巧用信息技術推動事業單位檔案管理現代化

劉凌濤

山東省濰坊市奎文區社保中心

巧用信息技術推動事業單位檔案管理現代化

劉凌濤

山東省濰坊市奎文區社保中心

檔案對事業單位來說具有非常重要的意義，對單位上下人員的調配起著參考作用，可是在信息技術飛速發展的如今，事業單位檔案管理工作已經與時代的發展步伐脫軌，存在這樣那樣的問題，使得檔案管理的作用無法得到發揮，迫切需要借助信息技術實現事業單位檔案管理的現代化。本文主要就當前事業單位檔案管理中存在的問題，探討如何有效利用信息技術實現檔案管理現代化發展。

信息技術；事業單位；檔案管理；現代化管理

檔案管理在我國有著悠久的發展歷史，在過往的演變過程中積累了相當豐富的檔案管理經驗，但是隨著時代不斷變化發展，在檔案管理中遇到的情況也來越復雜，而且事業單位人事檔案管理關系到每一個事業單位人員的切實利益，是一項系統化的工作，呈現復雜多樣性，依靠過去老祖宗留下了的傳統經驗進行管理已經行不通，需要緊跟時代的腳步，積極引進相關的檔案管理設備和現代化的檔案管理人才，開啟現代化的檔案管理模式。

一、事業單位實現檔案管理現代化的重要性

在社會不斷進步的過程中，事業單位檔案管理的重要性越來越凸顯，同時無論是事業單位自身還是社會對檔案管理工作的相關要求越來越嚴格，提出了更多極具現代化特色的新要求，事業單位檔案管理工作需要不斷改進工作方式，跟上時代的發展。利用信息技術實現事業單位檔案管理的現代化不僅能更大限度的確保檔案資料的完整與真實可靠性，還能在做好資料保存的基礎上更好地對檔案資料進行開發使用，獲得更大的經濟社會效益。同時現代化的管理方式帶來了很多便利，使得檔案的整理分類工作更加容易實現，在提高檔案管理工作效率、降低事業單位辦公成本的同時還有效規范了工作流程，有利于更好的促進事業單位辦公的現代化，最終有效推進了事業單位的信息化水平。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）管理制度不夠完善

目前很多事業單位采用的依然是過去的老一套管理機制，在執行過程中存在各種困難，出現執行不到位的情況，加上部分事業單位并沒有意識到做好檔案管理的現實意義，并沒有形成切實可行的檔案管理制度，加上當前檔案管理中不斷涌現的新情況，檔案管理相當混亂，管理制度上存在的問題充分暴露出來。

（二）對檔案的現代化管理并沒有充分重視

雖然人類已經進入信息社會，各種信息技術在工作中得到廣泛的應用，但是依然有部分事業單位因循守舊，甚至對信息技術存在抵觸情緒，信息技術在檔案管理工作中的應用受到限制，加上管理監督上落實不到位，工作效率難以得到提升，檔案管理現代化還有很長的路要走。

（三）相關檔案管理人員專業素養不夠

很多事業單位在進行人事招聘過程中對檔案管理崗位的專業要求并沒有做出嚴格限制，出現了很多并不是科班出身的人士從事檔案管理工作的現象，并沒有接收到系統學習的工作人員對無論是對檔案管理的認識還是有效開展檔案管理的業務水平都有限。加上部門之間的人員調動，檔案管理工作難以維持在穩定的階段，管理混亂。

三、如何有效利用信息技術推動事業單位檔案管理現代化

（一）制定行之有效的管理制度并落到實處

檔案管理是建立在一定的管理制度基礎上的，事業單位有必要根據單位的具體情況制定切實有用的檔案管理制度，能夠在以制度的形式確保檔案管理工作朝著標準化和規范化方向發展。需要注意的是，制度并不是一層不變的，還需要在實際運用中不斷發現問題，有針對性的進行問題的探討，發現制度存在的漏洞，進行完善。

對于制度的落實情況也需要一定的手段進行監控，確保制度能夠得到高度貫徹和落實，對制度的執行應加強監督和管理，制定符合本單位實際情況的管理制度。

（二）做好檔案管理工作人員的專業培訓

檔案管理現代化對崗位提出了更多新要求，不僅需要掌握現代化的檔案管理知識，還需要在電子信息技術上不斷提升。因此事業單位在進行人才引入的時候需要更加注重人才的專業要求，同時對在崗人員的專業技能培養也不能放松，有計劃的組織工作人員參加技能培訓，系統的培養工作人員的專業知識，使其能有效運用信息化技術開展檔案管理工作。

（三）建設實用的檔案管理信息化網站

網站形式的檔案服務是檔案管理現代化的一個重要標識。事業單位可以建立相關的信息化網站，為單位其他人員提供檔案信息網絡查詢服務，讓檔案資料被靈活的使用起來。需要注意的是，建立檔案管理信息網站需要有強大的技術手段作支撐，具有再開發的實力做后盾。

（四）有序推進檔案管理數字化

檔案管理現代化主要是采用電子檔案管理的方式，針對當前事業單位檔案大多數紙質檔的現狀，需要借助各種現代化的信息技術現有的數據進行電子歸檔，在做好對檔案源文件的管理的基礎上，建立相應的電子數據庫，需要逐步實現檔案數字化。在檔案管理工作中正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，將傳統的檔案管理經驗與現代化的檔案管理手段充分結合在一起。

事業單位檔案現代化管理是一項覆蓋很多方面的工作，本文只是個人就目前檔案管理中存在的幾個問題提出的建議，要想真正改善事業單位檔案存在的問題，推動其現代化發展，還需要做出更多的努力，不僅需要事業單位與檔案管理領域專業人才積極開展研究工作，還需要國家的支持，將信息化技術與檔案管理工作有效結合，更好的落實事業單位檔案管理工作，實現事業單位工作的有序開展。

［1］孫長美.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策［J］.中國市場，2015（04）.

［2］高培軍.論事業單位檔案管理的創新途徑［J］.科技視界，2013