淺談檔案管理工作的規范化和標準化

陸美冰

四平市市區河道管理中心

淺談檔案管理工作的規范化和標準化

陸美冰

四平市市區河道管理中心

檔案作為一個企業或單位的重要資料與信息，其對企業或單位的發展有一定程度的影響。所以，出于保證企業或單位良好發展的考慮，應當加強檔案管理，規范化、標準化落實檔案管理，如此才能保證檔案管理可以充分發揮作用，為企業或單位提供重要信息。那么，如何落實標準化、規范化檔案管理工作呢？本文將對此問題展開分析與探討。

檔案管理；標準化；規范化

檔案管理發展中，檔案管理的規范化以及標準化是實現檔案管理現代化的重要內容和環節，只有在檔案管理標準化與規范化的基礎上，才能夠促進檔案管理的現代化發展，提升檔案管理的效率與水平。基于此，在具體落實檔案管理的過程中，應當做好相關規章制度的完善、檔案管理工作的規劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設施的建設等等，從而按照相關要求，規范化、合理化、標準化落實檔案管理，以便充分發揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價值。所以，檔案管理工作規范化、標準化落實是非常有意義的。

一、檔案管理工作規范化、標準化建設中存在的問題

基于現階段我國一些企業、單位檔案管理的實際情況來看，可以確定的是檔案管理標準化、規范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規范化、標準化建設過程中存在一些問題，使得檔案管理規范化、標準化程度低。具體為：

（一）認識方面存在問題

現代化的今天，依舊有很多單位領導及管理者沒有認識到檔案管理規范化、標準化落實的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數字化。其實，檔案管理的確需要借助于先進的科學技術，如計算機技術、信息技術、互聯網技術等等，從而實現信息化、數字化的檔案管理。但是，相對來說，規范化、標準化的檔案管理應當是數字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規范好各項檔案管理工作，在按照相關標準落實各項檔案管理工作，并在具體落實檔案管理過程中借助先進技術如此才能真正提高檔案管理質量。如若沒有落實規范化、標準化的檔案管理，而直接落實信息化、數字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實際，真正發揮作用［1］。

（二）存在資金方面的問題

目前很多企業或單位在進行檔案管理規范化標準化建設的過程中存在經費不足的情況，這也使得檔案管理規范化、標準化程度低。究其根本，一方面是政府對檔案管理部門的經費支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過融資來職稱檔案管理規范化、標準化建設。

（三）存在政策方面的問題

落實規范化標準化的檔案管理，需要由相關法律法規的支持，如此才能保障檔案管理有依有據、有章有法的落實，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國政府并沒有針對檔案管理，頒布相關政策或法規，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規及標準的制度規范。

二、強化檔案管理工作規范化、標準化的有效措施

為了改變當前檔案管理工作規范化、標準化程度低的情況，筆者的建議是：

（一）做好檔案管理工作規范化、標準化的基礎工作

出于落實規范化、標準化檔案管理工作的考慮，在強化檔案管理工作的過程中，首先要做好檔案管理工作中規范化、標準化的基礎工作。具體工作內容是：

其一，做好公文制發。公文作為檔案的前身，多數檔案資料都是有公文轉化形成的。所以，為了保證檔案資料的規范化和標準化，應當加強工作制發的監督與管理，從而提高公文制發的質量。

其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發公文的過程中，對公文簽發手續、公文審批、公文標題設定、公文內容等相關方面進行詳細的了解與檢查，及時發現錯誤，及時糾正錯誤，保證公文完好、規范、標準。

其三，做好公文書寫。為了保證公文規范和標準，在制發公文的過程中，應當按照制發公文的相關要求，采用標準的文種，并規范格式，進而書寫公文，保證公文簡潔、標準、規范［2］。

（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征

檔案管理中，保證檔案的時效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價值，這也使得檔案管理有意義。當然，要想保證檔案時效性特征，應當注意及時進行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過程中，應當結合檔案文件的保管價值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時間之后，對檔案案卷進行清理，確定沒有價值的檔案予以銷毀，對于永久性保存價值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來保證檔案時效性特征。

（三）構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理

在現代化的今天進行到案管理規范化標準化建設，建立電子檔案數據庫是必不可少的。因為電子檔案數據庫的建立，可以將企業或單位的檔案以電子的方式存儲，如此可以保證檔案的安全性，且規范化、標準化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會變得更加方便、快捷。那么，如何構建電子檔案數據庫，推進規范化標準化檔案管理？即借助計算機技術、信息技術、互聯網技術等，構建電子檔案管理數據庫，設置為檔案管理數據庫的軟硬盤，使其能夠對檔案進行快速的收錄、分類、存儲，如此可以保證檔案管理更加標準化、規范化、有效化。

結束語

檔案材料對于—個單位來說，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據，對于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強化標準化、規范化檔案管理是非常必要的。對于當前我國檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規范化、標準化的基礎工作；及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征；構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理等。希望對于提高檔案管理規范化、標準化水平有所幫助［3］。

［1］丁海斌.檔案管理活動中的物質與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理［J］.檔案學研究.2010（3）.

［2］王德俊.國家檔案事業領導檔案學術學問大家——馮子直著《論檔案事業與檔案事業管理》讀后感［J］.檔案學研究.2011（6）.

［3］張云.以科學發展觀為指導切實做好檔案管理工作［J］.機電兵船檔案，2013（1）.