在的問題及應對策略

文/唐曉軍

學校檔案室的部分紙質檔案出現字跡擴散、褪色、蟲蛀、生霉，紙張強度減弱老化等現象；部分膠片、光盤、軟盤為載體的檔案出現無法讀取的現象，學校檔案保護亟待解決

學校檔案綜合反映了集體和個人在教育教學、教研活動和教育管理中所形成的有利用價值的各種文字、圖像、聲音等材料，是學校各項活動特點和規律的記錄，對研究、改進、提高教育教學質量有著重要作用，因此檔案保護工作尤為重要。近年來，筆者在工作中發現，檔案利用頻繁，但檔案保護工作存在一些不足，現就我在工作中發現的一些問題和大家共同探討。

一、學校檔案保護存在的問題

1、缺乏檔案保護意識。學校領導和教職工把教育教學工作放在首位，一切為教學服務的思想根深蒂固，重視檔案的收集、整理和利用，但對檔案的保護上有所忽視；部分檔案工作人員檔案保護意識比較淡漠。

2、缺乏檔案保護相關知識。學校檔案人員，大部分是從教學崗位轉崗而從事檔案工作的，檔案專業知識不夠豐富，在檔案保護技術方面學到的知識就更少。隨著電子信息化的發展，檔案的載體也不斷豐富，不同的檔案載體在保護措施也不同。

3、缺乏檔案保護的制度。學校綜合檔案室大都制定有檔案管理、收集、查閱、鑒定銷毀等制度，雖然在這些制度里面提到檔案保護，但都不夠明確，沒有指導意義。制度執行上也有疏漏，工作不夠細致。

4、缺少經費投入。檔案保護需要相應的設備和藥品，如庫房的溫濕度控制設備、磁性載體檔案存放設備、庫房消防設備、防蟲殺蟲藥品等，沒有這些設備和藥品，檔案保護也就得不到保障。然而學校方面沒有專門的經費，也就無法購置這些設備和藥品。

5、檔案存放設施不規范。一是很多學校檔案庫房不規范；二是部分學校選用檔案盒不是檔案主管部門監制的無酸紙制作；三是還存在用木質檔案柜，不利于保護檔案；四是大部分檔案庫房用含紫外線的熒光燈照明；五是檔案庫房和借閱室沒有分開。

由于存在以上問題，存放在檔案室的紙質檔案出現字跡擴散、褪色、蟲蛀、生霉，紙張強度減弱老化等；以膠片、光盤、軟盤為載體的檔案出現無法讀取的現象。

二、學校檔案保護的策略

1、提高檔案保護意識。市（縣）檔案行政管理部門要針對教育部門加強檔案法制宣傳教育，通行政執法檢查、組織培訓會等形式，提高教育單位對檔案的重視程度。

2、健全檔案保護制度。學校要根據實際情況制定從檔案入室、查閱規范、庫房溫濕度管理、定期殺菌消毒、受損檔案的修復等制度，保證檔案的質量，延長檔案的使用壽命。

3、強化檔案保護培訓。市（縣）檔案行政部門要多舉辦檔案保護方面的培訓，讓學校的檔案人員接受系統的理論知識培訓，提高專業知識和職業道德素質。對檔案人員實行培訓后持證上崗，未經培訓，未取得上崗證的不得從事檔案管理工作。

4、爭取領導支持。檔案管理人員要向單位領導多宣傳檔案保護的法律法規，以及檔案保護的意義，爭取領導在財力、物力、人力等多方面的支持，改善檔案保管、維護的條件。

5、做好日常維護。檔案人員樹立檔案保護意識，要根據學校的實際情況，做好檔案的常規性維護工作。一是監控好檔案庫房的溫濕度；二是保持庫房衛生，清潔，柜架不要靠墻，不放雜物，干凈整潔；三是做好鼠蟲害、霉菌的預防，檔案制成材料都是由纖維素、半纖維素、木質素等組成，在一定條件下會發生霉菌和蟲害，同時在庫房和柜架放置殺蟲劑可以有效預防，條件具備的可以采用氮氣熏蒸、微波殺蟲等方式；四是減少強光、灰塵等對檔案的影響。不要長期開窗戶，檔案室不要使用白熾燈或熒光燈，庫房要經常用吸塵器除塵，以此減少灰塵和紫外線對檔案的破壞。五是必須做好防火、防水工作，水火一旦發生，檔案將是滅頂之災，所以檔案室（庫房）必須安裝預警設備。

檔案保護工作是延長檔案使用壽命的重要環節，每一個檔案工作人員都要樹立保護意識，根據學校實際情況，因地制宜，采取各種有效措施做好檔案的保護工作，讓檔案持久的發揮價值。

（作者單位：勉縣第一中學）