大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理中的挑戰(zhàn)及應(yīng)對途徑分析

文/薛強

大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理中的挑戰(zhàn)及應(yīng)對途徑分析

文/薛強

大數(shù)據(jù)時代，迎接機遇、面對挑戰(zhàn)，需要進一步優(yōu)化高校人事檔案管理，構(gòu)建“大檔案思維”，使檔案資料數(shù)據(jù)能更好地發(fā)揮自身的作用，為高校人事檔案管理工作的順利開展提供保障

從某種意義上說，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理人員需要收集海量的數(shù)據(jù)信息，并對其進行合理化的處理與分析。為此，必須不斷優(yōu)化大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建合理化的人事檔案管理平臺，使其更好地服務(wù)于高校教學(xué)、科研等方面。

一、大數(shù)據(jù)時代概述

大數(shù)據(jù)，是繼物聯(lián)網(wǎng)、云計算之后信息技術(shù)行業(yè)一次質(zhì)的飛躍。就大數(shù)據(jù)而言，學(xué)術(shù)界并沒有給出統(tǒng)一的定義。但大數(shù)據(jù)都具有一些共同特征。一是具有較大的數(shù)據(jù)量。在互聯(lián)網(wǎng)作用下，人們在獲取所需要信息的同時，也會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。二是數(shù)據(jù)種類比較多。比如，文本、微博、視頻、二維碼。三是價值密度比較低。從某個側(cè)面來說，數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)價值之間屬于反比例關(guān)系。在信息數(shù)據(jù)不斷增值的過程中，信息數(shù)據(jù)的價值密度逐漸變小。四是處理速度非常快。數(shù)據(jù)量不斷增加的同時，數(shù)據(jù)傳播速度也不斷加快。因此，加快數(shù)據(jù)處理速度需要不斷優(yōu)化的數(shù)據(jù)創(chuàng)新技術(shù)。需要注意的是：“大價值”才是大數(shù)據(jù)的本質(zhì)，并非“大容量”。

二、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1、高校人事檔案信息資源收集方面

就高校人事檔案管理而言，新形勢下的高校人事檔案信息資源收集主要有以下幾個方面工作。一是學(xué)校教職工的個人檔案，這也是高校人事檔案的核心組成部分；二是退休員工的檔案；三是離職人員還沒有提取的檔案。此外，由于學(xué)習(xí)專業(yè)、系別較多，學(xué)科處于發(fā)展中，造成高校人事檔案管理工作變得非常繁雜。以學(xué)科門類為例，檔案管理人員需要進行歸檔的人事數(shù)據(jù)較多，形式多樣。而大都以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理的信息化程度比較低，大大增加了檔案管理人員的工作量，工作難度。

2、高校人事檔案管理業(yè)務(wù)方面

就傳統(tǒng)型高校人事檔案管理形式來說，“收”指的是各個院校向人事管理部門、檔案信息管理部門遞交相關(guān)部門職工工作方面的信息，也包括教職工向院校的檔案信息管理、人事管理部門提供自己的工作檔案信息。在大數(shù)據(jù)背景下，需要對其進行數(shù)字化管理，運用電腦信息化管理程序來取代傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)檔案。為此，需要充分利用云平臺儲存對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，并準(zhǔn)確計算、分析高校人事檔案管理，使這些繁雜的人事檔案管理變得程序化、規(guī)律化。

3、高校人事檔案服務(wù)人事管理方面

傳統(tǒng)型人事檔案管理工作，缺乏必要的開放服務(wù)理念。檔案信息管理權(quán)限沒有統(tǒng)一的歸屬部門，又以紙質(zhì)檔案管理為主。如果想要查找相關(guān)信息，需要經(jīng)過一系列繁雜的程序，檔案信息資料利用率較低，處于被動利用狀態(tài)。為了減少運營成本，高校不能定期更新檔案管理設(shè)備及引進先進的技術(shù)，管理水平和設(shè)備的落后，不利于檔案管理工作的正常運行。大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案管理的核心在于構(gòu)建對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，整理、分類檔案信息，并進行合理化的分析，找到信息數(shù)據(jù)間的連接點。進而，使那些“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑸闆Q策提供重要的理論依據(jù)，也能使這些檔案信息資源得到優(yōu)化利用。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校人事管理檔案優(yōu)化策略

1、優(yōu)化高校人事檔案管理模式

已有的人事檔案管理體制對人事檔案管理權(quán)限做出了嚴(yán)格規(guī)定，在實踐過程中，各方面的問題日益突顯，導(dǎo)致人事檔案名存實亡。為了扭轉(zhuǎn)高校人事檔案的命運，需要站在客觀的角度，不斷優(yōu)化人事檔案管理模式。以此，使高校人事檔案管理權(quán)限明確化，有效解決運營過程中存在的各種問題，提高人事檔案信息資源利用率，把檔案信息儲存到最有利用價值的地方，為高校選拔人才提供有利的參考依據(jù)，不斷促進高校事業(yè)向前發(fā)展，提高辦學(xué)效率。

2、適度公開人事檔案信息

站在客觀的角度來說，適度公開人事檔案信息是非常必要的。它能夠有效地監(jiān)督過去封閉的人事檔案管理工作，使其更加規(guī)范、公開、透明，解決人事檔案信息的真實性、有效性問題。由于人事檔案信息屬于個人隱私，具有其特殊性質(zhì)，要使相對人的知情權(quán)和隱私權(quán)、開發(fā)和保密之間有機融合，能夠更好地為教職工服務(wù)。

3、優(yōu)化人事檔案信息管理制度，人事檔案數(shù)據(jù)庫。

大數(shù)據(jù)時代在要求數(shù)據(jù)資料數(shù)量大的同時，也要求在處理各種數(shù)據(jù)的時候，能夠得到所需的所有數(shù)據(jù)。首先，要合理調(diào)整認(rèn)識檔案的形式，使其具有一定的保密性。要對那些由個人填寫并逐步完善的部分（如，個人基本信息、科研成果）進行開放式處理，讓檔案所有人可以隨時查閱個人檔案資料，了解相關(guān)信息，并對其進行補充說明，完善檔案信息資料。而對于需要保密的部分要繼續(xù)采用可行的對策做好保密工作。其次，需要加大宣傳力度。高校要加大宣傳力度，使各院系、人事檔案信息管理部門等都能意識到該工作的重要性，轉(zhuǎn)變已有的觀念，提高教職工的檔案意識，與時俱進，客觀而全面地認(rèn)識人事檔案管理工作，逐漸養(yǎng)成主動整理、完善個人檔案資料的良好習(xí)慣，減少學(xué)校相關(guān)部門工作人員的工作量。最后，構(gòu)建人事檔案資料實時更新平臺。要對人事檔案信息進行動態(tài)化監(jiān)控，及時更新相關(guān)信息記錄。如，高校人事檔案管理部門要提供“及時更新”人事檔案信息的服務(wù)。便于教職員工把自己的業(yè)績成果以數(shù)據(jù)形式，及時、準(zhǔn)確錄入到對應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫中。

4、構(gòu)建“大檔案”思維

大數(shù)據(jù)背景下，轉(zhuǎn)變思維模式，滿足大數(shù)據(jù)時代客觀要求，通過構(gòu)建“大檔案”思維，全方位、多維度掌握繁雜的大數(shù)據(jù)人事檔案信息資料，構(gòu)建合理化的“大檔案”體系，已成為高校人事檔案信息管理部門的必然選擇。所謂的“大檔案”體系是以指定的端口為基點，能夠準(zhǔn)確、快速地檢索個人各個方面、多種形式的檔案信息資料。以此來提高高校各部門的工作效率與質(zhì)量，為高校各項工作的順利開展提供有利的支撐力量。在建立“大檔案”體系的過程中，要全方位考慮檔案信息安全問題，比如，用戶權(quán)限的設(shè)定、訪問權(quán)限的限制，合理化解決，確保教師個人信息不被竊取，知識產(chǎn)權(quán)不被侵害。

5、組建“大檔案團隊”，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)化。

簡單來說，“大檔案”體系只是一個規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫。而預(yù)測才是大數(shù)據(jù)時代的終極目標(biāo)。能夠及時發(fā)現(xiàn)，準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容、信息和信息之間的某種關(guān)聯(lián)性，需要實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)據(jù)化。具體來說，掃描那些紙質(zhì)的書籍，以圖片形式呈現(xiàn)出來，制成電子書是信息的數(shù)字化。而信息數(shù)據(jù)化是在充分利用數(shù)字圖像的光學(xué)字符識別軟件的基礎(chǔ)上，識別電子書的字、詞等。在一定程度上，檔案信息資料數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)是大數(shù)據(jù)背景下高校需要完成的首要任務(wù)，使檔案信息資料能夠被檢索、統(tǒng)計等，能夠真正發(fā)揮自身具有的價值。

6、規(guī)范人事檔案信息收集、管理

在高校生存發(fā)展道路上，人事檔案信息管理屬于一項系統(tǒng)而繁雜的工程，周期較長，各個部門要有機的融合在一起，構(gòu)建對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，相互配合，協(xié)調(diào)發(fā)展。并從全局的角度出發(fā)，構(gòu)建“信息共享、資源共用”的管理體系。以此，提高高校人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

7、加強人事檔案信息的使用

從某個側(cè)面來說，人事檔案信息管理系統(tǒng)能夠強化人事檔案信息的記錄功能。但優(yōu)化利用數(shù)據(jù)進行發(fā)現(xiàn)和預(yù)測等操作才是大數(shù)據(jù)時代的最終目標(biāo)。人事檔案信息不僅要能夠被檢索，還要更好地為教職工服務(wù)。面對激烈的市場競爭，高校人事檔案服務(wù)必須由被動轉(zhuǎn)為主動，能夠為“挖掘、鑒別、使用”人才提供客觀、真實的信息資料，使已有的人事檔案信息資料能夠得到優(yōu)化利用，使那些“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保玫卣宫F(xiàn)自身的價值，更好地為高校各方面工作的順利開展提供可靠的參考依據(jù)。

四、需要注意的問題

在優(yōu)化高校人事檔案管理過程中，需要對這兩個方面引起重視。第一，電子檔案、紙質(zhì)檔案并存。在大數(shù)據(jù)背景下，人事紙質(zhì)檔案固然存有一系列問題，但仍然具有原始性、唯一性、無限制使用性的優(yōu)勢。更為重要的是，和電子檔案相比，紙質(zhì)人事檔案更具其保密性。而電子人事檔案具有分享速率大、傳輸速度快等特點，這也是紙質(zhì)人事檔案無法比擬的。就當(dāng)下發(fā)展形勢來說，它們是可以并存的，需要處理好它們之間的互補作用，實現(xiàn)最大化的使用效果。第二，要保證人事檔案信息的安全。人事檔案信息都涉及到個人隱私，必要維護好相對人的知情權(quán)、保護其隱私權(quán)，為開發(fā)個人信息埋下伏筆。而電子網(wǎng)絡(luò)是公開人事檔案信息不可或缺的載體，保證檔案信息安全是其首要前提。可見，在大數(shù)據(jù)背景下，確保高效人事檔案信息的安全是非常必要的。

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理工作需要不斷提高自身的管理水平，不斷優(yōu)化已有的人事檔案管理制度，不斷提高認(rèn)識檔案信息的開發(fā)使用價值，使其更加“規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化”，更好地服務(wù)于高校人才戰(zhàn)略。進而，使高校人事檔案管理工作得到優(yōu)化完善，走上長遠的發(fā)展道路。

（作者單位：延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院）