獨立學院高校實驗實訓類材料規范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書

獨立學院高校實驗實訓類材料規范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書

獨立學院高校作為適應我國高等教育發展的新興辦學模式，經過十余年的發展，從辦學理念和硬件建設上，不斷加強實驗實訓工作，產生了大量實驗實訓類材料。但由于沒有較為規范的歸檔范圍，造成了實驗實訓類材料歸檔不科學完整，嚴重影響了這類檔案的保管和利用

獨立學院高校作為適應我國高等教育發展的新興辦學模式，以培養應用型人才為辦學宗旨，以“民、獨、優”為辦學機制，經過十余年的發展，在滿足社會對高等教育持續增長需求的同時，對整合我國高校優質資源也產生了積極的影響。特別是獨立學院自建校始，從其辦學理念和學校硬件建設上，就體現職業教育的方向，獨立學院的硬件建設主要針對生源的特殊性、專業設置的指向性和就業市場的競爭性，大力加強實驗室、實訓基地的建設與利用，深化產教融合、校企合作，注重理論與實踐相結合，注重學生的動手操作能力，為國家和社會培養高素質的應用技能型人才。

實驗實訓的重視與加強，必然產生大量實驗實訓類材料，形成獨立學院高校實驗實訓工作的真實寫照與記錄，既及時、準確、系統的記載學生參加實習實訓的全面情況，也為獨立學院高校專業課、實驗實訓課的設置和科學拓展實驗實訓項目提供真實準確的信息反饋。應充分認識獨立學院在加強職業教育的過程中這類檔案資料的重要性，從而為提升獨立學院高校實踐教學工作與整體教學質量，加大應用型人才培養步伐提供真實、可靠的參考依據。

一、關于獨立學院實驗實訓類材料的歸檔范圍

獨立學院實驗實訓類材料的歸檔范圍是因循普通高校的做法，即按照1994年國家教委制定并頒布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》執行。這個“規范”規定教學檔案主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。包括學科與實驗室建設及課堂教學與教學實踐等。由于此文件頒布至今已有20多年，高校的變化是，為加強實踐教學，提高大學生的動手操作能力，大多將實踐教學從教務部門分出來，單獨設立了實驗實訓中心，開展了大量的實踐教學活動，產生了許多對學校有意義、有保存價值的文字材料、聲像資料和實物等，現在若仍按照94年制定的歸檔范圍執行，對于越來越重視應用型人才培養的高校已不合時宜。筆者從獨立學院高校工作實踐出發，認為獨立學院高校實驗實訓類材料的歸檔范圍應包括以下三個方面：

（一）綜合類：

1.上級單位有關實驗實訓工作的文件材料；

2.實驗實訓工作計劃、總結、請示、報告、會議記錄、會議紀要、統計報表；

3.實驗實訓工作規章制度、崗位職責；

4.本校有關實驗實訓工作的文件、通知、簡報等；

5.實驗實訓人員的進修、培訓、考核、管理、獎懲等文件材料；

6.實驗實訓工作經費使用情況。

（二）實驗、實訓建設與管理類：

1.實驗、實訓項目建設與發展規劃；

2.實驗、實訓項目建設立項與審批材料；

3.校內外實習實訓基地（含教學基地）協議、建設與管理材料；

4.實驗、實訓室管理與建設的有關文件及材料；

5.實驗、實訓室各類儀器設備的技術資料及說明書；

6.每個實驗、實訓儀器配置、儀器裝置改進或功能開發等情況記錄；

7.實驗、實訓儀器設備的使用、維修、保養、報廢情況記錄；

8.實驗、實訓儀器設備增減變動情況。

（三）實驗實訓教學類：

1.實驗實訓教學管理規章制度；

2.實驗實訓教學任務、教學大綱、教學計劃、教學工作日志、教學進度表；

3.實驗實訓課程講義、教材、教學指導書及參考材料；

4.實驗實訓教學考試試題及參考答案；

5.實驗實訓教學課表、優秀教案、聽課記錄、學生學籍卡、學生成績單；

6.實驗實訓教學調課、補課、停課審批表；

7.聘請校外專家、組織知識講座形成的材料；

8.學生實習大綱、實習任務書、實習指導書、實習日志、實習報告；

9.學生參加的各類技能競賽、社會實踐活動；

10.學生優秀實訓作品及獲得表彰的材料。

二、獨立學院實驗實訓類材料歸檔存在的問題

雖然獨立學院高校在實驗實訓過程中產生了大量的檔案資料，但由于沒有較為規范的歸檔范圍，造成了實驗實訓類材料歸檔不科學完整，嚴重影響了這類檔案的保管與利用。究其原因：

（一）檔案管理意識淡薄

由于獨立學院高校建校時間不長，學校各級領導和檔案管理人員對實驗實訓類材料在學校發展中的作用和地位認識不足，普通存在檔案意識不強的問題，造成許多應歸檔的實驗實訓類材料得不到及時收集、整理。例如：經辦人員為了自己工作方便而將合同、協議等一些重要文件材料據為己有不愿歸檔，認為移交檔案室沒有什么用，應該由自己留存保管；一些部門為了騰出文件柜的空間，將毫無保存價值的材料移交檔案室；學生參加的一些社會實踐活動、技能競賽缺少照片或錄像，上報上級單位的統計報表未留文件底稿等。另外，獨立學院對檔案設施的配備和檔案管理人員的培養缺少相應的保障，致使實驗實訓類材料檔案工作長期處于擱置、被動應付的狀態，不能適應學校教學工作和人才培養工作的要求。

（二）立卷歸檔不及時

一是由于獨立學院的特殊性，一人多崗，加之檔案工作的滯后性，導致許多需要歸檔的實驗實訓類材料未能及時立卷歸檔；二是雖然大多獨立學院都有較為完善的立卷歸檔制度，但因執行不到位，檔案室工作人員督促檢查不及時，致使實驗實訓類材料的立卷歸檔工作拖延；三是一些獨立學院尚未將檔案工作納入學校年終考核，檔案室未對不認真執行歸檔職責的兼職檔案員和部門進行考核，導致許多應歸檔文件材料一拖再拖，長時間得不到歸檔，甚至丟失。

（三）實驗實訓類材料不完整

由于兼職檔案員對這類材料的歸檔范圍、立卷歸檔知識缺乏等問題，忽視了日常工作中基礎資料的收集，導致一些重要的文件材料收集不齊全、不完整，文件材料質量低，不符合歸檔要求。例如：文件材料字跡不清晰；紙張不符合要求甚至使用廢紙打印；文件材料缺頁、漏頁；文件材料上亂寫亂畫；有正文沒有附件或附件不全；請示報告無落款單位、落款時間、公章；只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿；發文稿紙上沒有領導簽發、批示等，這些都造成了一些重要文件材料存在漏洞。

（四）兼職檔案員隊伍不穩定

做好實驗實訓類材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊伍的相對穩定并具備良好的業務素質和職業修養。問題是獨立學院高校的兼職檔案員一是大多比較年輕，做不到長期安心從事檔案管理工作；二是獨立學院人員流動頻繁，導致一些新上崗的兼職檔案員對本部門的歸檔范圍和文件材料歸檔要求不是很熟悉，檔案室工作人員需要經常對新上崗的兼職檔案員進行業務指導，而檔案室工作人員編制有限，工作量大，影響了這類檔案的立卷歸檔。

三、獨立學院高校實驗實訓類材料規范歸檔的意見

（一）加強檔案法律法規宣傳，提高實驗實訓類材料歸檔意識

首先，獨立學院各級領導和檔案管理人員要積極學習《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律、法規和中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，自覺按照制度辦事。其次，檔案室要通過學校網站、簡報、院報、宣傳欄、知識講座、業務培訓等多種形式，積極向廣大師生開展檔案法律、法規的宣傳，增強師生依法治檔觀念，不斷提高實驗實訓類材料的歸檔意識。

（二）建立健全實驗實訓類材料歸檔制度，強化制度執行力

獨立學院應根據自身特點和檔案管理工作的要求，制定科學完善的實驗實訓類材料立卷歸檔制度及考核處理辦法，明確專兼職檔案員工作職責和任務，使涉及歸檔工作的各個方面都有章可循，有據可依，從而形成有利于歸檔工作的長效管理機制。同時應將實驗實訓類材料的形成、積累和歸檔工作納入相關部門和人員的考核中，通過年度考核的實施，改變這些部門和人員不重視實驗實訓類材料立卷歸檔的消極狀態，達到用制度保證這類材料立卷歸檔的及時和準確。

（三）加強實驗實訓類材料歸檔工作監督和指導，確保歸檔文件材料完整

一方面，檔案室每年初要做好實驗實訓類材料的歸檔工作安排，明確歸檔范圍、歸檔質量要求、歸檔流程、歸檔時間等事項。每年末要對各部門的歸檔進行統計匯總，并對總結情況及時通報，對歸檔工作中成績優秀的部門和兼職檔案員予以表彰或獎勵。另一方面，檔案室要加大檔案收集力度，依法督促檢查，指導各部門兼職檔案員注重基礎資料的收集、整理、預立卷等，確保歸檔文件材料的齊全完整。

（四）穩定兼職檔案員隊伍建設，提高檔案業務水平

實驗實訓類材料的收集、整理、立卷需要依靠相關職能部門兼職檔案員的大力配合，只有穩定兼職檔案員隊伍，才有利于兼職檔案員熟悉檔案業務和提高業務水平。因此，獨立學院要支持兼職檔案員的工作，關心兼職檔案員的工資晉升、職務升遷、職稱評聘等問題，多為兼職檔案員創造有利條件，使他們安心本職工作。只有這樣，才能保證兼職檔案員隊伍的穩定，使兼職檔案員不斷積累經驗，提高水平，促進獨立學院實驗實訓類材料歸檔工作的順利開展。

（作者單位：西安財經學院行知學院）