事業單位檔案管理工作中相關問題的探討

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心

事業單位檔案管理工作中相關問題的探討

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心

事業單位是不以營利為目的社會組織，為社會發展提供方方面面的服務，在事業單位開展各項服務工作中會形成各種信息和資料，即事業單位檔案。事業單位檔案是對事業單位所有活動的真實記錄，對事業單位的發展具有重要的參考依據。因此需要做好事業單位檔案管理工作，以此來充分的發揮事業單位檔案的重要價值。文中分析了事業單位檔案管理中存在的問題，并進一步對加強事業單位檔案管理的具體策略進行了具體的闡述。

事業單位；檔案管理；管理模式；人員素質；信息化

隨著經濟體制改革的不斷深入，事業單位面臨著全新的挑戰。檔案管理工作作為事業單位最基礎的一項管理內容，不僅記載著事業單位社會服務過程中的所有信息資源，同時還對全體員工的相關信息進行了有效記錄，可以說事業單位檔案信息是事業單位開展各項工作的重要基礎。在事業單位檔案管理工作中，需要對檔案實體和檔案信息進行收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等，通過強化檔案管理工作，有利于提高事業單位檔案工作效率和質量，為事業單位管理水平的提升起到積極的促進作用。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）管理模式較為落后

長期以來我國檔案都是采用紙質文檔保管的形式，同時實行的是目錄式管理，導致大量人力、物力和財力的消耗，而且檔案在利用過程中也存在許多困難。在當前科學技術快速發展的新形勢下，這種傳統的檔案管理模式已無法與當前社會發展需求相適應，因此需要加快檔案管理模式的創新，推動檔案管理工作的信息化和電子化發展進程。

（二）檔案管理人員的專業素質普遍不高

在信息化技術廣泛在檔案管理工作中應用的新形勢下，這對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。但在當前事業單位檔案管理工作中，檔案管理隊伍整體素質不高，特別是即掌握檔案專業知識又熟悉各項先進技術的復合型人才較少，對檔案信息具有深層次分析和開發能力的人才也十分匱乏，在這種情況下，事業單位加強檔案管理人員的培養則顯得十分必要。

（三）檔案管理設施落后

在當前事業單位檔案管理工作，計算機技術和信息技術已廣泛應用，但由于檔案信息化建設起步較晚，各單位檔案信息化水平參差不齊，在檔案信息化管理設施建設工作中存在許多問題，部分設施存在陳舊老化現象，不能及時進行更新升級，嚴重制約了事業單位檔案信息化建設工作的順利推進。

（四）檔案檢索效率較低

當前我國很大一部分事業單位雖然也進行了檔案信息化建設，但在檔案檢索工作中還采用手工方式進行檢查，檢索效率低下。部分采用計算機檢索的，但在檢索工具研發過程中，由于設備的過細和過于繁瑣，從而導致探索過程中存在檔案重疊的情況，不利于檢索效率的提高，因此事業單位當前急需解決檔案檢索效率不高的問題。

二、加強事業單位檔案管理的具體策略

（一）加強對檔案管理的重視

隨著時代的進步以及事業單位改革的加深，各單位領導應加強對檔案工作的重視，把檔案工作提到日常工作上來，要建立分健全相關工作機制，定期對檔案工作進行審查，督導，并采取有效的考核制度，進一步推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）提高檔案工作人員專業技能和素質

推進檔案工作進步，首先要注意人才的引進，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。其次就是要加大對現有人員的培訓力度，使他們不斷提高自身的專業修養和技能，以便讓工作人員能適應當前社會和經濟快速發展。檔案人員也應努力學習，拓寬視野，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變，扎實有效地推行檔案工作。

（三）增加經費投入與開發檔案信息資源

目前我國大部分事業單位在檔案工作開展中都存在著經費緊張的問題，這在一定程度上制約了檔案工作的規模，而且檔案管理條件較差，缺乏完善的檔案信息化管理基礎設施。因此需要加大檔案工作經費的投入力度，各級政府需要給予一定的支持，并與各單位檔案部門進行有效配合和協助，使其檔案信息化管理相應的設備得以完善，確保檔案工作的健康有序發展。部分具有一定經濟實力的單位，需要增加檔案工作的經費投入，以此來提高檔案管理的水平，強化檔案管理人員的責任感，使檔案管理人員能夠樹立良好的工作態度，并以科學的工作方法來深入挖掘檔案信息資源，更好的發揮出檔案資源的重要價值。事業單位在檔案管理工作中，還需要針對自身的實際情況來對檔案進行有效整理，以單位發展史及大事記匯編等形式來作為檔案的保存形式，根據檔案信息來對本單位的經驗和業績進行總結，為領導各項決策提供重要的參考，并加快推動檔案信息資源的開發，從而為社會提供有效的信息服務。

（四）加快檔案現代化管理進程

事業單位檔案管理工作需要加快信息化發展進程，將檔案信息化列入到重要工作日程安排上來，不僅要配備檔案信息化管理的各項基礎設施，同時還要做好檔案管理人員培訓工作，將各種先進技術在檔案管理工作中進行應用。研發出與本單位實際情況相適合的檢索工具，努力提高檔案檢索的效率。同時在檔案現代化管理工作推進過程中，還需要充分的借鑒各種成功的經驗和先進的方法，及時對自身工作中存在的不足進行總結，及時解決工作中出現的各種新情況和新問題，制定科學合理的檔案現代化發展策略，加快推動檔案現代化管理進程，有效的促進檔案的一切利用，使檔案資源能夠更好的為事業單位各項業務工作提供信息支持，有效的滿足社會的發展需求。

三、結束語

檔案管理工作是我國事業單位工作的基礎和重點，在當前科學技術快速發展的新形勢下，事業單位檔案管理工作朝著信息化、技術化的方向發展，這也為事業單位檔案管理工作提出了要求和挑戰。事業單位應不斷加強檔案管理工作，注重檔案管理人員素質的培養，提高檔案管理人員專業能力，從而為事業單位檔案管理工作的順利開展起到積極的促進作用。

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