企業檔案數字化建設探析

■徐驍

企業檔案數字化建設探析

■徐驍

本文以市場經濟為立足點，淺析當下我國企業在檔案數字化過程中面臨的種種問題，并從企業的財務、技術、人力資源等視角進行分析，希望能夠提供一些有建設性的新思路。

檔案數字化建設中小企業可操作性

進入21世紀后，我國正逐步向著信息化社會過渡發展。面對日益激烈的市場競爭，企業的軟實力逐漸體現出其特有的價值，檔案信息資源在企業資源中的地位正在逐步提升，然而“如何高效地利用企業的信息資源”成為當下企業亟待解決的問題。在數字化的背景下，企業對檔案文件的管理模式正悄然發生著變化，對檔案文件開展數字化工作成為了部分企業高效管理和利用檔案信息資源的首選。然而，對于多數企業而言，檔案數字化帶來的正面效益遠不如其付出的代價，故該項工作難以在大多數企業的運營中得到有效地開展。

一、檔案數字化

1.對數字化的認識

數字化，是圍繞具體信息而產生的，是指將復雜多變的信息轉變為可以度量的數字和數據，經過二進制的轉化后，被計算機理解和處理。《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）中提出，數字化是用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。數字化作用的對象可以是紙面上的文字，也可以是真實存在的實物，亦或是口頭上的語言。數字化的出現，有利于將海量的信息進行最小化的存儲，方便信息使用者對其進行高效能地保存和使用。

2.對企業檔案數字化的界定

學界關于“檔案數字化”曾提出了一些見解，其中本人比較贊同的是楊曉峰的觀點。楊曉峰認為，企業檔案數字化是指企業將在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，以現代技術手段轉化為數字化信息，并以數字形式存儲、網絡形式連接，利用計算機系統進行管理。基于上述理解，本文認為企業數字化檔案存在如下的特點：

第一，原始記錄性。即數字化檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的第一手資料。企業檔案的原始性使得其價值性較強，能夠反映企業在生產經營過程中最真實、最準確、最完整的狀態。

第二，載體多樣性。除了可以將紙質檔案數字化外，對于實物檔案、活體檔案等進行有效處理，形成的存儲載體可以是電子文件（如PDF、JPEG等），也可以是影像和錄音（如MP3、MP4、RMVB等）。保存載體的多樣性在一定程度上保證了檔案信息的完整性。

二、企業檔案數字化建設優勢

檔案管理對于企業的發展有著難以言喻的重要價值。然而，數字化檔案及其管理較之傳統檔案管理有著明顯的先進性，主要表現在如下三個方面：

第一，提高經濟效益。數字化可以將紙質資料、實體物質等轉化為計算機內部的信息。從企業管理角度而言，一方面能夠減少對企業空間的占用，另一方面也能大幅縮減紙質文件的印刷和人員管理的支出，從而降低管理費用的支出，這對于提高企業的經濟效益存在著無可比擬的優勢。

第二，提高資源利用。將紙質文件、實體物質轉化為能被計算機處理的信息，能充分利用計算機高效運行的優勢。數字化的檔案資源能讓信息真正流動起來，讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。此外“無墻界檔案”也使檔案管理中心由“實體管理中心”變為“信息控制中心”，這使得企業檔案能逐步實現由“藏”變“養”、由“養”變“用”的過渡。

第三，利于原件保護。作為檔案而言，其最大的價值主要體現在利用方面。然而，頻繁地借閱、使用容易加速實體檔案的磨損和老化，對于企業的長期有效利用產生不利的影響。將企業紙質檔案轉化為電子檔案后，除了能夠降低人員對檔案的毀損，還能有效防止人為的信息篡改。

三、企業檔案數字化過程中存在的問題

雖然企業檔案數字化建設有著巨大的優勢，但是作為宏觀市場環境下的經濟主體，企業開展檔案數字化建設仍面領著諸多困境。本文主要從財務、技術、人員、環境等四個角度展開論述。

1.成本差異劣勢

成本差異，是指一定時期生產一定數量的產品所發生的實際成本與標準成本之間的差額，具體包括用量差異和價格差異，主要反映在材料、人工、制造費用三大方面。企業要想在激烈的市場競爭中存活下來，就必須保證必要的利潤。受到市場一般規律的影響，產品定價往往難以被企業所控制，故產品成本備受企業管理層的關注。

開展檔案數字化建設工作，必然要求有基礎設備、專業人才及必要運營資金的支持。設備的投入，一方面加大了企業的額外開支，另一方面設備老化會增加“累計折舊”金額，降低企業毛利潤。此外，專業人才的培養或引入，一方面增加了企業的“職工薪酬”壓力，另一方面單純的數字化工作易打擊工作人員成就感，造成人才的高離職率。無論從哪一方面考慮，企業檔案數字化建設都存在一定的缺陷，往往不易被企業所接受，尤其是中小企業。

2.技術支持劣勢

作為檔案數字化的前提，企業必須掌握包括計算機、掃描、OCR、數字攝影、數據庫、多媒體、存儲等在內的多項技術，這無疑向企業提出了巨大的挑戰。作為力求生存的中小企業，由于檔案意識薄弱、競爭對手壓迫等主客觀原因，導致其在檔案工作方面的投入較少，更不用說是檔案的數字化建設，“零資金投入”現象在中小企業中比比皆是。

在數字化建設過程中，主要包括以下幾方面的建設：檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果管理。期間，除了要保證諸如專業掃描儀、等硬件設施外，對于工作人員也提出了較多、較高的專業技術要求，例如圖像斜度、清晰度及失真度檢查技術、圖像去污技術、圖像裁邊和拼接技術等。

3.檔案工作基礎薄弱

現階段，我國企業檔案信息化工作仍處于前期起步階段，企業管理層的檔案觀念意識相對較弱。管理層作為企業重要決策的制定者，其一言一行都將影響企業的管理效果。對于一般企業而言，管理層更為重視利潤的提高，關注點主要集中于產品的生產和銷售，對于企業軟實力的提升則相形見絀。

此外，企業檔案一般包括文書檔案、產品檔案、科研檔案、人事檔案、財會檔案等。對于中小企業而言，技術情報、市場策略情報等信息往往無法引起管理層的重視，或者說是管理層心有余而力不足。檔案數字化建設的一大重要目標就是變藏為用，然而重要信息的缺失對于調動管理層的積極性難以發揮正面的效用。

從信息利用角度而言，檔案人員服務和企業利用意識也存在較大問題。檔案管理人員經常有意無意地忽視為企業職工提供檔案管理和利用服務，“你來查閱、我來調卷”的被動服務思想根深蒂固，提供的服務也多為淺層服務，造成檔案對于企業戰略發展及經營管理的作用難以發揮出來，造成大量檔案信息資源閑置，這對于企業管理的升級變革造成一定的阻礙。

4.社會環境體系不健全

社會環境體系不健全主要包括以下兩方面：法律政策環境不健全、信息保密環境不健全。

第一，法律政策環境不健全。政策對于企業而言，無疑是最有利的支持。政策對于管理層觀念的轉變、企業資金支持上都會產生一定的影響。當前，我國法律政策并不健全，出臺的政策主要是引導性，而非強制性。雖然這符合市場經濟的運行規律，但是對于前期企業檔案數字化建設還是收效甚微，甚至于形同虛設。

第二，信息保密環境不健全。保證檔案信息安全是企業檔案數字化建設中的一個重要部分。當前企業的數字化建設卻經常忽略這一點，只進行簡單的掃描、存儲、保管等工作，對于安保設施的建設卻關注較少，比如未制定嚴格的操作安全規定、未加強網絡環境的監控等。檔案數字化建設若淪為不法分子竊取商業機密的便捷途徑，則反而得不償失。

四、基于企業檔案數字化問題的思考

1.政府完善相關法律政策

第一，加強修改。有關部門可依據實際狀況，在實行《檔案法》的過程中進行因地制宜、適度優化，對檔案數字化建設中存在的問題進行補充和修正，必要時可以報全國人大及其常委會審議。

第二，提出新策。除了可對現有的法律政策修改、增刪外，還可加強專門法律政策的制定。如2016 年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》中就提出單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案；滿足要求的單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

第三，加大宣傳。俗話說“雙鳥在林，不如一鳥在手”，再多的規則制定，如果沒有良好的宣傳和執行體系也是無濟于事。所以相關政府部門需要加強開展宣傳活動，對普通民眾進行普法教育，為企業檔案數字化建設創造良好的輿論氛圍。

2.政府提供相應支持

政府除了需要制定一些必要的法律政策外，還需要對企業提供一些實質性的物質幫助。比如對于實行檔案數字化建設的企業進行獎勵，或者降低企業營業額稅率等。除此以外，可以鼓勵高校積極培養專業人才，對企業專業人才提供補助津貼等。

3.企業加強支持體系建設

第一，適度擴大必要資金投入。經濟基礎決定上層建筑，一切事物的發展離不開經濟的支撐。企業應在考慮自身經濟狀況的前提下加強資金的投入，例如購買或者租賃基礎性的專業數字化工具、提供檔案人員必要的數字化培訓、加強網絡系統建設和應用系統開發、加強安全系統開發等。同時，企業還需建立必要的資金監管機制，避免資金濫用和貪污腐敗現象的出現。

第二，穩定數字化建設隊伍。一方面可以與部分高校進行互動，吸收相關專業人才；另一方面可以對在職專業人員進行定期的在崗培訓，保持其應有的專業能力。除此以外，企業應給予檔案工作者一定的職業尊重，鼓勵其學習最新知識，將數字化建設隊伍向知識化、系統化方向發展。

第三，變藏為養，加強檔案環境建設。作為企業管理層，一方面需要轉變思想，清楚認識到企業檔案數字化建設帶來的優勢，另一方面需要制定必要的章程、制度，以供檔案管理者來遵循。對于檔案工作者而言，一方面需要改變檔案信息被動推送的現狀，讓企業了解到檔案信息的重要性，另一方面還要提出建議，努力將檔案管理中心變為“信息控制中心”，以此來充分實現檔案的價值。

4.企業檔案數字化建設外包

即便企業有意推行檔案數字化建設，但是能力的限制仍可能阻礙其工作的開展。檔案的數字化建設并不是一件容易的事情，尤其對于中小企業來說，可能沒有足夠的能力和精力去完成該工作。在這種情況下，工作外包不失為一種較好地選擇。在國外，許多企業將數字化工作進行外包，不僅節約了人力、物力和財力，還充分發揮了企業檔案的信息價值。當然，對于部分核心檔案仍可以采取不外包的措施。只要能靈活運用內管與外包的有效結合，便可大幅提升檔案信息資源的運行效率。

五、結束語

企業檔案數字化建設并非是一朝一夕可以完成的，除了要克服企業內部資金、技術、人才等問題外，國家法律政策的支撐也是非常重要的。要改變企業檔案數字化建設面臨的窘境，仍需要各方的努力。從“無”到“有”，由“藏”到“用”將仍是一個漫長而艱巨的過程，但這無法改變企業檔案數字化建設成為今后的潮流趨勢。

[1]楊曉峰.對企業開展檔案數字化建設的思考[J].中國市場，2012（12）：65-66.

[2]郭勝溶.變“藏”為“養”——加強檔案環境建設的思考[J].云南檔案，2016（01）：49-51.

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[5]林蘇.中小企業檔案管理存在問題與對策[J].經濟師，2012（07）：274-275.

[6]劉捷.中小企業檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報，2014（08）：184-187.

作者單位：云南大學歷史與檔案學院

據今年一季度統計數據顯示，全市各級檔案館檔案查閱利用迎來“小高潮”，查閱利用人數創新高。共接待查閱利用者8534人次，日均接待95人次，比去年同期增加7561人次，同比增長777%；提供檔案利用78883卷（件）次，檔案利用率同比增長2218.7%，免費復印檔案資料69759頁。

保山市檔案局 李冬梅

據統計，楚雄州檔案局成立愛國主義教育基地以來，面向機關、企事業單位、各校學生及廣大市民免費開放，已接待來自省內外參觀者5萬余人。

楚雄州檔案局 毛麗華

4月7日，石林縣檔案局召開全縣檔案工作暨業務培訓會議。全縣各鄉鎮（街道辦）、縣直各部委辦局、人民團體、企事業單位分管領導及檔案管理員參加會議。高鳳玉局長傳達了昆明市檔案工作會議精神，總結回顧了“十二五”規劃及2015年全縣檔案工作，對“十三五”規劃及2016年檔案工作作了安排部署。

石林縣檔案局

近期，開遠市檔案館積極為參保單位提供利用服務，截至4月11日，共接待參保單位利用者515人次，提供檔案906卷，出具檔案證明（復印檔案1895頁）。

開遠市檔案館 李建梅

4月11日，宜良縣召開2016年檔案工作暨業務培訓會議，縣委常委、縣委宣傳部部長邊瑩、副縣長馬麗波出席會議，全縣各單位分管檔案工作的領導和檔案員139人參加會議。會議總結了“十二五”期間全縣檔案工作，安排部署了2016年及“十三五”檔案工作任務。

宜良縣檔案局 夏學章

4月6日，嵩明縣召開全縣檔案工作會議，全縣80余家單位分管領導和專兼職檔案人員100余人參加了會議，縣人民政府副縣長董輝出席會議并講話。會議傳達了2016年全國、省、市檔案工作會議精神，總結了2015年全縣檔案工作，對2016年檔案工作進行了部署。

嵩明縣檔案局

3月31日，寧洱縣檔案局、縣農業局和縣土地確權辦共同舉辦確權檔案管理培訓會，會上，縣檔案局工作人員就土地確權檔案的分類、收集、整理、保管、移交和利用等方面進行了講解。

寧洱哈尼族彝族自治縣檔案局

3月31日，硯山縣檔案局召開第一批檔案工作規范化管理示范單位復查工作培訓會議，2013年以來認定的22家單位檔案干部和縣檔案局全體人員參加了會議。會上，就檔案工作規范化管理示范單位復查工作、新修訂的《會計檔案管理辦法》、聲像檔案和數碼照片檔案管理進行了業務培訓。

硯山縣檔案局

近日，水富縣委辦、縣政府辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，從強化檔案意識、建立健全檔案工作體制機制、檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設、經費投入保障等六個方面對新形勢下檔案管理工作提出了新的要求和思路。

昭通市檔案局 胡選江

3月29日，楚雄市分管檔案工作的呂雄副市長到市綜合檔案館調研，呂副市長在聽取檔案工作匯報后，實地查看了檔案館查閱大廳、檔案庫房及固定陳列展廳，對檔案工作取得的成績給予了充分肯定，并對下步檔案工作提出了要求。

楚雄市檔案局辦公室

3月30日，官渡區召開2016年全區檔案工作會議。全區各單位檔案工作的分管領導和檔案專兼職人員130余人參加了會議，市檔案局副局長李蜀昆、區委常委、區政府常務副區長李旭東到會指導并講話。會議回顧了“十二五”時期檔案工作，表彰了2015年全區檔案工作先進集體、先進個人，并對2016年全區檔案工作作出安排。

官渡區檔案局

近日，思茅區檔案局完成撤銷單位、區人民政府駐昆明辦事處的檔案整理、接收、進館工作，整理完成1992—2012年的文書檔案713件，其中，永久469件、30年189件、10年55件，并已全部接收進館。

思茅區檔案局

3月30日，普洱市紀委第四紀工委調研組對景谷縣綜合檔案館建設項目進展情況進行現場調研。調研組一行到縣體育文化中心工程施工現場，通過聽匯報、看進度的方式對縣綜合檔案館項目建設情況進行詳細了解。要求相關單位積極采取措施，推進項目建設，確保縣委、縣政府重大決策部署貫徹落實。

景谷縣檔案局

截至2016年3月底，騰沖市檔案館接待查閱利用者1094人次，調卷2902卷次、812件次，為全市1224位機關事業單位工作人員準確填寫參保人員信息提供有效證明材料。

騰沖市檔案館 王維麗

3月23日，景洪市檔案局聯合西雙版納州檔案學會共同舉辦了2016年景洪市社區檔案管理培訓班，全市16個社區（村委會）的37名檔案人員參加了培訓。授課老師根據社區檔案形成的特點，介紹了文書、聲像檔案的收集與整理方法與要求，講解了檔案法律法規相關知識。

西雙版納州檔案局 袁新平

日前，景東縣檔案局在花山鎮黨委政府的邀請下，派出骨干業務人員到花山鎮進行檔案業務指導。規范整理了1953年至1999年的8175件文書檔案。

景東縣檔案局

3月17日，大姚縣檔案局舉辦2016年第一期文書檔案業務培訓。縣屬機關、事業單位專兼職檔案員共109人參加了培訓會議。培訓老師講授了文書檔案、會計檔案的整理和管理，安排了2016年縣屬機關、企事業單位檔案工作。

大姚縣檔案局 呂 英

4月6日，魯甸縣檔案局開始對現有館藏民國時期的2365卷檔案進行全文數字化。

魯甸縣檔案局 陳正艷