關于工程檔案案卷題名的討論

文/劉春科

關于工程檔案案卷題名的討論

文/劉春科

檔案案卷題名中使用“資料”等概稱，是對檔案概念的混淆，還是由行業習慣稱謂或無法具體化文件類型名稱而采用概稱這些原因造成的，其存在是否合理

工程（或稱基本建設）檔案是以卷為單位進行整理的，整理者要給每卷檔案擬寫一個案卷題名，案卷題名應揭示案卷文件內容，以便區別案卷，方便檢索利用。案卷題名一般應由工程項目名稱、結構或階段名稱、文件類型名稱三部分組成，如《***煤礦井下污水廠預沉淀池改造工程施工日志》，這樣的案卷題名，大家都認可。但有的單位的工程檔案有如下題名：《***礦選煤廠廠區硬化工程管理資料》、《***礦選煤廠廠區硬化工程技術資料》、《***礦選煤廠廠區硬化工程結算資料》、《***辦公樓粉涮工程結算資料》，這些題名則不被一些檔案人員，特別是檔案行政管理部門認可，他們在檔案執法檢查、業務指導、業務培訓或工程項目檔案驗收時認為是案卷題名擬寫錯誤，要求更改。其理由主要為題名中“資料”二字混淆了檔案和資料的概念，也未揭示卷內文件具體類型名稱。筆者理解反對者的看法，但質疑其理由，更不贊同做為業務檢查正誤判別的標準。筆者認為這樣的題名是可以存在的，理由概述如下：

一、案卷題名和案卷是否是檔案沒有必然的邏輯關系。是否是檔案，只和案卷內文件來源、形式、保存價值有關。只要是本立檔單位形成的，反映本單位工作情況的，有保存價值的，原始的文件材料，就具有檔案屬性，應予歸檔，通過歸檔流程，它就成為檔案案卷。至于案卷題名中用了“資料”字樣，并不影響本卷文件的檔案性質。

二、案卷題名并不承擔案卷是檔案還是資料的判定責任。對案卷題名中出現“資料”字樣的否定意見，主要是認為這樣的題名混淆了檔案和資料的屬性區別，把檔案標為資料，這是對案卷性質的改變。筆者認為這種意見拘泥于文字，是從形式出發，是機械，教條和形式主義的表現，是混淆了案卷題名擬寫和歸檔鑒定的關系。工程檔案是工程過程中相關單位、崗位形成的。工程單位在工程過程管理中一般都習慣將工程過程中形成的各種文件稱為工程資料。工程資料一般由施工單位整理立卷，施工單位在整理工程文件時可以把它當資料對待，故其在案卷題名上冠以“資料”字樣是情理之中的。施工單位給案卷擬寫題名只是給該案卷起一個名稱，并不是在給該案卷進行資料與檔案的鑒定標簽。工程項目業主單位對工程資料進行歸檔鑒定，主要是根據卷內文件內容及形式是否具有檔案屬性，而不是用案卷題名來判別是否歸檔。資料亦有廣義的資料和狹義上的資料區別。廣義的資料，顧名思義就是可資利用的文件材料，從這個意義說檔案也是資料。狹義的資料就是相對于檔案的概念，即資料中那部分不符合檔案特征的，不是按照檔案來管理的文件材料。而本文中列舉的如《***辦公樓粉涮工程結算資料》一類案卷，其義就是用于工程結算的依據性文件材料，其題名中的資料二字是廣義上的資料含義，而不是區別于檔案的那個狹義的資料概念，所以不涉及檔案與狹義上的資料性質的判定問題

三、案卷題名用“資料”字樣結尾，是對卷內文件類型的高度概括，是對大卷題名的一種擬寫方法。有時由于卷內文件數量和文件類型很多，內容跨度也很大，擬寫案卷題名既要揭示卷內文件內容和類型，又要文字盡量簡明精干，確實很難兼顧，只能使用具有高度概括性的詞語，如文件、資料等字樣。筆者接觸過的工程檔案，有的案卷厚達300多頁，內中文件有30多件，文件類型涉及多種，案卷題名競有150多字，盒脊上無法填寫，在案卷封面上密密麻麻寫了整個版面，讀起來非常艱難，根本不象個案卷題名。其原因就是卷內文件多，文件類型難以概括，又想盡量把卷內文件具體地反映出來，結果把案卷題名變成了卷內文件名稱的羅列。其實如用文件、資料等詞語就可簡化案卷題名，擬寫也就很容易了。筆者理解，將文件、資料等概稱詞語用于案卷名稱，是解決大卷文件類型多難以列舉或概括的矛盾的一種方法。

四、檔案部門應尊重業務部門的管理方法、習慣用語和歷史沿襲。工程建筑行業經常使用工程資料、工程檔案資料這樣的習慣用語。一些法規性文件題名也用“檔案資料”字樣，這里的“檔案資料”二詞實際上是同義詞，就是檔案的意思，更進一步細究，亦可理解為檔案形態的資料。如國家檔案局、國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，該文將檔案資料并稱達27次之多。再如國家經委、國家檔案局發布的《關于做好技術改造和技術引進中檔案資料工作的通知》，文中也將檔案資料全部并稱。又如2012年9月27日中國煤炭建設協會、煤炭工業建設工程質量監督總站發布的《煤炭建設工程技術資料管理標準》，文中將屬于歸檔范圍的工程文件統稱為資料，其第三條：“工程技術資料按管理資料、技術資料和質量控制資料三大部分進行收集、整理、組卷、歸檔”，明確為組卷分類標準，執行此標準的煤炭建設施工單位即很簡潔的將工程文件對應分類組卷，案卷標題擬寫為如本文開頭所列舉的案卷題名《***礦選煤廠場區硬化工程管理資料》等。再如某些企業要求施工單位報審結算時必須將該工程結算審定的依據性文件匯編成冊，提交審查，該文件匯編就叫結算資料。如《***礦辦公樓粉涮工程結算資料》。這類結算資料的名稱在使用單位是約定俗成多年沿襲大家都明白的，檔案部門將其歸檔保管，其案卷題名需要更改嗎？更改成怎樣的題名更合適？筆者認為作為下游的檔案部門，應尊重上游業務部門的管理方法和工作成果。

五、檔案工作的出發點和歸結點都是檔案的保管利用，判定檔案整理方法合適與否的根本標準也應該是是否有利于檔案的歸檔、保管及利用。以筆者多年的檔案工作實踐，并未發現因案卷標題中出現“資料”字樣而造成歸檔、保管困難或利用價值下降的問題。所以筆者認為既然案卷題名中“資料”二字無礙于檔案的保管利用，就無需認定其為錯誤。對具體的檔案整理方法，只要無礙于保管利用，又便予簡化操作，均應理解包容，尊重歷史，尊重現實，尊重他人，給予別人必要的自由工作空間。況且我國任何檔案法規標準文件中都沒有明確規定檔案案卷題名中不能有“資料”字樣。

綜上所述，筆者認為檔案案卷題名中使用“資料”等概稱，并不是對檔案概念的混淆，而是由行業習慣稱謂或無法具體化文件類型名稱而采用概稱這些原因造成的，其存在是合理的。筆者撰文細述期望引起檔案同仁、檔案行政管理部門關注討論，明辨是非，形成共識，便于檔案整理操作。

（作者單位：中國神華神東煤炭集團公司）