網絡信息時代中學檔案管理改革探究

趙 華

（山西省大同市第十九中學校，山西 大同 037005）

隨著科學技術的廣泛應用，中學檔案管理越來越完善，加強網絡信息化建設成為中學檔案管理改革的必然趨勢。但網絡信息時代在發展的同時給中學檔案管理帶來更大的壓力、挑戰，導致其在網絡信息化建設中暴露出管理觀念和收集、加工、存儲、利用等技術手段落后的問題，對檔案管理的改革與創新極為不利，急需改進和強化。

1 網絡信息時代中學檔案管理改革的重要性

中學檔案管理是辦好中學的一項基礎工作，是衡量中學教育教學質量及管理水平的重要標志之一，應充分發揮檔案資源的價值，為中學開展各項工作提供服務。在網絡信息時代，中學檔案出現了不同于傳統檔案的新特征，主要體現為載體虛擬化、管理網絡化及信息集成化，據此推進中學檔案管理改革顯得至關重要[1]。

首先，有助于中學檔案管理效率的提升。中學檔案特別是學生學籍檔案、教師教學檔案等數量龐大，有很多新建檔案，基于數字化加工可以實現檔案的便捷管理和自動化檢索，擺脫檔案開發利用中時間與空間的限制，方便為相關人員提供檔案信息服務。其次，有助于節省檔案管理成本。在網絡信息時代改革中學檔案管理，成功解救傳統檔案管理過度依賴人力和物力的問題，既節省檔案資源存儲空間、場地，又節省大量人力資源，同時減少翻閱原始檔案的次數，對保護檔案原件有利。再次，有助于提高教學管理質量。中學檔案管理是確保學校順利開展日常教學、管理和教育改革工作的基礎所在，如實記錄了學校發展軌跡和教書育人成果，體現教學、管理和教育改革的真實水平。因此，在中學檔案管理中充分運用網絡信息技術切實提高檔案管理自動化和信息化水平，助推教學管理信息化、現代化進程的加快。

2 網絡信息時代中學檔案管理改革的有效途徑

中學檔案管理覆蓋面廣，是學校日常管理中不可或缺的部分。在網絡信息時代為了更有效地改進中學檔案管理，使其滿足檔案資源建設與開發利用要求，發揮以上重要作用，建議從以下方面推進檔案管理改革：

1）更新觀念，全員參與。在中學檔案管理改革之中，一些領導及教職工缺少管理檔案的意識，存在把檔案管理和傳統人事檔案工作劃等號的現象，忽視檔案工作和教學、管理之間的關系，最終導致檔案管理沒有得到應有的重視，平時并未收集、整理相關資料，破壞檔案的完整性，制約改革。為此，中學的領導和教職工要積極轉變固有思想，更新工作理念，提高對檔案管理的重視程度，推進檔案管理改革[2]。例如由領導帶頭提倡中學檔案信息化建設，建立正確管理意識，把管理檔案作為本校教育改革的重點。而且學校開展每一項工作幾乎都會產生檔案材料，這是集體智慧的產物，例如上級發布的文件和召開各類會議的資料等，要提倡全體人員參與檔案管理，主動進行資料歸檔，提升中學檔案的完整性。

2）加強檔案規范化收集。現階段中學檔案自動化管理系統的運用存在檔案規范化建設滯后、軟件多而亂的問題，制約系統整體運作水平的提升。規范中學檔案管理本身屬于系統性工程，在收集檔案資源時應統一標準，做到科學分類、合理分組、清楚編目、有序管理，規范檔案案卷的形成。例如要明確本校教職工在檔案管理中的義務、責任，明確網絡信息時代的檔案管理改革重點，進而明確檔案收集歸檔范圍，完善收集標準和規范，通過科學的原則、方法管理中學檔案；基于科學分類整理出質量過硬的檔案，合理設置檔案類目；科學處理檔案的接收與移交，做到交接有清冊、移交有手續。

3）實行檔案數字化加工。在檔案管理改革中要針對所有檔案資料進行數字化加工，強化檔案資源建設[3]。例如針對文書、文件類資料要全部制作電子版，文件可以直接掃描，通過計算機和網絡進行接收、錄入、修改、打印、統計、檢索和查詢等，因為電子文件是檔案領域的新型信息載體之一，以光學材料、磁性材料為載體的數字化、電子化檔案在檔案管理改革中逐漸占據主導地位，為中學檔案管理注入生機；針對獎旗、獎杯和紀念品等實物檔案，可以將其拍成圖片；獎狀、獲獎通知、獎狀證書等可以掃描成電子文檔放到校園網上，原件保管在檔案室，全體師生無需進入檔案室也能用計算機查詢所需獲獎資料；針對上課、開會、開展活動等過程性資料可以制作成視頻供人們瀏覽，共享中學檔案資源。

4）實現檔案網絡化存儲。除了檔案的收集和加工，存儲是開發利用檔案的基礎，中學應采取網絡存儲方式保管檔案，保證檔案信息存儲的穩定性、安全性。例如檔案部門借助網絡服務器科學存儲檔案資源，并及時將傳統檔案的數字化資源上傳到本校的云服務器上，做好檔案安全保密工作，確保信息安全；借助網絡硬盤存儲檔案資源，及時上傳檔案信息，使不同應用主體享有對應權限，有效下載、管理檔案資源，利用其備份、訪問、共享等功能優化檔案存儲工作；借助同步盤存儲檔案信息，實現檔案自動備份，實時更新云端檔案信息，最終做到中學檔案資源的網絡同步存儲。另外，要加強檔案保管工作的落實，嚴格依據檔案數字化及網絡化存儲介質的特征做好防潮、防磁、防光等工作，不僅要專門設立保管場地，還要用防磁柜存放；定期檢查檔案，例如每隔5年轉存一次移動硬盤里存儲的電子檔案，避免數據信息丟失。

5）優化檔案信息化服務。檔案是中學的寶貴信息資源，管理檔案的終極目的在于利用，在檔案管理改革中應熟練使用電子信息技術和檔案應用軟件[4]。利用計算機處理檔案數據、傳輸圖像、加工文獻資料以及檢索、借閱、歸還檔案等業務都需要技術的支撐，要求中學檔案人員加強信息化技術應用，開發檔案信息資源，做好檔案信息服務工作。例如定期組織檔案人員參加檔案信息化管理培訓，增強服務意識，將服務對象定位到學生和家長、教職工、學校、教育主管部門、社會等范疇，利用先進的信息化技術為其提供檔案信息的檢索目錄、查找資料、編研、借閱、復制、歸還等服務。憑借信息化查詢的自動化程度高、速度快等技術優勢，做好中學檔案信息化服務工作。而且學校要為檔案信息化服務的實施提供必要的保障條件，完善管理與獎懲制度，如果條件允許應完善檔案信息網站建設，共享中學檔案信息資源。同時建設電子化、現代化的綜合檔案室，為中學師生們提供高效優質的檔案信息服務。

3 結語

在當今的網絡信息時代運用數字化、網絡化、信息化的方式開展中學檔案管理工作是非常必要的事，不僅能滿足時代發展要求，還能保證中學檔案的完整性，實現高效利用，通過提升檔案管理的效率和質量充分發揮檔案應有的價值，推動中學整體教育教學和管理水平不斷提高，真正服務于學校的改革和發展。